Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi

Dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w § 6, i zwane są dalej „dokumentami ewidencjonowanymi”. Podmioty prowadzą wykaz rodzajów dokumentów ewidencjonowanych.

Dokumenty ewidencjonowane dzielą się na:

Dyrektor archiwum państwowego może do materiałów archiwalnych przekwalifikować dokumentację niearchiwalną, która zyskała znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, z zastrzeżeniem ust.

4. W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione, dokumentację niearchiwalną, o której mowa w ust. 3, może przekwalifikować do materiałów archiwalnych organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.

Sposób oznaczania kategorii archiwalnej dokumentów ewidencjonowanych ze względu na długość okresu ich przechowywania określa załącznik do rozporządzenia.

Wraz z dokumentami ewidencjonowanymi przechowuje się ich metadane, o których mowa ——————— 1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej — informatyzacja, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).

w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej „ustawą”, lub wskazanie na te metadane, jeżeli wskazanie to zapewnia stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.

Przechowywanie dokumentów ewidencjonowanych do czasu przekazania ich do archiwum państwowego albo brakowania wymaga w szczególności:

Rzeczową klasyfikację oraz kwalifikację dokumentów ewidencjonowanych ze względu na okresy ich przechowywania zawierają właściwe dla danych podmiotów jednolite rzeczowe wykazy akt, zwane dalej „wykazami akt”.

Wykazy akt stanowią podstawę rejestracji i grupowania dokumentów w akta spraw.

Dokumentacja niearchiwalna może podlegać brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa, wykazie akt lub innym kwalifikatorze dokumentacji, jeżeli utraciła praktyczne znaczenie dla potrzeb danego podmiotu oraz dla celów kontrolnych.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i jej zniszczeniu w sposób właściwy dla danej technologii zapisu.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody, z zastrzeżeniem ust.

2. Dokumentacja niearchiwalna kategorii Bc, o której mowa w załączniku do rozporządzenia, może być brakowana bez uzyskiwania zgody.

Zgoda na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być:

Zgodę jednorazową wyraża dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Zgodę generalną wyraża Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.

W odniesieniu do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione, zgodę na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wyraża organ, któremu podlega lub przez który jest nadzorowany dany podmiot, a w razie braku takiego organu — kierownik tego podmiotu.

W zgodzie generalnej ustala się:

Podmiotom, jeżeli wytwarzają one materiały archiwalne, zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej może być wyrażona, gdy dokumenty ewidencjonowane są grupowane w akta spraw zgodnie z wykazem akt.

Podmioty składają wniosek o wyrażenie zgody jednorazowej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej do dyrektora właściwego archiwum państwowego.

Właściwym archiwum państwowym, o którym mowa w ust. 1, jest:

Przepisów ust. 1 nie stosuje się do podmiotów, w których utworzono archiwa państwowe wyodrębnione.

Do wniosku o zgodę jednorazową dołącza się:

Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, o których mowa w ust. 1, sporządza komisja powołana przez organ lub kierownika jednostki organizacyjnej, o których mowa w § 1.

W skład komisji wchodzą w szczególności:

W przypadku trudności w ocenie brakowanej dokumentacji niearchiwalnej podmioty zwracają się do właściwego archiwum państwowego o przeprowadzenie ekspertyzy.

Wniosek o wyrażenie zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej zawiera uzasadnienie potrzeby uzyskania takiej zgody, określenie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej, która podlegać będzie brakowaniu, oraz informację, że do postępowania z dokumentami ewidencjonowanymi używany jest system teleinformatyczny spełniający wymagania określone w § 6.

W podmiotach, które uzyskały zgodę generalną na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, czynności brakowania przeprowadza komisja w składzie określonym w § 11 ust.

3. Z czynności brakowania sporządza się protokół oraz spis, o których mowa w § 11 ust. 1.

Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej zawiera:

Spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia zawiera dla każdej pozycji spisu:

Jeżeli brakowaniu podlega dokumentacja zawierająca informacje niejawne, do spisu, o którym mowa w ust. 2, załącza się wykaz dokumentów objętych spisem wraz z przypisanymi im numerami rejestracyjnymi.

Materiały archiwalne są przekazywane do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych po upływie 10 lat od ich wytworzenia, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

W porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych podmioty mogą przekazać materiały archiwalne do tego archiwum w terminie innym niż określony w ust. 1.

Termin określony w ust. 1 nie dotyczy materiałów archiwalnych:

W przypadku ustania działalności podmiotów:

W przypadku braku następcy prawnego dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organ państwowy lub państwową jednostkę organizacyjną, której okres przechowywania nie upłynął, przekazuje się rzeczowo właściwemu organowi administracji rządowej.

Dokumentację niearchiwalną wytworzoną i zgromadzoną przez organy jednostek samorządu terytorialnego i samorządowe jednostki organizacyjne w przypadku braku następcy prawnego przekazuje się odpłatnie na przechowanie na podstawie umowy podmiotom prowadzącym działalność w zakresie przechowywania dokumentów elektronicznych. Umowa przechowania powinna być zawarta do końca okresu przechowywania dokumentacji. Likwidator zapewnia w planie likwidacji odpowiednie środki finansowe niezbędne do realizacji umowy przechowania.

Podmioty występują do dyrektora archiwum państwowego, o którym mowa odpowiednio w § 10 ust. 2 pkt 1 lub 2, z wnioskiem dotyczącym przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego. Do wniosku dołącza się spis zdawczo- -odbiorczy tych materiałów.

Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera:

Jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym powinna odpowiadać jednej sprawie.

Spis zdawczo-odbiorczy powinien zawierać dla każdej pozycji:

Przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego polega na:

Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na przypisaniu do każdego dokumentu ewidencjonowanego metadanych, których podanie jest obowiązkowe zgodnie z przepisami wydanymi na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy.

Do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego dołącza się w postaci dokumentu elektronicznego informację zawierającą podstawowe dane dotyczące zmian organizacyjnych, jakie nastąpiły w okresie, z którego pochodzą przekazywane materiały archiwalne. Format tego dokumentu i sposób jego przekazania wskazuje dyrektor właściwego archiwum państwowego w porozumieniu z podmiotem przekazującym.

W przypadku przekazywania materiałów archiwalnych podmiotu, którego działalność ustała, do spisu zdawczo-odbiorczego należy dołączyć, w postaci dokumentu elektronicznego, podstawowe dane dotyczące organizacji i zakresu działania tego podmiotu w ujęciu chronologicznym.

Materiały archiwalne przekazuje się na informatycznym nośniku danych spełniającym wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej do archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.

Dyrektor właściwego archiwum państwowego może, w przypadku nieuporządkowania materiałów archiwalnych w sposób określony w § 18 ust. 2, wstrzymać ich przekazanie do archiwum państwowego, o którym mowa w ust. 1, do czasu dokonania odpowiednich zmian, określając termin ich wykonania.

Przekazanie materiałów archiwalnych odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, o którym mowa w § 17 ust. 1.

Dyrektor archiwum państwowego wskazanego przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych ustala, w porozumieniu z zainteresowanym podmiotem, termin i sposób przekazania materiałów archiwalnych.

Koszty związane z przygotowaniem materiałów archiwalnych oraz ich przekazaniem ponosi podmiot przekazujący materiały.

Archiwum państwowe potwierdza w formie pisemnej przejęcie prawidłowo uporządkowanych materiałów archiwalnych w terminie ustalonym przez strony, nie dłuższym niż 12 miesięcy od daty przekazania materiałów.

Do czasu uzyskania potwierdzenia, o którym mowa w ust. 1, podmioty obowiązane są przechowywać przekazane materiały archiwalne wraz z ich metadanymi.