§ 1. ↗
Zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji tworzy dokumentacja programowa i dokumentacja zarządzania.
Dz.U. 2006 nr 98 poz. 680 · Rozporządzenie · obowiązujący
679 ——————— Na podstawie art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673) zarządza się, co następuje: ——————— 1) Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej — kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 października 2005 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 220, poz. 1889).
Zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji tworzy dokumentacja programowa i dokumentacja zarządzania.
Dokumentacją programową są:
zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, powstałe w wyniku działalności jednostek publicznej radiofonii i telewizji bądź pozyskane przez nie w drodze zakupu, darowizny lub wymiany, zwane dalej „dokumentami wizyjnymi i fonicznymi”;
dokumenty związane z tworzeniem lub pozyskiwaniem przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapisów, o których mowa w pkt 1, zwane dalej „dokumentacją działalności programowej”.
Dokumentacją zarządzania jest dokumentacja wytworzona w wyniku zarządzania jednostkami publicznej radiofonii i telewizji, niezależnie od techniki wytworzenia i od nośnika, na którym została utrwalona.
Do zadań archiwów zakładowych, w odniesieniu do dokumentacji programowej, należy:
gromadzenie, ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentacji;
ostateczna kwalifikacja archiwalna dokumentacji;
opracowywanie techniczne i merytoryczne dokumentacji oraz tworzenie systemu informacji o niej;
zabezpieczanie dokumentacji przed zniszczeniem, degradacją techniczną, dostępem osób niepowołanych i kradzieżą;
konserwacja materiałów archiwalnych;
udostępnianie dokumentacji i informacji o niej;
brakowanie dokumentacji niearchiwalnej;
przekazywanie materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych;
zapewnienie ochrony dokumentacji na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych.
W sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu do gromadzenia, kwalifikowania i klasyfikowania dokumentacji jednostek publicznej radiofonii i telewizji oraz przekazywania materiałów archiwalnych z tych jednostek do archiwów państwowych stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
Komórki organizacyjne w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji przekazują do archiwów zakładowych dokumentację programową oraz dokumentację zarządzania.
Dokumentacja programowa jest przekazywana do archiwów zakładowych z komórek organizacyjnych niezwłocznie po jej wytworzeniu wraz z nadaną wstępną kwalifikacją archiwalną.
Dokumentacja zarządzania jest przekazywana do archiwów zakładowych po ustaniu jej bieżącej przydatności ustalonej w instrukcjach kancelaryjnych.
W przypadku zmian w strukturze organizacyjnej jednostki publicznej radiofonii i telewizji zasób archiwum zakładowego, w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym, może być przeniesiony do innego archiwum zakładowego tej jednostki.
Pomieszczenia, w których przechowywane są materiały archiwalne, należy prawidłowo zabezpieczyć przed pożarem, zalaniem, kradzieżą i dostępem osób nieuprawnionych.
Dla materiałów archiwalnych zapisanych na taśmie filmowej oraz nośnikach do magnetycznego zapisu analogowego materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest nośnik z pierwotnym zapisem dokumentu w jego skończonej postaci, zwany dalej „oryginałem”.
W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa pogorszenia jakości zapisu oryginału, jego utraty lub niemożności odtworzenia na skutek starzenia się nośnika lub technologii służącej do wykonania zapisu, należy wykonać kopię, która w razie niemożności odczytania oryginału może go zastąpić, zwaną dalej „równoważnikiem oryginału”. Równoważnik oryginału podlega przekazaniu do archiwum państwowego.
Równoważnik oryginału powinien być wykonany przy użyciu technologii pozwalającej na uzyskanie zapisu o jakości możliwie najbardziej zbliżonej do zapisu pierwotnego.
Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również do zapisów służących do przygotowania oryginału, jeżeli te zapisy zostały zakwalifikowane do materiałów archiwalnych.
Jeżeli materiały archiwalne, o których mowa w § 11 ust. 1, i zapisy służące do przygotowania oryginału mają szczególne znaczenie jako źródło informacji o wartości historycznej, wykonuje się ich kopie zabezpieczające w celu ochrony i zabezpieczenia. Kopie te powinny być przechowywane w innym niż oryginały pomieszczeniu archiwum zakładowego.
Dla materiałów archiwalnych zapisanych na nośnikach do zapisu cyfrowego (informatycznych nośnikach danych) materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501).
Dokument elektroniczny może być w okresie przechowywania przenoszony na dowolne informatyczne nośniki danych, pod warunkiem że dokument ten nie ulegnie modyfikacji. W szczególności nie może zostać zmieniona suma kontrolna zbioru danych w stosunku do tej sumy w pierwotnym zapisie.
W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odtworzenia materiałów archiwalnych na skutek starzenia się informatycznych nośników danych lub technologii służącej do ich odczytu, materiały archiwalne przenosi się na nowe nośniki danych. Przebieg przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych powinien być udokumentowany w sposób przyjęty w danej jednostce publicznej radiofonii i telewizji.
W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odczytania dokumentu elektronicznego na skutek starzenia się oprogramowania służącego do jego odczytania, można wykonać zapis zmodyfikowany w stosunku do pierwotnego zapisu, z tym że modyfikacja może dotyczyć jedynie technicznego formatu zapisu, a nie treści dokumentu. Zapis zmodyfikowany powinien zapewnić jakość możliwie najbardziej zbliżoną do zapisu pierwotnego.
Wykonanie równoważnika oryginału w przypadku, o którym mowa w § 11 ust. 2, albo zapisu zmodyfikowanego w przypadku, o którym mowa w § 13 ust. 4, następuje w uzgodnieniu z właściwym archiwum państwowym.
Dla celów tworzenia i nadawania programów radiowych i telewizyjnych oraz działalności produkcyjnej, usługowej i handlowej związanej z twórczością audiowizualną jednostki publicznej radiofonii i telewizji posługują się kopiami użytkowymi wykonanymi z oryginałów lub równoważników oryginałów.
Ewidencję dokumentacji programowej prowadzi się w systemie informatycznym.
W odniesieniu do dokumentów wizyjnych i fonicznych, w przypadkach, o których mowa w § 11 ust. 1, 2 i 4, ewidencji podlega zarówno zapis, jak i nośnik.
Ewidencja dokumentów wizyjnych i fonicznych, bez względu na technikę ich wytworzenia, powinna zawierać wykaz tych dokumentów, z określeniem:
stałego identyfikatora zapisu dokumentu;
sygnatury nośnika zawierającego oryginalny zapis dokumentu lub sygnatury nośnika równoważnika oryginału, sygnatury nośnika kopii zabezpieczającej oraz sygnatur kopii użytkowych, o ile jest możliwe wskazanie tych sygnatur.
Zapis dokumentu wizyjnego lub fonicznego, niezależnie od tego, kiedy, na jakich nośnikach i w ilu kopiach jest sporządzony, a także dokumentację działalności programowej związaną z tym zapisem oznacza się tym samym stałym identyfikatorem.
Wszelkie wersje zapisu dokumentów wizyjnych lub fonicznych, zmienione w stosunku do zapisu pierwotnego, oznacza się w sposób umożliwiający odczytanie stałego identyfikatora dokumentu pierwotnego.
W przypadku zewidencjonowania identycznych wersji dokumentu wizyjnego lub fonicznego jako oddzielne dokumenty, należy dokonać odpowiednich zmian w ewidencji.
Ewidencjonowanie dokumentacji programowej, prowadzone z wykorzystaniem informatycznego systemu ewidencji, polega na wprowadzaniu do tego systemu, w sposób uporządkowany, właściwych danych ewidencyjno-informacyjnych pozwalających na szybkie wyszukiwanie informacji.
Ewidencjonowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych polega na sporządzeniu opisu, który zawiera:
unikatowy identyfikator dokumentu;
tytuł identyfikujący dokumentu;
nazwiska twórców, wykonawców i uczestników;
daty sporządzenia zapisu dokumentu i/lub daty utrwalonych wydarzeń;
informację na temat praw autorskich i praw pokrewnych;
zwięzły opis treści dokumentu;
dane o nadawaniu dokumentu i o korzystaniu z niego na innych polach eksploatacji;
informację o dokumentacji działalności programowej umożliwiającą szybkie jej odnalezienie;
dane techniczne o nośnikach i ich statusie (oryginał, równoważnik oryginału, kopia zabezpieczająca, kopia użytkowa);
dane o miejscu przechowywania nośnika;
kategorię archiwalną dokumentu.
Ewidencja dokumentacji działalności programowej powinna zapewniać możliwość niezwłocznego odszukania dokumentacji związanej z:
poszczególnymi dokumentami wizyjnymi i fonicznymi, w tym również tymi, które nie zostały zrealizowane;
poszczególnymi dniami w roku i poszczególnymi programami emitowanymi w tych dniach.
Kwalifikowaniu i klasyfikacji podlegają dokumentacja programowa i dokumentacja zarządzania, wytworzone i nabyte w toku działalności jednostek publicznej radiofonii i telewizji.
Oznaczanie kategorii archiwalnej dokumentacji zapisanej na nośnikach, o których mowa w § 11 ust. 1 i § 13 ust. 1, oraz stanowiącej zapisy służące do przygotowania oryginału, dotyczy zapisu na nośniku, a nie nośnika.
Kwalifikowanie dokumentacji działalności programowej odbywa się na podstawie zatwierdzonego przez archiwum państwowe wykazu tej dokumentacji, sporządzonego z uwzględnieniem kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, oraz zasad określonych w ust. 4.
Kwalifikowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych odbywa się na podstawie kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, oraz przykładowego wykazu tematów dokumentów wizyjnych i fonicznych, kwalifikowanych do materiałów archiwalnych ze względu na wartość informacyjną, określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
Okresy przechowywania dokumentów wizyjnych i fonicznych, kwalifikowanych do dokumentacji niearchiwalnej, ustalają jednostki publicznej radiofonii i telewizji, biorąc pod uwagę ich przydatność do celów praktycznych, dowodowych i kontrolnych.
Dokumentacja działalności programowej, towarzysząca dokumentom wizyjnym i fonicznym zakwalifikowanym do dokumentacji niearchiwalnej, podlega co najmniej takiemu okresowi przechowywania jak te dokumenty.
Zasady klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji zarządzania jednostek publicznej radiofonii i telewizji określają jednolite rzeczowe wykazy akt, wydane zgodnie z przepisami, o których mowa w § 4.
Jednostki publicznej radiofonii i telewizji udostępniają materiały archiwalne na pisemny wniosek.
O możliwości udostępnienia lub o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych jednostki publicznej radiofonii i telewizji informują wnioskodawcę niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. W przypadku odmowy udostępnienia informacja musi zawierać pisemne uzasadnienie.
Jednostki publicznej radiofonii i telewizji prowadzą rejestr wniosków o udostępnienie, udostępnień oraz odmów udostępnienia materiałów archiwalnych.
Dokumenty wizyjne i foniczne, stanowiące materiały archiwalne, udostępniane są w formie kopii użytkowych w pomieszczeniach zajmowanych przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji.
Jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapewniają bezpłatny dostęp do środków ewidencyjnych zawierających dane, o których mowa w § 25 pkt 1—6, 9 i 11.
Nie udostępnia się środków ewidencyjnych zawierających dane dotyczące dokumentów wizyjnych i fonicznych przygotowywanych do pierwszego nadania radiowego lub telewizyjnego.
Wnioskodawca występujący o udostępnienie dokumentu wizyjnego lub fonicznego ponosi koszty użycia urządzeń technicznych w celu odtworzenia tego dokumentu. Jeżeli z udostępnieniem jest związana konieczność wykonania kopii tego dokumentu, wnioskodawca ponosi także koszty jej wykonania.
Koszty, o których mowa w § 35 ust. 3 i § 36, wnioskodawca pokrywa w sposób wskazany przez jednostkę publicznej radiofonii i telewizji przed utrwaleniem danych zawartych w środkach ewidencyjnych, odtworzeniem dokumentu wizyjnego lub fonicznego albo wykonaniem jego kopii.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego: K. M. Ujazdowski