Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne

Czynności, o których mowa w § 1 pkt 1, na zlecenie jednostek organizacyjnych wymienionych w art. 1 ust. 2 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanych dalej „nadawcami”, mogą wykonywać następujące podmioty, zwane dalej „przewoźnikami”:

Przewoźnik wykonujący czynności, o których mowa w § 1 pkt 1, musi spełniać wymagania w zakresie ochrony informacji niejawnych.

Materiał o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” jest przewożony przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 1—3.

W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może zlecić przewiezienie materiału o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” przewoźnikowi, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 4 i 5.

Przewoźnik przyjmuje przesyłkę na podstawie wykazu przesyłek nadanych, sporządzonego przez nadawcę albo na podstawie dokumentów stosowanych przez operatora pocztowego.

Wykaz przesyłek nadanych sporządzany jest w dwóch egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla nadawcy przesyłki i przewoźnika, według wzoru określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 11 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”.

Przyjęcie przesyłek od nadawcy przewoźnik potwierdza podpisem, zapisami liczbowym i słownym liczby przyjętych przesyłek oraz odciskiem pieczęci na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych.

W przypadku odmowy przyjęcia przesyłki przez przewoźnika wykreśla się ją na obu egzemplarzach wykazu przesyłek nadanych, potwierdzając to podpisem osoby odmawiającej przyjęcia przesyłki i odciskiem pieczęci przewoźnika.

Materiał nadawany za pośrednictwem przewoźnika jako przesyłka listowa opakowuje się w dwie nieprzezroczyste koperty, przy czym zamieszcza się:

Kopertę wewnętrzną zabezpiecza się w sposób umożliwiający wykrycie prób lub faktu nieuprawnionego dostępu do zawartości.

Materiał nadawany za pośrednictwem przewoźnika w postaci paczki opakowuje się w dwie nieprzezroczyste warstwy papieru, oznaczone i zabezpieczone jak w ust. 1 i 2.

Materiał przekazywany przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 4, przekazuje się jako przesyłkę poleconą ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

Nadawca przed przekazaniem do przewozu przesyłki zawierającej materiał, którego rozmiary lub charakter wymagają zastosowania szczególnych sposobów lub środków ochrony, innych niż te, o których mowa w § 8 i 9, uzgadnia z przewoźnikiem sposoby i środki zabezpieczenia przesyłki przed nieuprawnionym dostępem lub utratą.

Uzgodnienia sposobów i środków, o których mowa w ust. 1, dokonuje się, uwzględniając:

O przewozie przesyłki, o której mowa w ust. 1, zawierającej materiał o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”, nadawca zawiadamia Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, zwaną dalej „ABW”, albo Służbę Kontrwywiadu Wojskowego, zwaną dalej „SKW”, wskazując przewoźnika, czas i trasę przewozu.

Przesyłkę za pośrednictwem przewoźnika przewozi się:

Przewóz przesyłki bez pośrednictwa przewoźnika odbywa się pod warunkiem zabezpieczenia przesyłki przed dostępem osób nieuprawnionych.

Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli „ściśle tajne” przewozi i ochrania konwój złożony co najmniej z dwóch uzbrojonych w broń palną konwojentów posiadających odpowiednie poświadczenia bezpieczeństwa.

Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli „tajne” przewozi i ochrania co najmniej jeden uzbrojony w broń palną konwojent posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa.

Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli „poufne” lub „zastrzeżone” przewozi i ochrania co najmniej jeden konwojent posiadający odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub upoważnienie.

Wymóg posiadania broni palnej nie dotyczy przesyłek przewożonych za granicę i poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a także przypadków, gdy przesyłka jest przekazywana bez pośrednictwa przewoźnika od nadawcy do adresata lub na terenie tej samej miejscowości.

Konwojentów wyposaża się w środki łączności umożliwiające kontakt z nimi podczas przewozu oraz zapoznaje się z zasadami postępowania z ochranianymi i przewożonymi przesyłkami.

