Na podstawie art. 5 ust. 2c oraz ust. 3 pkt 5 ustawy
z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673,
Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co
następuje:
Rozporządzenie określa wymagania techniczne, jakim powinny odpowiadać formaty zapisu i informatyczne nośniki danych w rozumieniu przepisów
ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
(Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65
i Nr 73, poz. 501), przekazywanych do archiwów państwowych materiałów archiwalnych utrwalonych na
informatycznych nośnikach danych.
1. Informatyczny nośnik danych powinien być:
1) oznakowany w sposób pozwalający na jednoznaczną identyfikację;
2) przystosowany do przenoszenia pomiędzy urządzeniami odczytującymi;
3) dostosowany do przechowywania w temperaturze
18—22 °C przy wilgotności względnej 40—50 %.
2. Informatyczny nośnik danych powinien zapewniać możliwość wiernego odczytywania danych
w urządzeniach produkowanych przez różnych producentów, właściwych dla danego typu nośnika.
1. Przekazywane materiały archiwalne zapisuje się w formacie, w którym były ostatnio przechowywane przez podmiot przekazujący.
2. Materiały archiwalne przekazuje się razem z odnoszącymi się do nich metadanymi, o których mowa
w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach.
3. Metadane zapisuje się w strukturze określonej
w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a
ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie
archiwalnym i archiwach, dołączone do dokumentu
lub zawarte w nim, w formacie XML.
4. Techniczny sposób zapisu na nośniku określa
załącznik do rozporządzenia.
Materiały archiwalne przekazuje się w postaci
niezaszyfrowanej.
———————
1) Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji kieruje
działem administracji rządowej — informatyzacja oraz
sprawy wewnętrzne, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 i 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r.
w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra
Spraw Wewnętrznych i Administracji (Dz. U. Nr 131,
poz. 919).
1. Informatyczny nośnik danych przekazuje się
wraz z informacją zawierającą:
1) nazwę podmiotu przekazującego;
2) tytuł zwięźle określający zawartość nośnika;
3) datę wykonania zapisu na nośniku;
4) informację o tym, czy dane stanowią informacje
chronione ustawą, a w szczególności klauzulę tajności;
5) wskazanie oprogramowania i urządzeń użytych do
wykonania zapisu.
2. Informacja, o której mowa w ust. 1, powinna być
w sposób niebudzący wątpliwości przyporządkowana
do oznaczenia nośnika.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie
6 miesięcy od dnia ogłoszenia.
Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji:
L. Dorn
Załącznik do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych PDF ↗
Struktura tej części nie została zweryfikowana.
i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. (poz. 1519)
1. Najwyższy poziom w strukturze zapisu przekazywanych materiałów archiwalnych musi zawierać trzy
foldery zdefiniowane jako: „dokumenty”, „metadane”
i „sprawy”.
2. Folder „dokumenty” powinien zawierać przynajmniej jeden dokument elektroniczny składający się
z jednego lub więcej plików:
1) w przypadku dokumentu składającego się z jednego pliku — jeden plik z rozszerzeniem lub bez;
2) w przypadku dokumentu składającego się z więcej
niż jednego pliku — podfolder zawierający przynajmniej dwa pliki składające się na dokument.
3. Folder „metadane” powinien zawierać pliki
z metadanymi opisującymi dokumenty elektroniczne
znajdujące się w folderze „dokumenty”. Każdy dokument elektroniczny musi być opisany przez dokładnie
jeden plik z metadanymi.
1) Dla dokumentów elektronicznych składających się
z jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa
się z nazwy pliku odpowiadającego im dokumentu
znajdującego się w folderze „dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument o nazwie Dokument_A.pdf musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.pdf.xml).
2) Dla dokumentów elektronicznych składających się
z więcej niż jednego pliku nazwa pliku z metadanymi składa się z nazwy podfolderu odpowiadającego im dokumentu znajdującego się w folderze
„dokumenty” i rozszerzenia xml (np. dokument
o nazwie Dokument_A musi mieć opisujące metadane w pliku o nazwie Dokument_A.xml).
3) Folder „sprawy” powinien zawierać metadane
spraw lub innych grup dokumentów. Każdy dokument w paczce archiwalnej musi przynależeć przynajmniej do jednej sprawy lub innej grupy dokumentów. Nazwa pliku dla metadanych sprawy jest
zespoleniem identyfikatora sprawy lub innej grupy dokumentów oraz rozszerzenia xml.
4. W celu umożliwienia podpisania całej partii
przekazywanych materiałów archiwalnych podpisem
elektronicznym przekazywane materiały archiwalne
mogą być spakowane w nieskompresowanym pliku,
zwanym dalej „paczką archiwalną”.
5. Format paczki archiwalnej uzgadnia podmiot
przekazujący z archiwum państwowym, do którego
przekazywane są materiały archiwalne.
6. Następujące znaki są niedozwolone w nazwach
plików zapisanych na nośniku, na którym przekazuje
się materiały archiwalne:
(\) — ukośnik lewy,
(/) — ukośnik prawy,
(*) — gwiazdka,
(?) — znak zapytania,
(:) — dwukropek,
(=) — znak równości,
(,) — przecinek,
(;) — średnik.
7. Definicje struktury układu metadanych zapisanych w plikach XML znajdujących się w folderze „metadane” lub w folderze „sprawy” są następujące: