Rozporządzenie Przewodniczącego Komitetu Integracji Europejskiej z dnia 26 kwietnia 2002 r. w sprawie dysponowania środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej, niepodlegającymi zwrotowi.

Pełna realizacja zadań w ramach programu pomocowego następuje na zasadach i warunkach określonych w memorandum finansowym, a w przypadku programu SAPARD — w Wieloletniej Umowie Finansowej SAPARD.

Pełnomocnik projektu i dysponent środków bezzwrotnych, a w przypadku programu SAPARD — krajowy urzędnik zatwierdzający, minister odpowiedzialny za merytoryczną realizację programu SAPARD i dyspo

nent środków bezzwrotnych, zawierają porozumienia określające szczegółowe warunki realizacji programów pomocowych.

Dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.

Dysponentów środków bezzwrotnych wskazuje, z zastrzeżeniem ust. 2, krajowy urzędnik zatwierdzający w porozumieniu z pełnomocnikiem projektu oraz odpowiednio narodowym koordynatorem pomocy lub narodowym koordynatorem ISPA.

Dysponentem środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD jest podmiot spełniający warunki określone w Wieloletniej Umowie Finansowej SAPARD.

Dotacji celowej, zwanej dalej „dotacją”, albo dofinansowania, o którym mowa w art. 411 ust. 11 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. — Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 i Nr 115, poz. 1229), zwanego dalej „dofinansowaniem”, udziela pełnomocnik projektu, a w programie SAPARD — dysponent środków bezzwrotnych, zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w danym programie pomocowym.

Szczegółowe warunki wykorzystania oraz rozliczania dotacji albo dofinansowania określa umowa między dysponentem środków bezzwrotnych i podmiotem otrzymującym dotację albo dofinansowanie.

W przypadku stwierdzenia przez właściwe organy naruszenia zasad i warunków realizacji zadań w ramach programu pomocowego, o których mowa w § 3 ust. 1, lub dokonywania wydatków niezgodnie z planowanym przeznaczeniem lub z planem finansowym, krajowy urzędnik zatwierdzający, z urzędu lub na wniosek odpowiednio narodowego koordynatora pomocy lub narodowego koordynatora ISPA, wstrzymuje dysponowanie częścią lub całością planowanych wydatków albo przekazywanie środków bezzwrotnych na realizację zadań.

Dysponowanie częścią lub całością planowanych wydatków albo przekazywanie środków bezzwrotnych na realizację zadań w przypadkach stwierdzenia naruszeń, o których mowa w ust. 1, może zostać wstrzymane również przez pełnomocnika projektu — w zakresie nadzorowanych przez niego projektów lub programów.

O wstrzymaniu dysponowania częścią lub całością planowanych wydatków albo przekazywania środków bezzwrotnych na realizację zadań pełnomocnik projektu niezwłocznie informuje krajowego urzędnika zatwierdzającego oraz odpowiednio narodowego koordynatora pomocy lub narodowego koordynatora ISPA.

W przypadku określonym w ust. 1 i 2 krajowy urzędnik zatwierdzający albo pełnomocnik projektu wskazuje wykaz tytułów wydatków, które nie mogą być finansowane ze środków, o których mowa w ust. 1.

Dla obsługi środków bezzwrotnych prowadzi się następujące rachunki bankowe:

Rachunek Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej służy do gromadzenia środków przekazywanych przez Komisję Europejską na realizację programów pomocowych, a w programie SAPARD — dodatkowo do rozliczeń operacji finansowych pomiędzy krajowym urzędnikiem zatwierdzającym a dysponentem środków bezzwrotnych.

Rachunek, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, służy do:

Do realizacji wydatków w ramach środków zgromadzonych na danym subkoncie rachunku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, krajowy urzędnik zatwierdzający upoważnia właściwego pełnomocnika projektu i wskazane przez niego osoby.

Rachunki, o których mowa w ust. 1 pkt 1—3, są prowadzone w euro.

Krajowy urzędnik zatwierdzający otwiera dodatkowo w Narodowym Banku Polskim rachunek na zwroty środków od dysponenta środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD. Rachunek jest prowadzony w złotych.

Rachunek, o którym mowa w ust. 6, służy do gromadzenia środków zwróconych przez dysponenta środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD, rozliczeń z dysponentem tych środków, jak również rozliczeń z budżetem państwa oraz rozliczeń z Komisją Europejską.

