Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1517 · Rozporządzenie · obowiązujący
Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:
Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.
Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:
identyfikator — jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
twórca — podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;
tytuł — nazwa nadana dokumentowi;
data — data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
format — nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;
dostęp — określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
typ — określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);
relacja — określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
odbiorca — podmiot, do którego dokument jest adresowany;
grupowanie — wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
kwalifikacja — kategoria archiwalna dokumentu;
język — kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
opis — streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;
uprawnienia — wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.
Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.
W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi. ——————— 1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).
Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji.
Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż określone w § 2 ust. 2 nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: L. Dorn