Dz.U. 2004 nr 46 poz. 443 · Rozporządzenie · akt posiada tekst jednolity
Na podstawie art. 53 § 4 ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. — Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:
Rozporządzenie określa warunki i zakres przechowywania akt w sądzie przez okres niezbędny ze względu na rodzaj i charakter spraw, terminy przedawnienia, interesy osób biorących udział w postępowaniu i znaczenie materiałów zawartych w aktach jako źródła informacji oraz warunki i tryb przechowywania i przekazywania akt archiwom państwowym, a także warunki i tryb niszczenia akt po upływie okresu ich przechowywania.
Akta spraw sądowych, zwane dalej „aktami”, dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne zaliczane do kategorii A i akta niestanowiące takich materiałów, zaliczane do kategorii B.
Akta kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
Akta kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
Przepisy dotyczące warunków i trybu przechowywania oraz niszczenia akt stosuje się odpowiednio do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowych.
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
o przestępstwa wymienione w rozdziałach XVI, XVII, XXIV, XXXI oraz w art. 140, 226 § 3, art. 254, 256—258, 261 i 265 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. — Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.2));
o przestępstwa wymienione w art. 46 ust. 1—6, art. 47 ust. 1 i art. 48 ust. 1—4 dekretu z dnia 12 grudnia 1981 r. o stanie wojennym (Dz. U. Nr 29, poz. 154, z 1982 r. Nr 3, poz. 18 oraz z 1989 r. Nr 34, poz. 178);
o zbrodnie wojenne i zbrodnie przeciwko ludzkości;
w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub karę 25 lat pozbawienia wolności;
o odszkodowanie za niesłuszne skazanie lub aresztowanie;
o zgodności oświadczeń w postępowaniu lustracyjnym na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 kwietnia 1997 r. o ujawnieniu pracy lub służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z nimi w latach 1944—1990 osób pełniących ——————— 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2001 r. Nr 154, poz. 1787, z 2002 r. Nr 153, poz. 1271, Nr 213, poz. 1802 i Nr 240, poz. 2052, z 2003 r. Nr 188, poz. 1838 i Nr 228, poz. 2256 oraz z 2004 r. Nr 34, poz. 304. ——————— 2) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1997 r. Nr 128, poz. 840, z 1999 r. Nr 64, poz. 729 i Nr 83, poz. 931, z 2000 r. Nr 48, poz. 548, Nr 93, poz. 1027 i Nr 116, poz. 1216, z 2001 r. Nr 98, poz. 1071, z 2003 r. Nr 111, poz. 1061, Nr 121, poz. 1142, Nr 179, poz. 1750, Nr 199, poz. 1935 i Nr 228, poz. 2255 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219.
funkcje publiczne (Dz. U. z 1999 r. Nr 42, poz. 428, z późn. zm.3));
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1—7.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 6 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału części szczególnej Kodeksu karnego oraz z ustaw szczególnych.
Ustala się następujące okresy przechowywania akt:
50 lat — dla akt spraw, w których wymierzono karę dożywotniego pozbawienia wolności lub karę 25 lat pozbawienia wolności;
30 lat — dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności powyżej 5 lat;
20 lat — dla akt spraw, w których wymierzono karę pozbawienia wolności do lat 5 bez warunkowego zawieszenia jej wykonania;
10 lat — dla akt spraw, w których wymierzono karę inną niż wymienione w pkt 1—3, wydano wyrok uniewinniający, umorzono postępowanie, uwolniono od kary lub odstąpiono od jej wymierzenia, warunkowo umorzono postępowanie lub darowano karę, oraz dla akt postępowania wykonawczego;
3 lata — dla akt spraw niewymienionych w pkt 1—4.
Akta nie mogą być przekazane do zniszczenia przed ustaniem karalności przestępstwa, o które toczyło się postępowanie.
Do kategorii A zalicza się akta spraw o wykroczenia:
przewidziane w Kodeksie wykroczeń, w szczególności w art. 49 § 1 i 2, art. 50, art. 51 § 1—3, art. 52 § 1 i 2, art. 52a, art. 90 i art. 99 tego Kodeksu oraz w innych ustawach, jeżeli ze względu na osobę sprawcy lub okoliczności popełnienia czynu mogą mieć znaczenie jako źródło informacji historycznej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396 i Nr 241, poz. 2074 oraz z 2003 r. Nr 137, poz. 1302);
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu.
Akta spraw niewymienionych w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu rejonowego, poza aktami wymienionymi w § 9 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału Kodeksu wykroczeń oraz z ustaw szczególnych.
Ustala się następujące okresy przechowywania akt spraw o wykroczenia:
20 lat — dla akt spraw zaliczonych do kategorii A;
5 lat — dla spraw o wykroczenia, w których orzeczono karę aresztu lub środka karnego w postaci zakazu prowadzenia pojazdów lub innego zakazu przewidzianego w przepisach szczególnych;
3 lata — dla akt spraw niewymienionych w pkt 1 i 2.
i gospodarczych
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
o ochronę praw autorskich i wynalazczych;
z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
w których wartość przedmiotu sporu w dniu wydania orzeczenia kończącego postępowanie w sprawie przekracza dwutysięczną krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, określonego na podstawie odrębnych przepisów;
mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w nim osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1—4.
Do kategorii A zalicza się rejestry podmiotów wpisanych do:
rejestru przedsiębiorców;
rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. ——————— 3) Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1999 r. Nr 57, poz. 618, Nr 62, poz. 681 i Nr 63, poz. 701, z 2000 r. Nr 43, poz. 488 i Nr 50, poz. 600, z 2002 r. Nr 14, poz. 128, Nr 74, poz. 676, Nr 84, poz. 765, Nr 153, poz. 1271 i Nr 175, poz. 1434, z 2003 r. Nr 44, poz. 390 i Nr 99, poz. 921 oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219.
Akta niewymienione w ust. 1 i 2 zalicza się do kategorii B.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 12 ust. 1 i 2, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw cywilnych.
Przez okres 50 lat przechowuje się akta spraw:
z zakresu prawa osobowego dotyczących spraw o uznanie za zmarłego, o stwierdzenie zgonu, o ubezwłasnowolnienie;
z zakresu prawa spadkowego, z tym że o dział spadku tylko, gdy obejmował nieruchomość;
z zakresu prawa rzeczowego dotyczących prawa własności nieruchomości, wydania nieruchomości, o zasiedzenie nieruchomości i zniesienie współwłasności nieruchomości, rozgraniczenia, użytkowania wieczystego, z wyjątkiem roszczeń wymienionych w art. 243 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.4));
o podział majątku wspólnego obejmującego prawo własności nieruchomości;
o usunięcie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym;
o egzekucji z nieruchomości.
Przez okres 30 lat przechowuje się akta spraw:
o prawa niemajątkowe, z wyjątkiem akt spraw wymienionych w ust. 1 pkt 1;
o rentę;
o rozstrzyganie sporów z zakresu przepisów o przedsiębiorstwach państwowych i samorządzie załogi przedsiębiorstwa państwowego;
rejestrowych, z zastrzeżeniem ust. 4;
upadłościowych i układowych;
o dział spadku lub zniesienie współwłasności, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust. 1 pkt 2 i 3;
o podział majątku wspólnego, z wyjątkiem spraw wymienionych w ust. 1 pkt 4.
Przez okres 10 lat przechowuje się akta spraw cywilnych i gospodarczych niewymienionych w ust. 1 i 2 oraz spraw rozpoznanych w postępowaniu uproszczonym.
Akta spraw z zakresu postępowania o wpis do rejestru zastawów i do rejestru dłużników niewypłacalnych przechowuje się przez okres 2 lat. Okres ten liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym na mocy prawomocnego orzeczenia nastąpiło wykreślenie zastawu rejestrowego z rejestru zastawów lub dłużnika z rejestru dłużników niewypłacalnych.
Okresy wymienione w § 14 ust. 1—3 dotyczą także akt spraw rozstrzygniętych przez sądy polubowne, które przechowywane są w sądach.
w sądach rodzinnych
Do kategorii A zalicza się akta spraw:
o unieważnienie małżeństwa, o ustalenie istnienia lub nieistnienia małżeństwa, o przysposobienie, o rozwiązanie przysposobienia, o ustalenie lub zaprzeczenie pochodzenia dziecka, o uznanie dziecka, o unieważnienie uznania dziecka, o nadanie nazwiska, o ustalenie treści aktu urodzenia dziecka nieznanych rodziców, o sporządzenie nowego aktu urodzenia dziecka na podstawie orzeczenia sądu opiekuńczego w razie przysposobienia przez małżonków w sposób określony w art. 121 ustawy z dnia 25 lutego 1964 r. — Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59, z późn. zm.5));
w których sąd przekazał zagadnienie prawne do rozstrzygnięcia Sądowi Najwyższemu;
mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub występujące w niej osoby w sprawach niewymienionych w pkt 1—2.
Akta niewymienione w ust. 1 zalicza się do kategorii B.
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 16 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw cywilnych rozpoznawanych w sądach rodzinnych oraz ——————— 4) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1971 r. Nr 27, poz. 252, z 1976 r. Nr 19, poz. 122, z 1982 r. Nr 11, poz. 81, Nr 19, poz. 147 i Nr 30, poz. 210, z 1984 r. Nr 45, poz. 242, z 1985 r. Nr 22, poz. 99, z 1989 r. Nr 3, poz. 11, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, Nr 55, poz. 321 i Nr 79, poz. 464, z 1991 r. Nr 107, poz. 464 i Nr 115, poz. 496, z 1993 r. Nr 17, poz. 78, z 1994 r. Nr 27, poz. 96, Nr 85, poz. 388 i Nr 105, poz. 509, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1996 r. Nr 114, poz. 542, Nr 139, poz. 646 i Nr 149, poz. 703, z 1997 r. Nr 43, poz. 272, Nr 115, poz. 741, Nr 117, poz. 751 i Nr 157, poz. 1040, z 1998 r. Nr 106, poz. 668 i Nr 117, poz. 758, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 22, poz. 271, Nr 74, poz. 855 i 857, Nr 88, poz. 983 i Nr 114, poz. 1191, z 2001 r. Nr 11, poz. 91, Nr 71, poz. 733, Nr 130, poz. 1450 i Nr 145, poz. 1638, z 2002 r. Nr 113, poz. 984 i Nr 141, poz. 1176 oraz z 2003 r. Nr 49, poz. 408, Nr 60, poz. 535, Nr 64, poz. 592 i Nr 124, poz. 1151. ——————— 5) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 1975 r. Nr 45, poz. 234, z 1986 r. Nr 36, poz. 180, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1995 r. Nr 83, poz. 417, z 1998 r. Nr 117, poz. 757, z 1999 r. Nr 52, poz. 532, z 2000 r. Nr 122, poz. 1322, z 2001 r. Nr 128, poz. 1403 oraz z 2003 r. Nr 83, poz. 772 i Nr 130, poz. 1188.
z zakresu przepisów ustawy o postępowaniu w sprawach nieletnich.
pracy i ubezpieczeń społecznych
Do kategorii A zalicza się z każdego sądu, poza aktami wymienionymi w § 19 ust. 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rodzaju spraw przewidzianych w wykazie symboli spraw z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.
i urządzeń ewidencyjnych w sprawach sądowych
przekazywania archiwom państwowym akt spraw sądowych
Akta zakończonych spraw sądowych przechowuje się w archiwach zakładowych przez okresy wymienione w rozporządzeniu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także spełniając wymogi bezpieczeństwa przed utratą i zniszczeniem.
Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt liczy się od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.
Po zakończeniu postępowania sądowego przewodniczący rozprawy lub posiedzenia zalicza akta do odpowiedniej kategorii i wskazuje okres ich przechowywania.
Zaliczenia do kategorii A akt wymienionych w § 7, 10, 13, 17 i 20 dokonuje co 5 lat sędzia wyznaczony do tej czynności przez prezesa sądu.
Akta spraw o uznanie i wykonanie orzeczeń sądów zagranicznych oraz ugód zawartych przed takimi sądami kwalifikuje się, biorąc pod uwagę przedmiot orzeczenia sądu zagranicznego lub ugody zawartej przed takim sądem.
Zarządzenie o przekazaniu akt do właściwego archiwum lub do zniszczenia wydaje prezes sądu.
Przed przekazaniem akt do zniszczenia prezes sądu powołuje komisję w celu przeprowadzenia czynności związanych z brakowaniem akt. Komisji przewodniczy sędzia.
Komisja może w uzasadnionych wypadkach dokonać zmiany kwalifikacji akt kategorii B na kategorię A lub przedłużyć ustalony pierwotnie czas przechowywania akt kategorii B. Komisja nie może natomiast dokonać zmiany kwalifikacji akt zaliczonych do kategorii A.
Z przeprowadzonych prac komisja sporządza protokół i przedstawia prezesowi do zatwierdzenia.
Protokół, o którym mowa w ust. 4, zalicza się do kategorii A.
Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia, nie mogą być przekazane archiwom państwowym lub do zniszczenia.
Przekazanie akt do zniszczenia następuje po uzyskaniu zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego.
Akta spraw zakończonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia kwalifikuje się według przepisów dotychczasowych, chyba że przepisy rozporządzenia stanowią inaczej.
Akta spraw o rozwód zakończonych do dnia 18 czerwca 1989 r. zaliczonych do kategorii A na podstawie przepisów obowiązujących do tego dnia, z wyłączeniem akt spraw zakończonych przed dniem 1 stycznia 1946 r. oraz zakończonych w roku: 1950, 1955 i 1960, zostają zaliczone do kategorii B i przechowuje się je przez okres 30 lat.
Akta zakończonych do dnia 18 grudnia 1975 r. spraw: ze stosunków rodzinnych z wyłączeniem spraw o rozwód; spadkowych i o własność nieruchomości i prawa rzeczowe ograniczone na nieruchomościach, niezaliczone do kategorii A na podstawie przepisów obowiązujących po tym dniu, zostają zaliczone do kategorii A i przechowuje się je przez okres 50 lat.
Zachowane akta spraw o wykroczenia rozpoznawane przez kolegia do spraw wykroczeń z lat 1990—1998 oraz akta spraw o wykroczenia zakończonych po dniu 17 października 2002 r. przechowuje się i przekazuje archiwom państwowym zgodnie z przepisami rozdziału 3.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Minister Sprawiedliwości: G. Kurczuk