Dysponent środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD otwiera dodatkowo wydzielony rachunek bankowy dla zwrotów środków odzyskanych w programie SAPARD. Rachunek jest prowadzony w złotych.

Uruchomienie środków bezzwrotnych gromadzonych na rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej odbywa się w drodze przekazania środków pieniężnych na odpowiednie subkonto rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, a w programie SAPARD — na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4.

Krajowy urzędnik zatwierdzający przekazuje środki z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej:

Dysponenci środków bezzwrotnych:

Warunkiem uruchomienia środków bezzwrotnych jest przeprowadzenie kontroli wewnętrznej dotychczasowych operacji finansowych w zakresie dotyczącym tych środków.

Dowodem dokonania kontroli wewnętrznej operacji są podpisy właściwych pracowników podmiotu będącego dysponentem środków bezzwrotnych, złożone na dokumentach operacji finansowej.

Złożenie podpisu głównego księgowego potwierdza, że główny księgowy:

Przepisy ust. 3 nie mają zastosowania do programu SAPARD.

W terminie 20 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia roboczego pełnomocnik projektu sporządza i przedstawia krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu:

Na podstawie harmonogramów płatności krajowy urzędnik zatwierdzający sporządza i przedstawia do wiadomości właściwego pełnomocnika projektu plan finansowy, obejmujący:

Pełnomocnik projektu przekazuje informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 2, co 6 miesięcy — nie później niż na 2 miesiące przed upływem okresu, na który zostały ustalone miesięczne limity płatności. Na ich podstawie krajowy urzędnik zatwierdzający ustala miesięczne limity płatności dla poszczególnych subkont rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, na okres kolejnych 6 miesięcy.

Po otrzymaniu kolejnej części środków bezzwrotnych z Komisji Europejskiej krajowy urzędnik zatwierdzający aktualizuje harmonogram i limity, o których mowa w ust. 2 i 3.

Aktualizacja uwzględnia płatności wynikające z uprzednio zawartych zobowiązań finansowych, o ile były zgodne z harmonogramem płatności obowiązującym w czasie ich zaciągania.

Harmonogram i limity, o których mowa w ust. 2 i 3, muszą spełniać warunek zachowania płynności finansowej.

Krajowy urzędnik zatwierdzający przekazuje środki pieniężne z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej na subkonto rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, po przedłożeniu przez pełnomocnika projektu wniosku o przekazanie środków. Wzór wniosku o przekazanie środków udostępnia krajowy urzędnik zatwierdzający.

Do wniosku o przekazanie środków pełnomocnik projektu dołącza dokumenty dodatkowe, o których mowa w § 16 ust. 1, oraz oświadczenie pełnomocnika projektu stwierdzającego zgodność powyższych dokumentów ze stanem faktycznym oraz postanowieniami memorandum finansowego. W przypadku pierwszego wniosku o przekazanie środków nie dołącza się dokumentu, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 3.

Pełnomocnik projektu jest odpowiedzialny za zachowanie płynności finansowej programu w ramach wyznaczonych przez harmonogram i limity płatności, o których mowa w § 11 ust. 2 i 3.

Płatności dokonywane przez pełnomocnika projektu w danym okresie nie mogą przekraczać limitu przyznanego w miesięcznym limicie płatności.

Zaciągnięcie zobowiązania finansowego, które powoduje płatności niezgodne z ustalonymi limitami płatności, wymaga uprzedniej zgody krajowego urzędnika zatwierdzającego.

W uzasadnionych przypadkach krajowy urzędnik zatwierdzający może dokonać przesunięć wydatków pomiędzy limitami płatności przyznanymi dla poszczególnych subkont rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, zasilanymi z innego subkonta rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej.

W uzasadnionych przypadkach pełnomocnik projektu może wystąpić do krajowego urzędnika zatwierdzającego z wnioskiem o zmianę harmonogramu płatności, o którym mowa w § 11 ust. 2 pkt 1, i miesięcznego limitu płatności.

Pełnomocnik projektu niezwłocznie, nie później niż do 5 dnia roboczego następnego miesiąca, informuje krajowego urzędnika zatwierdzającego o niewykorzystaniu w danym miesiącu pełnej kwoty środków bezzwrotnych, przewidzianej w miesięcznym limicie płatności.

Krajowy urzędnik zatwierdzający może, na wniosek pełnomocnika projektu dołączony do informacji, o której mowa w ust. 1, przedłużyć rezerwację całości lub części niewykorzystanej kwoty środków bezzwrotnych, na okres do 15 dnia roboczego danego miesiąca.