W czasie załadunku, przewożenia, przeładunku i wyładunku przesyłki niedopuszczalne jest pozostawienie jej bez nadzoru konwojentów.

Przesyłka czasowo przechowywana poza środkiem transportu powinna znajdować się w zamkniętym, chronionym miejscu, do którego dostęp mogą mieć tylko osoby posiadające odpowiednie poświadczenie bezpieczeństwa lub inne uprawnienie do dostępu do informacji niejawnych.

Każdy fakt przechowywania, o którym mowa w ust. 2, odnotowuje się w wykazie przesyłek nadanych, w rubryce „Uwagi”.

W przypadku uszkodzenia przesyłki lub stwierdzenia śladów jej otwierania przewoźnik zabezpiecza ją w celu niedopuszczenia do dalszych uszkodzeń i ujawnienia jej zawartości oraz sporządza protokół w sprawie uszkodzenia przesyłki w trzech egzemplarzach, z których pierwszy wydaje się adresatowi, drugi wysyła się do nadawcy, a trzeci pozostaje u przewoźnika.

Przesyłkę, o której mowa w ust. 1, wraz ze sporządzonym protokołem w sprawie uszkodzenia przesyłki wydaje się adresatowi.

W przypadku odmowy przyjęcia przez adresata uszkodzonej przesyłki przewoźnik zwraca ją nadawcy wraz z protokołem, o którym mowa w ust. 1, i naniesioną na nim adnotacją o przyczynie odmowy przyjęcia przesyłki.

Przepisy ust. 1—3 stosuje się odpowiednio w przypadkach, gdy mogło dojść do ujawnienia lub doszło do ujawnienia treści przesyłki, załączając do protokołu wyjaśnienia, komu i w jakich okolicznościach jej treść mogła zostać lub została ujawniona.

Wzór protokołu w sprawie uszkodzenia przesyłki stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Przewoźnik wydaje przesyłkę upoważnionemu przedstawicielowi adresata na podstawie wykazu przesyłek wydanych, sporządzonego przez przewoźnika.

Wzór wykazu przesyłek wydanych stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Przed odebraniem przesyłki przedstawiciel adresata jest obowiązany przedstawić upoważnienie do jej odbioru.

Wzór upoważnienia do nadawania i odbioru przesyłek stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

W przypadku przekazania przesyłki bez pośrednictwa przewoźnika upoważniony przedstawiciel adresata potwierdza pisemnie nadawcy jej odbiór.

Pracownik jednostki organizacyjnej adresata uprawniony do odbioru przesyłki niezwłocznie przekazuje ją do kancelarii tajnej lub komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały. Przepisy § 18 ust. 1—3 stosuje się odpowiednio.

Kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, przyjmuje przesyłkę za pokwitowaniem i odciska na niej pieczęć oraz datę wpływu do jednostki organizacyjnej.

Przyjmując przesyłkę, sprawdza się:

W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania osoba kwitująca odbiór przesyłki sporządza, wraz z doręczającym, protokół w sprawie uszkodzenia, o ile protokół nie został sporządzony przez przewoźnika w trybie, o którym mowa w § 16 ust. 1. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi — pełnomocnikowi do spraw ochrony informacji niejawnych w jednostce organizacyjnej adresata, a w przypadku gdy w obiegu przesyłek pośredniczył przewoźnik — kolejny egzemplarz protokołu przekazuje się także przewoźnikowi.

Kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, odnotowuje fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 3, w odpowiednim dzienniku lub rejestrze w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.

Przesyłkę, o której adresat został powiadomiony przez przewoźnika, uznaje się za nieodebraną po 7 dniach od daty zawiadomienia i odsyła do nadawcy.

Terminu, o którym mowa w ust. 1, nie stosuje się w przypadku przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2.

W przypadku powzięcia przez nadawcę informacji o niedostarczeniu przez przewoźnika przesyłki nadawca występuje do przewoźnika z żądaniem podjęcia czynności wyjaśniających. Jeżeli czynności potwierdzą utratę przesyłki, przewoźnik ustala osoby odpowiedzialne za utratę przesyłki oraz okoliczności, w jakich utrata przesyłki nastąpiła. W przypadku utraty materiału o klauzuli „poufne” lub wyższej nadawca informuje o tym fakcie ABW albo SKW.

Przewoźnik po dokonaniu ustaleń, o których mowa w ust. 1, udziela nadawcy odpowiedzi na piśmie, nie później niż w terminie 2 tygodni od otrzymania od nadawcy informacji o utracie przesyłki, a w przypadku utraty materiału o klauzuli „poufne” lub wyższej informuje równocześnie ABW albo SKW o dokonanych ustaleniach.

W przypadku zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności, mogących mieć wpływ na bezpieczeństwo przesyłki, przewoźnik podejmuje odpowiednie do okoliczności działania zmierzające do ochrony przesyłki oraz niezwłocznie zawiadamia nadawcę i adresata o zdarzeniu.

W przypadku gdy zdarzenie, o którym mowa w ust. 1, dotyczy przesyłki zawierającej informacje niejawne o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”, przewoźnik dodatkowo zawiadamia ABW albo SKW.

Jeżeli zawarte umowy międzynarodowe nie stanowią inaczej, materiał przekazuje się za granicę i poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2 lub 3. Przepis § 4 stosuje się odpowiednio.

Materiał o klauzuli „zastrzeżone” może być przesyłany za granicę oraz poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej także za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 4, z uwzględnieniem zasad zabezpieczenia i pakowania określonych w § 8.

Materiał określony w § 4 może być przekazywany poza granice Rzeczypospolitej Polskiej za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6, z uwzględnieniem zasad zabezpieczenia i pakowania określonych w § 9.

Na każdym pojemniku przewożonym przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, umieszcza się dane o nadawcy i adresacie oraz odciski pieczęci urzędowej.

Przewoźnik, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, wydaje upoważnionemu przedstawicielowi adresata pojemnik z przesyłkami na podstawie listu kurierskiego.

Przesyłki przewożone przez przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2, w przypadku gdy ich adresatami są akredytowani przedstawiciele innych jednostek organizacyjnych niż urząd obsługujący ministra właściwego do spraw zagranicznych, mogą być przekazane przez konwojentów bezpośrednio do adresata, o ile posiada on warunki do ich bezpiecznego przechowywania określone w ustawie.

Przesyłki, których nadawcami są akredytowani przedstawiciele innych jednostek organizacyjnych niż urząd obsługujący ministra właściwego do spraw zagranicznych, mogą być przekazane bezpośrednio konwojentom przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2.

W przypadku gdy zachodzi konieczność pilnego wywozu poza granicę Rzeczypospolitej Polskiej materiału i nie istnieje możliwość przekazania materiału za pośrednictwem przewoźnika, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 2—4, kierownik jednostki delegującej może zezwolić na wywóz tego materiału, jeżeli osoba wywożąca:

Przed wydaniem zezwolenia, o którym mowa w ust. 1, kierownik jednostki delegującej, z wyjątkiem służb, o których mowa w art. 23 ust. 5 ustawy, jest obowiązany powiadomić ABW albo SKW o potrzebie wywozu materiału o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne”.

Zdeponowanie materiału w placówce zagranicznej uzgadnia się z urzędem obsługującym ministra właściwego do spraw zagranicznych.

Osobie wywożącej materiał za granicę wydaje się list kurierski oraz zapoznaje się ją z zasadami postępowania z tym materiałem.

Wymogów, o których mowa w ust. 1 pkt 6 i ust. 4, nie stosuje się:

Do przywozu z zagranicy oraz do przewozu poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej materiałów przepisy ust. 1—4 stosuje się odpowiednio.