Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych

Rozporządzenie określa:

Przepisów rozporządzenia regulujących sprawy, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, nie stosuje się w jednostkach organizacyjnych organów wymienionych w art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”, oraz w stosunku do informacji niejawnych wchodzących w skład zasobu archiwalnego archiwów państwowych.

Brzmienia tego przepisu w tej wersji nie podajemy: tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1558 ↗ podaje je inaczej niż nasze zestawienie. Sprawdź tekst jednolity lub Dziennik Ustaw.

W celu realizacji wymogów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzi się następujące dzienniki ewidencji:

W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych w kancelarii:

Brzmienia tego przepisu w tej wersji nie podajemy: tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1558 ↗ podaje je inaczej niż nasze zestawienie. Sprawdź tekst jednolity lub Dziennik Ustaw.

Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do organizacji pracy innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych, o których mowa w art. 44 ust. 1 ustawy.

Dzienniki ewidencji można prowadzić w formie elektronicznego rejestru.

Brzmienia tego przepisu w tej wersji nie podajemy: tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1558 ↗ podaje je inaczej niż nasze zestawienie. Sprawdź tekst jednolity lub Dziennik Ustaw.

Do podstawowych zadań kierownika kancelarii, w odniesieniu do materiałów podlegających rejestracji w kancelarii, należy:

Osoba kierująca oddziałem kancelarii wykonuje obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1—5.

W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii lub osoby kierującej oddziałem kancelarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy.

Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w obecności osoby zdającej obowiązki, osoby przejmującej obowiązki oraz pełnomocnika ochrony lub upoważnionej przez niego osoby. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz przechowuje się w kancelarii, drugi przechowuje pełnomocnik ochrony.

W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii lub osoby kierującej oddziałem kancelarii ich obowiązki przejmuje pełnomocnik ochrony lub pracownik kancelarii pisemnie przez niego upoważniony.

Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.

Wszelkie przypadki naruszenia zasad ochrony informacji niejawnych należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

Kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik niezwłocznie rejestruje przyjęte materiały w odpowiednim dzienniku lub rejestrze.

Brzmienia tego przepisu w tej wersji nie podajemy: tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1558 ↗ podaje je inaczej niż nasze zestawienie. Sprawdź tekst jednolity lub Dziennik Ustaw.

W przypadku zbioru dokumentów zakłada się jedną kartę zapoznania się z dokumentem. Kartę zapoznania się z dokumentem pozostawia się w jednostce organizacyjnej, w której została założona, i przechowuje się tak długo, jak dziennik ewidencyjny, w którym dokument został zarejestrowany.

Kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik przekazuje albo udostępnia zarejestrowane materiały adresatowi lub upoważnionej przez adresata osobie, za pokwitowaniem.

Po otwarciu przesyłki kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały:

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 5, kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, sporządza protokół z otwarcia przesyłki, zawierający opis nieprawidłowości, w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się do nadawcy, a drugi pozostawia u adresata.

Brzmienia tego przepisu w tej wersji nie podajemy: tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1558 ↗ podaje je inaczej niż nasze zestawienie. Sprawdź tekst jednolity lub Dziennik Ustaw.

Brzmienia tego przepisu w tej wersji nie podajemy: tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1558 ↗ podaje je inaczej niż nasze zestawienie. Sprawdź tekst jednolity lub Dziennik Ustaw.

Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje się, za pokwitowaniem, bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności — osobie przez niego pisemnie upoważnionej do odbioru.

Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1, odbiorca przesyłki:

Z chwilą zwrotu do kancelarii przesyłki, o której mowa w ust. 1, kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik uzupełnia dane dotyczące przesyłki w odpowiednim dzienniku lub rejestrze.

Brzmienia tego przepisu w tej wersji nie podajemy: tekst jednolity Dz.U. 2017 poz. 1558 ↗ podaje je inaczej niż nasze zestawienie. Sprawdź tekst jednolity lub Dziennik Ustaw.

Otrzymaną albo wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony dokument lub inny materiał rejestruje się w dzienniku ewidencji odpowiednio w kolejności otrzymania, wysłania lub wytworzenia.

Rejestracji, o których mowa w ust. 1, dokonuje się atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian w dzienniku ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej zmiany.

W przypadku anulowania pozycji w dzienniku ewidencji podaje się powód anulowania, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej anulowania. Anulowania pozycji w dzienniku ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym.

Zabrania się wycierania, zamazywania lub nadpisywania zapisów dokonanych w dziennikach ewidencji.

W elektronicznych rejestrach dokumentów nie usuwa się zapisów ani nie dokonuje się zmian, o których mowa w ust. 2—4. W rejestrach tych zamieszcza się informacje o zmianach i skreśleniach.

Dokument, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, o ile nie stanowi materiału archiwalnego, może zostać zniszczony, z zastrzeżeniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dokument niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub częściowe odtworzenie jego treści.

Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu uzupełnia się rejestry, dzienniki i inne informacje dotyczące jego rejestracji.