Jeżeli kwota objęta rezerwacją, zgodnie z ust. 2, nie została wydatkowana w terminie, krajowy urzędnik zatwierdzający wydaje dyspozycję jej zwrotu na rachunek Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej lub zmniejsza kwotę środków bezzwrotnych podlegających przekazaniu w następnym miesiącu o wysokość niewykorzystanej kwoty.

Kwoty niewykorzystane zwrócone na rachunek Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej krajowy urzędnik zatwierdzający może przekazać na subkonto innych programów, na które uprzednio przekazał środki w wysokości niewystarczającej na pełne pokrycie płatności przewidzianych w miesięcznym limicie płatności.

Jeżeli osiągnięto poziom wydatkowania środków bezzwrotnych warunkujący wysłanie do Komisji Europejskiej wniosku o przekazanie kolejnej części środków bezzwrotnych, środki niewydatkowane pozostają na rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej jako rezerwa do dyspozycji krajowego urzędnika zatwierdzającego.

Pełnomocnik projektu sprawuje kontrolę nad wykorzystaniem środków bezzwrotnych i w tym zakresie, co najmniej raz na kwartał, dokonuje oceny wykorzystania środków na podstawie sprawozdań, o których mowa w § 19 ust. 2 pkt 1, przedłożonych przez podmioty otrzymujące dotację, oraz podejmuje, w razie potrzeby, działania zmierzające do prawidłowego wykonania planu rzeczowego i finansowego.

Przedmiotem oceny, o której mowa w ust. 1, jest w szczególności:

Pełnomocnik projektu przesyła krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu na koniec każdego miesiąca — w terminie do 20 dnia następnego miesiąca:

Za zgodą krajowego urzędnika zatwierdzającego raport, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, może być przekazywany w odstępach kwartalnych — w terminie 20 dni po zakończeniu kwartału.

Pełnomocnik projektu przekazuje narodowemu koordynatorowi pomocy:

W terminach wskazanych przez narodowego koordynatora pomocy pełnomocnik projektu jest obowiązany do przekazania krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu i narodowemu koordynatorowi pomocy raportów półrocznych z postępów w realizacji programów, zawierających dane rzeczowe oraz finansowe, zgodnie z wymogami dawcy programu pomocowego.

Wzory raportów, o których mowa w ust. 1 pkt 2 oraz w ust. 2, udostępnia narodowy koordynator pomocy.

Pełnomocnik projektu jest obowiązany do niezwłocznego informowania krajowego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich okolicznościach mających wpływ na realizację porozumienia roboczego lub umowy finansowania, a w szczególności o okolicznościach mogących mieć wpływ na płynność finansową realizowanego programu.

Pełnomocnik projektu jest obowiązany do udzielania wszelkich dodatkowych informacji, dotyczących procesu wdrażania programu, w terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania pisemnego zapytania skierowanego przez krajowego urzędnika zatwierdzającego lub narodowego koordynatora pomocy.

Podmiot otrzymujący dotację jest obowiązany prowadzić, w celu jej rozliczenia, ewidencję księgową, w sposób umożliwiający określenie sposobu wykorzystania dotacji.

Podmiot otrzymujący dotację sporządza:

Dysponent środków bezzwrotnych, w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania rozliczenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje sprawdzenia jego prawidłowości i przekazuje jeden egzemplarz rozliczenia pełnomocnikowi projektu.

W terminie 2 miesięcy od zakończenia realizacji programu dysponent środków bezzwrotnych sporządza rozliczenie z wydatkowanych środków bezzwrotnych i przekazuje je pełnomocnikowi projektu.

W terminie 3 miesięcy od zakończenia realizacji programu pełnomocnik projektu sporządza zbiorcze rozliczenie z wydatkowanych środków bezzwrotnych i przekazuje je krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu.

W terminie 30 dni roboczych od dnia zawarcia umowy finansowania pełnomocnik projektu przedstawia krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu oraz narodowemu koordynatorowi ISPA:

Na podstawie harmonogramów płatności krajowy urzędnik zatwierdzający sporządza plan finansowy dla subkonta Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej dla całego okresu realizacji projektu, w układzie kwartalnym.

Pełnomocnik projektu aktualizuje harmonogramy, o których mowa w ust. 1, corocznie do dnia 28 lutego. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

O zasilenie rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, dysponenci środków bezzwrotnych występują do krajowego urzędnika zatwierdzającego co najmniej raz na cztery miesiące, przedstawiając zweryfikowane i autoryzowane przez pełnomocnika projektu następujące dokumenty:

Środki bezzwrotne są przekazywane z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej przez krajowego urzędnika zatwierdzającego dysponentom środków bezzwrotnych na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, niezwłocznie po ich nadejściu.

Dysponenci środków bezzwrotnych dokonują zwrotu poniesionych kwot wydatków na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 3, ze środków bezzwrotnych pochodzących z płatności pośrednich i płatności końcowej, określonych w memorandum finansowym, niezwłocznie po ich otrzymaniu z Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej.

Warunkiem otrzymania ostatniej transzy środków bezzwrotnych jest zaakceptowane przez krajowego urzędnika zatwierdzającego i Komisję Europejską raportu końcowego, o którym mowa w § 38.

Dysponenci środków bezzwrotnych przekazują środki bezzwrotne na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 3, w terminach uzgodnionych z podmiotami otrzymującymi dofinansowanie i na podstawie złożonych przez te podmioty dokumentów niezbędnych do dokonania płatności, w tym dokumentów, o których mowa w § 23 ust. 1.

Podmioty otrzymujące dofinansowanie dokonują płatności za całość kosztów kwalifikowanych, określonych w memorandum finansowym, z rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 3.

Pełnomocnik projektu przekazuje narodowemu koordynatorowi ISPA raporty półroczne z realizacji projektu w terminach odpowiednio do dnia 15 lutego oraz do dnia 15 sierpnia. W przypadku projektów realizowanych dłużej niż rok kalendarzowy pełnomocnik projektu przekazuje narodowemu koordynatorowi ISPA raporty roczne z realizacji projektu w terminie do dnia 15 lutego oraz raporty półroczne z realizacji projektu w terminie do dnia 15 sierpnia.

Wzory raportów, o których mowa w ust. 1, udostępnia narodowy koordynator ISPA.

Pełnomocnik projektu sprawuje kontrolę nad wykorzystaniem środków bezzwrotnych i w tym zakresie:

Przedmiotem oceny, o której mowa w ust. 1, jest w szczególności:

Pełnomocnik projektu jest obowiązany do niezwłocznego informowania krajowego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich okolicznościach mających wpływ na realizację memorandum finansowego, a w szczególności o okolicznościach mogących mieć wpływ na płynność finansową realizowanego projektu.

Pełnomocnik projektu jest obowiązany do udzielania wszelkich dodatkowych informacji, dotyczących procesu wdrażania projektu, w terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania pisemnego zapytania skierowanego przez krajowego urzędnika zatwierdzającego lub narodowego koordynatora ISPA.

Podmiot otrzymujący dofinansowanie jest obowiązany prowadzić, w celu jego rozliczenia, dwuwalutową ewidencję księgową, w sposób umożliwiający określenie sposobu wykorzystania dofinansowania.

Podmiot otrzymujący dofinansowanie sporządza:

Dysponent środków bezzwrotnych, w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania rozliczenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje sprawdzenia jego prawidłowości i przekazuje jeden egzemplarz rozliczenia pełnomocnikowi projektu.

W terminie 4 miesięcy od zakończenia realizacji projektu dysponent środków bezzwrotnych sporządza rozliczenie z wydatkowych środków i przekazuje je pełnomocnikowi projektu.

W terminie 5 miesięcy od zakończenia realizacji projektu pełnomocnik projektu sporządza zbiorcze rozliczenie z wydatkowanych środków i przekazuje je do krajowego urzędnika zatwierdzającego.

Środki bezzwrotne przeznaczone na realizację programu SAPARD są przekazywane z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej, przez krajowego urzędnika zatwierdzającego, na rzecz dysponenta środków bezzwrotnych na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4.

Polecenie płatności jest wydawane przez dysponenta środków bezzwrotnych w terminie 5 dni od daty zapisania operacji, o której mowa w ust. 1, w ciężar rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej.

Dysponent środków bezzwrotnych jest obowiązany do przedkładania krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu, zgodnie z warunkami określonymi w Wieloletniej Umowie Finansowej SAPARD, wszelkich dokumentów i informacji, niezbędnych do oceny przebiegu, rozliczenia i sprawozdawczości dla środków bezzwrotnych programu SAPARD.

Dokumenty, o których mowa w ust. 1, obejmują w szczególności zapotrzebowanie na środki programu SAPARD, deklaracje wydatków w ramach programu SAPARD i raporty o nieprawidłowościach.

Informacje, o których mowa w ust. 1, zawierają w szczególności dane o nienależnie wypłaconych kwotach i środkach odzyskanych w ramach programu.

Kwoty dotacji uzyskane w sposób nienależny przez podmiot otrzymujący dotację podlegają zwrotowi wraz z należnymi odsetkami na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 8.

Dysponent środków bezzwrotnych przekazuje środki, o których mowa w ust. 1, na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6, w terminie 5 dni od daty ich odzyskania — jeśli zwrot nastąpił po zakończeniu realizacji programu.

W trakcie realizacji programu wielkość środków odzyskanych przez dysponenta środków bezzwrotnych pomniejsza kwoty przekazywane mu przez krajowego urzędnika zatwierdzającego na realizację programu. W przypadku braku możliwości pełnego rozliczenia tych środków, krajowy urzędnik zatwierdzający nakazuje zwrot nierozliczonych kwot na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6.

Odsetki bankowe naliczone od środków odzyskanych są ewidencjonowane w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie i mogą być wydatkowane wyłącznie na realizację programu SAPARD jedynie za zgodą krajowego urzędnika zatwierdzającego.

W przypadku przekazania środków bezzwrotnych w sposób nienależny przez dysponenta tych środków z przyczyn od niego zależnych, środki te podlegają zwrotowi na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6, w terminie 5 dni od dnia stwierdzenia ich nienależnego przekazania, z zastrzeżeniem ust.

2. W trakcie realizacji programu wielkość środków, o których mowa w ust. 1, pomniejsza kwoty przekazywane dysponentowi środków bezzwrotnych przez krajowego urzędnika zatwierdzającego na realizację programu. W przypadku braku możliwości pełnego rozliczenia tych środków krajowy urzędnik zatwierdzający nakazuje ich zwrot na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6.

Podmiot otrzymujący dotację jest obowiązany przechowywać dokumenty potwierdzające realizację projektu zgodnie z umową zawartą z dysponentem środków bezzwrotnych.

Dysponent środków bezzwrotnych jest obowiązany do ostemplowania stemplem „Program SAPARD” wszystkich dokumentów rozliczeniowych przedłożonych przez podmiot otrzymujący dotację, zanim na ich podstawie zostanie dokonana płatność ze strony dysponenta. Dany dokument może być rozliczony tylko jeden raz.

Niezrealizowane kwoty wydatków środków bezzwrotnych wygasają z datą zakończenia danego projektu lub programu, określoną w memorandum finansowym, chyba że czas trwania tego projektu lub programu zostanie przedłużony decyzją dawcy środków bezzwrotnych.

Środki bezzwrotne niewykorzystane w terminie określonym w ust. 1 podlegają zwrotowi na właściwe subkonto Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej, z którego zostały przekazane.

Po zakończeniu realizacji wszystkich umów i płatności pełnomocnik projektu jest obowiązany do rozliczenia projektu lub programu przed krajowym urzędnikiem zatwierdzającym w celu wykazania, czy środki bezzwrotne zostały przeznaczone i wydatkowane zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w umowach z dawcą środków.

Pełnomocnik projektu jest obowiązany do przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących realizacji projektu lub programu przez 5 lat od daty zakończenia projektu lub programu, określonej w memorandum finansowym. Dokumenty te są udostępniane na żądanie krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu oraz odpowiednio narodowemu koordynatorowi pomocy lub narodowemu koordynatorowi ISPA, jak również służbom kontrolnym dawcy środków.

Pełnomocnik projektu, w terminie 5 miesięcy od daty zakończenia projektu lub programu, określonej w memorandum finansowym, składa krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu i odpowiednio narodowemu koordynatorowi pomocy lub narodowemu koordynatorowi ISPA raport końcowy obejmujący cały okres realizacji projektu lub programu, zawierający informacje finansowe i rzeczowe dotyczące wykonania projektu lub programu oraz osiągnięcia założonych w nim celów.

Narodowy koordynator pomocy oraz narodowy koordynator ISPA, na podstawie przedłożonych raportów końcowych, o których mowa w ust. 1, dokonują oceny wybranych corocznie projektów lub programów. Ocena projektu lub programu obejmuje w szczególności analizę: