Dz.U. 2006 nr 206 poz. 1519 · Rozporządzenie · obowiązujący

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych

Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:

↗

§ 1. ↗

Rozporządzenie określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na informatycznych nośnikach danych.

§ 2. ↗

Informatyczny nośnik danych powinien być:

oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację;

przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;

dostosowany do przechowywania w temperaturze 18—22 °C przy wilgotności względnej 40—50 %.

Informatyczny nośnik danych powinien zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.

§ 3. ↗

Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący.

Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Metadane zapisuje się w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, dołączone do dokumentu lub zawarte w nim, w formacie XML.

Techniczny sposób zapisu na nośniku określa załącznik do rozporządzenia.

§ 4. ↗

Materiały archiwalne przekazuje się w postaci niezaszyfrowanej. ——————— 1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje działem administracji rządowej — informatyzacja oraz sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131, poz. 919).

§ 5. ↗

Informatyczny nośnik danych przekazuje się wraz z informacją zawierającą:

nazwę podmiotu przekazującego;

tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;

datę wykonania zapisu na nośniku; 4) informację o tym, czy dane stanowią informacje chronione ustawą, a w szczególności klauzulę tajności; 5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do wykonania zapisu.

Informacja, o której mowa w ust. 1, powinna być w sposób niebudzący wątpliwości przyporządkowana do oznaczenia nośnika.

§ 6. ↗

Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: L. Dorn

Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych ↗

Struktura tej części nie została zweryfikowana.

i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. (poz. 1519) 1. Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy foldery zdefiniowane jako: „dokumenty”, „metadane” i „sprawy”. 2. Folder „dokumenty” powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się z jednego lub więcej plików: 1) w przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku — jeden plik z rozszerzeniem lub bez; 2) w przypadku dokumentu składającego się z więcej niż jednego pliku — podfolder zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na dokument. 3. Folder „metadane” powinien zawierać pliki z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne znajdujące się w folderze „dokumenty”. Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie jeden plik z metadanymi. 1) Dla dokumentów elektronicznych składających się z jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy pliku odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze „dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A.pdf musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.pdf.xml). 2) Dla dokumentów elektronicznych składających się z więcej niż jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze „dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.xml). 3) Folder „sprawy” powinien zawierać metadane spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest zespoleniem identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml. 4. W celu umożliwienia podpisania całej partii przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem elektronicznym przekazywane materiały archiwalne mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku, zwanym dalej „paczką archiwalną”. 5. Format paczki archiwalnej uzgadnia podmiot przekazujący z archiwum państwowym, do którego przekazywane są materiały archiwalne. 6. Następujące znaki są niedozwolone w nazwach plików zapisanych na nośniku, na którym przekazuje się materiały archiwalne: (\) — ukośnik lewy, (/) — ukośnik prawy, (*) — gwiazdka, (?) — znak zapytania, (:) — dwukropek, (=) — znak równości, (,) — przecinek, (;) — średnik. 7. Definicje struktury układu metadanych zapisanych w plikach XML znajdujących się w folderze „metadane” lub w folderze „sprawy” są następujące: