Dz.U. 2013 poz. 1739 · Rozporządzenie · obowiązujący
Na podstawie art. 19 ust. 5 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221, z późn. zm.2)) zarządza się, co następuje:
Rozporządzenie określa dokumentację dotyczącą:
zatrudnionych pracowników ochrony oraz zawieranych i realizowanych umów dotyczących koncesjonowanej działalności gospodarczej prowadzonej przez przedsiębiorcę wykonującego działalność gospodarczą w zakresie ochrony osób i mienia, zwanego dalej „przedsiębiorcą”;
organizacji i wykonywania ochrony przez specjalistyczne uzbrojone formacje ochronne podczas świadczenia przez nie usług ochrony osób i mienia z bronią.
Wykaz pracowników ochrony powinien zawierać dane osób wykonujących na rzecz przedsiębiorcy zadania ochrony osób i mienia.
Księga realizacji umowy powinna zawierać następujące dane:
numer umowy;
datę rozpoczęcia i zakończenia usługi;
miejsce wykonywania usługi;
formę wykonywanej usługi określoną zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia;
imiona i nazwiska pracowników ochrony wykonujących usługę;
imiona i nazwiska pracowników ochrony sprawujących nadzór nad pracownikami, o których mowa w pkt 5;
ilość i rodzaj broni palnej przydzielonej pracownikom ochrony do wykonania usługi;
ilość i rodzaj środków przymusu bezpośredniego przydzielonych pracownikom ochrony do wykonania usługi.
Dziennik zmiany powinien zawierać następujące dane:
datę i godzinę rozpoczęcia i zakończenia zmiany;
imiona i nazwiska, uzbrojenie i wyposażenie pracowników ochrony na zmianie;
wskazanie rozmieszczenia poszczególnych pracowników, o których mowa w pkt 2;
datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników, o których mowa w ust. 3 pkt 6.
Książka transportów wartości pieniężnych powinna zawierać:
datę, godzinę i miejsce rozpoczęcia i zakończenia transportu;
imiona i nazwiska pracowników ochrony;
imię i nazwisko kierowcy;
imię i nazwisko osoby transportującej;
określenie uzbrojenia i wyposażenia osób, o których mowa w pkt 2-4;
rodzaj użytego pojemnika specjalistycznego;
określenie środków transportu z uwzględnieniem rodzaju użytego bankowozu, pojazdu ubezpieczającego, numerów rejestracyjnych tych pojazdów;
określenie środków łączności;
datę i godzinę czynności dokonanej w ramach nadzoru sprawowanego przez pracowników, o których mowa w ust. 3 pkt 6.
Dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej.
Jeżeli dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej, stosuje się rozwiązania techniczne odpowiednie do ilości danych, zapewniające właściwą rejestrację i przechowywanie dokumentacji, jej używalność i wiarygodność, co najmniej do upływu okresu przechowywania.
Strony dokumentacji prowadzonej w formie papierowej powinny być kolejno numerowane i stanowić uporządkowaną całość.
Dokumentacja jest prowadzona z uwzględnieniem konieczności:
zabezpieczenia przed uszkodzeniem, utratą lub nieuprawnioną zmianą danych;
zachowania integralności i wiarygodności oraz możliwości weryfikacji na podstawie dokumentów źródłowych przechowywanych w siedzibie przedsiębiorcy albo w miejscu wykonywania działalności;
zapewnienia dostępu do dokumentacji osobom uprawnionym oraz zabezpieczenia przed dostępem osób nieuprawnionych;
identyfikacji osób uprawnionych oraz zmian dokonywanych przez te osoby.
Aktualizacji zapisów dokonuje się niezwłocznie po powstaniu zmiany.
Zapisów w dokumentacji dokonują w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny osoby uprawnione.
Poprawki w dokumentacji powinny być dokonywane innym kolorem niż kolor prowadzonej dokumentacji, w sposób trwały, wyraźny i chronologiczny, oraz być opatrzone czytelnym podpisem osoby dokonującej poprawki lub jej imieniem i nazwiskiem w przypadku dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej.
W przypadku ksiąg realizacji umów, wykonywanych przez tych samych pracowników ochrony, może być prowadzona wspólna dokumentacja dotycząca danych, o których mowa w § 3 ust. 3 pkt 5-8.
W trakcie wykonywania działalności dokumentację przechowuje się w siedzibie przedsiębiorcy albo miejscu wykonywania działalności.
Dziennik zmiany prowadzony jest w obiektach chronionych przez specjalistyczną uzbrojoną formację ochronną.
Książka transportów wartości pieniężnych prowadzona jest w miejscu przechowywania dokumentacji.
Po zakończeniu wykonywania działalności w zakresie usług ochrony osób i mienia przedsiębiorca zawiadamia organ koncesyjny o miejscu przechowywania dokumentacji.
Księgi realizacji umów, których prowadzenie rozpoczęto przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, mogą być prowadzone na dotychczasowych zasadach do czasu wygaśnięcia umowy.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.
Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, z 2008 r. Nr 171, poz. 1055 i Nr 180, poz. 1112, z 2009 r. Nr 98, poz. 817, z 2010 r. Nr 47, poz. 278, Nr 182, poz. 1228 i Nr 229, poz. 1496, z 2011 r. Nr 106, poz. 622, Nr 170, poz. 1015 i Nr 171, poz. 1016, z 2012 r. poz. 908 oraz z 2013 r. poz. 628 i 829.