Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 22 maja 2006 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu gromadzenia, ewidencjonowania, kwalifikowania, klasyfikacji oraz udostępniania materiałów archiwalnych tworzących zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji

Dokumentacją programową są:

Dokumentacją zarządzania jest dokumentacja wytworzona w wyniku zarządzania jednostkami publicznej radiofonii i telewizji, niezależnie od techniki wytworzenia i od nośnika, na którym została utrwalona.

Archiwa zakładowe w jednostkach publicznej radiofonii i telewizji prowadzą działalność polegającą na:

Do zadań archiwów zakładowych, w odniesieniu do dokumentacji programowej, należy:

Dla materiałów archiwalnych zapisanych na taśmie filmowej oraz nośnikach do magnetycznego zapisu analogowego materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest nośnik z pierwotnym zapisem dokumentu w jego skończonej postaci, zwany dalej „oryginałem”.

W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa pogorszenia jakości zapisu oryginału, jego utraty lub niemożności odtworzenia na skutek starzenia się nośnika lub technologii służącej do wykonania zapisu, należy wykonać kopię, która w razie niemożności odczytania oryginału może go zastąpić, zwaną dalej „równoważnikiem oryginału”. Równoważnik oryginału podlega przekazaniu do archiwum państwowego.

Równoważnik oryginału powinien być wykonany przy użyciu technologii pozwalającej na uzyskanie zapisu o jakości możliwie najbardziej zbliżonej do zapisu pierwotnego.

Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się również do zapisów służących do przygotowania oryginału, jeżeli te zapisy zostały zakwalifikowane do materiałów archiwalnych.

Dla materiałów archiwalnych zapisanych na nośnikach do zapisu cyfrowego (informatycznych nośnikach danych) materiałem podlegającym szczególnej ochronie oraz przekazaniu do archiwum państwowego jest dokument elektroniczny w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 oraz z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501).

Dokument elektroniczny może być w okresie przechowywania przenoszony na dowolne informatyczne nośniki danych, pod warunkiem że dokument ten nie ulegnie modyfikacji. W szczególności nie może zostać zmieniona suma kontrolna zbioru danych w stosunku do tej sumy w pierwotnym zapisie.

W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odtworzenia materiałów archiwalnych na skutek starzenia się informatycznych nośników danych lub technologii służącej do ich odczytu, materiały archiwalne przenosi się na nowe nośniki danych. Przebieg przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych powinien być udokumentowany w sposób przyjęty w danej jednostce publicznej radiofonii i telewizji.

W przypadku zaistnienia niebezpieczeństwa niemożności odczytania dokumentu elektronicznego na skutek starzenia się oprogramowania służącego do jego odczytania, można wykonać zapis zmodyfikowany w stosunku do pierwotnego zapisu, z tym że modyfikacja może dotyczyć jedynie technicznego formatu zapisu, a nie treści dokumentu. Zapis zmodyfikowany powinien zapewnić jakość możliwie najbardziej zbliżoną do zapisu pierwotnego.

Numery ewidencyjne w postaci:

W przypadku niemożności wyodrębnienia nośnika, na którym zapisano dokumenty wizyjne i foniczne, zapisowi tych dokumentów nadaje się wyłącznie stały identyfikator.

Kwalifikowanie dokumentacji działalności programowej odbywa się na podstawie zatwierdzonego przez archiwum państwowe wykazu tej dokumentacji, sporządzonego z uwzględnieniem kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, oraz zasad określonych w ust. 4.

Kwalifikowanie dokumentów wizyjnych i fonicznych odbywa się na podstawie kryteriów oceny wartości archiwalnej dokumentacji programowej, określonych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, oraz przykładowego wykazu tematów dokumentów wizyjnych i fonicznych, kwalifikowanych do materiałów archiwalnych ze względu na wartość informacyjną, określonego w załączniku nr 2 do rozporządzenia.

Okresy przechowywania dokumentów wizyjnych i fonicznych, kwalifikowanych do dokumentacji niearchiwalnej, ustalają jednostki publicznej radiofonii i telewizji, biorąc pod uwagę ich przydatność do celów praktycznych, dowodowych i kontrolnych.

Dokumentacja działalności programowej, towarzysząca dokumentom wizyjnym i fonicznym zakwalifikowanym do dokumentacji niearchiwalnej, podlega co najmniej takiemu okresowi przechowywania jak te dokumenty.

Brakowaniu podlega dokumentacja niearchiwalna.

Brakowanie dokumentacji kategorii Bc jednostki publicznej radiofonii i telewizji przeprowadzają we własnym zakresie, a dokumentacji kategorii B i BE — na podstawie zgody właściwego archiwum państwowego.

Jednostki publicznej radiofonii i telewizji udostępniają materiały archiwalne na pisemny wniosek.

Wniosek, o którym mowa w ust. 1, powinien określać:

O możliwości udostępnienia lub o odmowie udostępnienia materiałów archiwalnych jednostki publicznej radiofonii i telewizji informują wnioskodawcę niezwłocznie, jednak nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. W przypadku odmowy udostępnienia informacja musi zawierać pisemne uzasadnienie.

Jednostki publicznej radiofonii i telewizji prowadzą rejestr wniosków o udostępnienie, udostępnień oraz odmów udostępnienia materiałów archiwalnych.

Dokumenty wizyjne i foniczne, stanowiące materiały archiwalne, udostępniane są w formie kopii użytkowych w pomieszczeniach zajmowanych przez jednostki publicznej radiofonii i telewizji.

Oryginały materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, lub ich równoważniki udostępnia się wyjątkowo, w szczególności gdy jest to niezbędne dla celów:

Jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapewniają bezpłatny dostęp do środków ewidencyjnych zawierających dane, o których mowa w § 25 pkt 1—6, 9 i 11.

Nie udostępnia się środków ewidencyjnych zawierających dane dotyczące dokumentów wizyjnych i fonicznych przygotowywanych do pierwszego nadania radiowego lub telewizyjnego.

Na żądanie wnioskodawcy i na jego koszt jednostki publicznej radiofonii i telewizji zapewniają utrwalenie udostępnionych danych zawartych w środkach ewidencyjnych: