Rozporządzenie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi z dnia 25 marca 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania przez agencję płatniczą kontroli niektórych podmiotów wdrażających w zakresie wykonywania przez te podmioty zadań delegowanych w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013

Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań delegowanych w zakresie wdrażania działań objętych Programem.

Kontrola polegająca na sprawdzeniu informacji lub dokumentów przekazanych przez podmiot wdrażający może być przeprowadzona w siedzibie agencji płatniczej.

Kontrolę w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań delegowanych w zakresie wdrażania działań objętych Programem przeprowadza się po zawiadomieniu tego podmiotu na piśmie o zakresie i terminie kontroli, w terminie 5 dni roboczych przed jej rozpoczęciem.

W przypadku powzięcia wiadomości o niewłaściwym wykonywaniu przez podmiot wdrażający zadań delegowanych w zakresie wdrażania działań objętych Programem kontrolę w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot tych zadań można przeprowadzić poza rocznym planem kontroli i bez wcześniejszego powiadomienia tego podmiotu o zakresie i terminie kontroli.

Czynności w ramach kontroli w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań delegowanych w zakresie wdrażania działań objętych Programem są przeprowadzane, na podstawie wydanego przez organ agencji płatniczej upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, co najmniej przez dwie osoby wskazane w tym upoważnieniu, zwane dalej „kontrolującymi”.

Upoważnienie do przeprowadzania kontroli zawiera:

Kontrolujący, w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań delegowanych w zakresie wdrażania działań objętych Programem, w zakresie kontroli ma prawo do:

Kontrolujący o ujawnionych w toku kontroli okolicznościach wskazujących na uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego niezwłocznie zawiadamia na piśmie organ agencji płatniczej.

Kontrolujący podczas wykonywania czynności w ramach kontroli w siedzibie podmiotu wdrażającego lub w miejscu wykonywania przez ten podmiot zadań delegowanych w zakresie wdrażania działań objętych Programem podlegają przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z materiałami i dokumentami ustawowo chronionymi, obowiązującymi w jednostce kontrolowanej.

Jednostka kontrolowana zapewnia kontrolującym warunki i środki techniczne niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

Kontrolujący podlega wyłączeniu z przeprowadzania kontroli, na jego wniosek lub z urzędu, jeżeli:

O przyczynach powodujących wyłączenie z przeprowadzania kontroli kontrolujący lub kierownik jednostki kontrolowanej zawiadamia bezpośredniego przełożonego kontrolującego podlegającego wyłączeniu.

O wyłączeniu decyduje bezpośredni przełożony kontrolującego podlegającego wyłączeniu.

Kontrolujący dokonują ustaleń stanu faktycznego na podstawie zebranych w toku kontroli dowodów.

Zebrane w toku kontroli dowody w razie potrzeby kontrolujący odpowiednio zabezpieczają, w szczególności przez:

Jeżeli konieczne jest ustalenie stanu obiektu, innych składników majątkowych jednostki kontrolowanej albo przebiegu określonych czynności, kontrolujący mogą przeprowadzić oględziny.

Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za obiekt lub inne składniki majątkowe poddane oględzinom lub osoby przez niego upoważnionej.

Z przebiegu oględzin sporządza się na piśmie protokół w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, które podpisują i otrzymują kontrolujący oraz osoby wymienione w ust. 2.

Z kontroli jest sporządzana na piśmie informacja pokontrolna w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje kierownik jednostki kontrolowanej, a drugi zatrzymują kontrolujący.

Informacja pokontrolna zawiera w szczególności:

Informację pokontrolną wysyła się do jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni roboczych od dnia zakończenia kontroli.

Jeżeli sporządzenie informacji pokontrolnej wymaga dodatkowych wyjaśnień lub zasięgnięcia przez kontrolujących opinii, termin, o którym mowa w ust. 3, jest wydłużany o czas niezbędny do uzyskania tych wyjaśnień lub otrzymania opinii.

O zaistnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 4, kierownik jednostki kontrolowanej jest informowany na piśmie.

Informację pokontrolną podpisują kontrolujący oraz kierownik jednostki kontrolowanej, a jeżeli jest nieobecny — osoba przez niego upoważniona.

Jednostka kontrolowana przesyła organowi agencji płatniczej podpisaną informację pokontrolną w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.

Kierownik jednostki kontrolowanej albo osoba przez niego upoważniona przed podpisaniem informacji pokontrolnej może zgłosić na piśmie uzasadnione zastrzeżenia co do ustaleń zawartych w tej informacji, w terminie 14 dni roboczych od dnia jej otrzymania.

Jeżeli zostały zgłoszone zastrzeżenia, o których mowa w ust. 1, kontrolujący dokonują ich analizy i, jeżeli to konieczne, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.

Jeżeli zgłoszone zastrzeżenia są zasadne, w całości albo w części, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają w tym zakresie informację pokontrolną. Do zmiany i uzupełnienia informacji pokontrolnej przepisy § 11, z wyjątkiem ust. 2 pkt 9 lit. a, stosuje się odpowiednio.

Jeżeli zastrzeżenia nie zostaną uwzględnione, w całości albo w części, kontrolujący przekazują zgłaszającemu zastrzeżenia na piśmie informację zawierającą wskazanie przyczyn, ze względu na które zastrzeżenia nie zostały uwzględnione.

Informacja, o której mowa w ust. 4, jest przekazywana jednostce kontrolowanej niezwłocznie, gdy zastrzeżenia nie zostały uwzględnione w całości, a jeżeli zostały uwzględnione w części — wraz z informacją pokontrolną zmienioną lub uzupełnioną w sposób określony w ust. 3.

Kierownik jednostki kontrolowanej albo osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając, w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania tej informacji albo od dnia otrzymania informacji, o której mowa w § 12 ust. 4, na piśmie wyjaśnienie tej odmowy.

O odmowie podpisania informacji pokontrolnej i złożeniu wyjaśnienia kontrolujący umieszczają wzmiankę w informacji pokontrolnej.

Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje realizacji zaleceń pokontrolnych.

Organ agencji płatniczej może sformułować zalecenia pokontrolne, które przekazuje kierownikowi jednostki kontrolowanej, a ministrowi — do wiadomości, w terminie 14 dni od dnia otrzymania od jednostki kontrolowanej podpisanej informacji pokontrolnej albo wyjaśnienia na piśmie odmowy podpisania tej informacji.

Zalecenia pokontrolne zawierają ocenę kontrolowanej działalności, wynikającą z ustaleń opisanych w informacji pokontrolnej, a także uwagi i wnioski zmierzające w szczególności do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.

Kierownik jednostki kontrolowanej jest obowiązany, w terminie wyznaczonym w zaleceniach pokontrolnych, do poinformowania organu agencji płatniczej i ministra o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach, mających w szczególności na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, lub przyczynach niepodjęcia tych działań.