Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 31 sierpnia 2007 r. w sprawie szczegółowego sposobu sprawowania nadzoru nad podmiotami, które wykonują jako delegowane zadania instytucji zarządzającej w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013

Kontrola może być przeprowadzana w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej.

Kontrola polegająca na sprawdzeniu dokumentów lub informacji przekazanych przez podmiot wdrażający może być również przeprowadzana w urzędzie obsługującym Ministra.

Kontrolę w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej przeprowadza się po uprzednim zawiadomieniu na piśmie tego podmiotu o zakresie i terminie kontroli, w terminie 5 dni roboczych przed jej rozpoczęciem.

W przypadku powzięcia wiadomości o niewłaściwym wykonywaniu przez podmiot wdrażający zadań instytucji zarządzającej, kontrolę w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej można przeprowadzić bez wcześniejszego powiadomienia go o zakresie i terminie kontroli.

Czynności w ramach kontroli w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej są przeprowadzane, na podstawie wydanego przez Ministra upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, przez osoby wskazane w tym upoważnieniu, zwane dalej „kontrolującymi”.

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

Kontrolujący, w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej, ma prawo w zakresie kontroli w szczególności do:

Kontrolujący o ujawnionych w toku kontroli okolicznościach wskazujących na popełnienie przestępstwa niezwłocznie zawiadamia na piśmie Ministra. ——————— 1) Minister Rolnictwa i Rozwoju Wsi kieruje działem administracji rządowej — rozwój wsi, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 lipca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi (Dz. U. Nr 131, poz. 915 oraz z 2007 r. Nr 38, poz. 244).

Kontrolujący podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi, obowiązującym w jednostce kontrolowanej.

Jednostka kontrolowana zapewnia kontrolującym warunki i środki techniczne niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

Zebrane w toku kontroli dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności przez:

W razie potrzeby ustalenia stanu obiektu, innych składników majątkowych jednostki kontrolowanej albo przebiegu określonych czynności, kontrolujący mogą przeprowadzać oględziny.

Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki organizacyjnej jednostki kontrolowanej odpowiedzialnej za obiekt lub składniki majątkowe poddane oględzinom lub osoby przez niego upoważnionej.

Z kontroli w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań instytucji zarządzającej jest sporządzana w formie pisemnej informacja pokontrolna w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, a drugi zatrzymują kontrolujący. Informację pokontrolną wysyła się do jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli.

Jeżeli sporządzenie informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień lub zasięgnięcia przez kontrolujących opinii, termin, o którym mowa w ust. 1, zostaje wydłużony o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień lub otrzymania opinii.

O zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, jest informowany na piśmie kierownik jednostki kontrolowanej.

Informację pokontrolną podpisują kontrolujący oraz kierownik jednostki kontrolowanej, a jeżeli jest nieobecny — osoba przez niego upoważniona.

Jednostka kontrolowana przesyła Ministrowi podpisaną informację pokontrolną w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.

Kierownik jednostki kontrolowanej albo osoba przez niego upoważniona przed podpisaniem informacji pokontrolnej może zgłosić na piśmie uzasadnione zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w tej informacji w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.

Jeżeli zostały zgłoszone zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, kontrolujący dokonują ich analizy i, gdy to konieczne, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.

Jeżeli zgłoszone zastrzeżenia są zasadne, w całości albo w części, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają w tym zakresie informację pokontrolną. Do zmiany i uzupełniania informacji pokontrolnej przepisy § 8 stosuje się odpowiednio.

Jeżeli zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione, w całości albo w części, kontrolujący przekazują zgłaszającemu zastrzeżenia pisemną informację zawierającą wskazanie przyczyn nieuwzględnienia tych zastrzeżeń.

Kierownik jednostki kontrolowanej albo osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania tej informacji albo od dnia otrzymania stanowiska, o którym mowa w § 9 ust. 4, pisemne wyjaśnienie tej odmowy.

O odmowie podpisania informacji pokontrolnej i złożeniu wyjaśnienia kontrolujący umieszczają wzmiankę w informacji pokontrolnej.

Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje realizacji zaleceń pokontrolnych.

Minister, w razie potrzeby, formułuje zalecenia pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej.

Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi i wnioski zmierzające w szczególności do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania Ministra o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach mających w szczególności na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

W przypadku kontroli, o której mowa w § 3 ust. 2, podmioty wdrażające przekazują instytucji zarządzającej wszelkie informacje i dokumenty w formie, zakresie i terminie określonym przez Ministra.

Minister przekazuje na piśmie wyniki kontroli wskazujące na niewłaściwe wykonywanie zadań przez podmioty wdrażające tym podmiotom, a do wiadomości — agencji płatniczej.

Minister, w razie potrzeby, formułuje zalecenia pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej, dołączając do nich wyniki kontroli.

Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania Ministra o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz podjętych działaniach mających na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

Podmioty wdrażające przyjmują procedury wdrażania Programu w zakresie wykonywania zadań instytucji zarządzającej po zasięgnięciu opinii komórki organizacyjnej podmiotu wdrażającego realizującej zadania w zakresie audytu wewnętrznego, a następnie agencji płatniczej.

Do zmiany procedur wdrażania Programu przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Każdy z podmiotów wdrażających przekazuje Ministrowi, a agencji płatniczej — do wiadomości, deklarację gotowości wykonywania zadań instytucji zarządzającej oraz poddania się przeprowadzanemu przez agencję płatniczą audytowi systemu zarządzania i kontroli.

Deklaracja jest przekazywana, jeżeli:

Podmiot wdrażający może zawierać umowy, na podstawie których jest przyznawana pomoc w ramach działań Programu, lub wydawać decyzje w sprawie przyznania tej pomocy nie wcześniej niż po potwierdzeniu przez agencję płatniczą na podstawie audytu, o którym mowa w ust. 1, gotowości podmiotów wdrażających do wykonywania zadań instytucji zarządzającej.

Podmioty wdrażające przynajmniej raz w roku przeprowadzają audyt wewnętrzny w zakresie wykonywania zadań instytucji zarządzającej.

Minister w uzasadnionych przypadkach może żądać, w zakresie przez niego wskazanym, przeprowadzenia przez podmiot wdrażający dodatkowego zadania audytowego.

Podmioty wdrażające przekazują Ministrowi, a agencji płatniczej — do wiadomości, następujące dokumenty dotyczące audytu wewnętrznego w zakresie wykonywania zadań instytucji zarządzającej:

Podmioty wdrażające opracowują i przyjmują corocznie plany, na podstawie których wykonują zadania instytucji zarządzającej w zakresie informowania i rozpowszechniania informacji o Programie, po zatwierdzeniu tych planów przez Ministra.

Plan jest przekazywany Ministrowi do zatwierdzenia w terminie do dnia 30 września roku poprzedzającego rok realizacji tego planu.

Minister może zgłosić zastrzeżenia do planu.

Minister zatwierdza plan w terminie do dnia 31 października roku poprzedzającego rok realizacji tego planu, a jeżeli zgłosi zastrzeżenia do tego planu — po ich uwzględnieniu.

W 2007 r. plany, na podstawie których podmioty wdrażające wykonują zadania instytucji zarządzającej w zakresie informowania i rozpowszechniania informacji o Programie, obejmują okres od dnia zatwierdzenia przez Komisję Europejską Programu do dnia 31 grudnia 2007 r.

Plany, o których mowa w ust. 1, podmioty wdrażające przekazują Ministrowi do zatwierdzenia w terminie 30 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

Minister zatwierdza plany, o których mowa w ust. 1, w terminie 14 dni od dnia otrzymania tych planów, a jeżeli zgłosi zastrzeżenia do tych planów — po ich uwzględnieniu.