Dz.U. 2014 poz. 551 · Rozporządzenie · obowiązujący
Na podstawie art. 457 ust. 1 ustawy z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. poz. 1650 oraz z 2014 r. poz. 463) zarządza się, co następuje:
Rozporządzenie określa:
sposób i tryb przeprowadzania kontroli korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych;
wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
wzór protokołu kontroli.
Kontrola korzystania z dostępu do danych przetwarzanych w krajowym zbiorze rejestrów, ewidencji i wykazu w sprawach cudzoziemców za pomocą urządzeń telekomunikacyjnych lub systemów teleinformatycznych, zwana dalej „kontrolą”, przeprowadzana jest zgodnie z rocznym planem kontroli, sporządzanym przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zwanego dalej „Szefem Urzędu”.
Szef Urzędu może zarządzić, w razie potrzeby, przeprowadzenie kontroli doraźnej.
O rozpoczęciu kontroli Szef Urzędu informuje pisemnie kierownika podmiotu kontrolowanego.
Szef Urzędu:
zarządza kontrolę;
wyznacza zespół kontrolny, w którego skład wchodzi co najmniej dwóch pracowników Urzędu do Spraw Cudzoziemców, zwanych dalej „kontrolującymi”;
wyznacza spośród kontrolujących kierownika zespołu kontrolnego;
sporządza program kontroli, który określa:
podmiot kontrolowany,
temat kontroli,
zakres kontroli,
okres objęty kontrolą,
kryteria stosowane w ramach kontroli oraz mierniki umożliwiające ocenę działalności podmiotu kontrolowanego,
imiona, nazwiska oraz stanowiska służbowe kontrolujących.
Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
Kontrolujący:
może żądać od kierownika i pracowników podmiotu kontrolowanego ustnych i pisemnych wyjaśnień w zakresie objętym kontrolą;
dokonuje ustaleń w ramach kontroli;
dokumentuje ustalenia dokonane w ramach kontroli;
w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości ustala ich przyczynę, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne;
niezwłocznie informuje na piśmie kierownika podmiotu kontrolowanego oraz Szefa Urzędu o ujawnionych nieprawidłowościach wymagających niezwłocznego podjęcia działań zaradczych lub usprawniających;
sporządza protokół kontroli.
Kontrolujący dokonuje ustaleń w ramach kontroli na podstawie zebranych w jej toku dowodów.
Gdy zachodzi konieczność ustalenia, czy kontrolowane urządzenia telekomunikacyjne, systemy teleinformatyczne lub obiekty są odpowiednio zabezpieczone, kontrolujący może, w obecności kierownika podmiotu kontrolowanego lub osoby przez niego wskazanej, przeprowadzić oględziny.
Z przyjęcia ustnych wyjaśnień lub oświadczeń albo z przeprowadzonych oględzin sporządza się protokół, który podpisują kontrolujący i osoba składająca wyjaśnienia lub oświadczenie albo kontrolujący i osoba obecna przy oględzinach.
Kontrolujący sporządza notatkę służbową z innych czynności przeprowadzonych w toku kontroli.
W aktach kontroli, o których mowa w § 6 pkt 3, kierownik zespołu kontrolnego dokumentuje przebieg i wyniki czynności kontrolnych.
Akta kontroli zawierają w szczególności:
wykaz zawartości akt kontroli, ze wskazaniem stron dokumentów;
program kontroli;
upoważnienia do przeprowadzenia kontroli;
uwierzytelnione kopie dokumentów potwierdzających uprawnienie do przetwarzania danych przekazanych do weryfikacji;
protokół z oględzin;
notatki służbowe;
protokół kontroli.
Protokół kontroli podpisują kontrolujący i przekazują go kierownikowi podmiotu kontrolowanego oraz wyznaczają mu termin 7 dni na złożenie podpisu, licząc od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Kierownik podmiotu kontrolowanego może wnieść do protokołu kontroli umotywowane pisemne zastrzeżenia w terminie, o którym mowa w ust. 1.
W przypadku zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu kontroli kontrolujący dokonują ich analizy i, w miarę potrzeby, podejmują dodatkowe czynności kontrolne.
Szef Urzędu po rozpatrzeniu zastrzeżeń do protokołu kontroli:
odrzuca zastrzeżenia wniesione przez osobę nieuprawnioną lub wniesione po upływie terminu, o którym mowa w § 10 ust. 1, i zawiadamia o tym kierownika podmiotu kontrolowanego, którego informuje o przyczynach odrzucenia zastrzeżeń, albo
uwzględnia zastrzeżenia w całości lub w części, albo
oddala zastrzeżenia w całości lub w części.
W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, kontrolujący zmieniają lub uzupełniają odpowiednią część protokołu kontroli.
W przypadkach, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 3, kierownik zespołu kontrolnego uzupełnia protokół kontroli o pisemne stanowisko Szefa Urzędu, w którym są wskazane przyczyny nieuwzględnienia zastrzeżeń, i dołącza je do akt kontroli.
Zmieniony lub uzupełniony protokół kontroli Szef Urzędu przekazuje kierownikowi podmiotu kontrolowanego do podpisu, a kierownik podmiotu kontrolowanego zwraca podpisany protokół kontroli Szefowi Urzędu.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2014 r.