Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 lutego 2017 r. w sprawie pozasądowego postępowania przed Rzecznikiem Finansowym¹⁾

Rzecznik Finansowy, zwany dalej „Rzecznikiem”, udziela upoważnienia do prowadzenia postępowania na czas określony, nie krótszy niż 6 miesięcy i nie dłuższy niż 3 lata.

Upoważnienie może być udzielone ponownie tej samej osobie.

Osoba upoważniona bierze udział w rozpoznaniu sprawy rozpoczętej z jej udziałem do czasu jej zakończenia mimo upływu okresu, na który zostało udzielone upoważnienie, chyba że upoważnienie zostało cofnięte zgodnie z art. 35b ust. 4 ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o rozpatrywaniu reklamacji przez podmioty rynku finansowego i o Rzeczniku Finansowym, zwanej dalej „ustawą”.

W przypadku cofnięcia upoważnienia zgodnie z art. 35b ust. 4 ustawy Rzecznik przekazuje postępowanie do prowadzenia innej upoważnionej osobie.

Postępowanie albo poszczególne jego czynności podejmowane są w postaci pisemnej lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Korespondencję włącza się do akt sprawy. Akta mogą być prowadzone w postaci elektronicznej.

Rzecznik informuje strony o podejmowanych czynnościach pisemnie, jeżeli to możliwe i przemawiają za tym okoliczności sprawy - za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W toku postępowania strony mogą wymieniać informacje.

Wymiana informacji odbywa się: przesyłką pocztową, pocztą elektroniczną, telefonicznie, przy pomocy dedykowanych platform elektronicznych lub w inny uzgodniony sposób.

Wniosek zawiera:

Do wniosku dołącza się:

Do wniosku dołącza się także informację, czy Rzecznik podejmuje lub podejmował działania w trybie art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy w zakresie ochrony klientów podmiotu rynku finansowego, reprezentując interesy klienta, a także czy sprawa o to samo roszczenie między tymi samymi stronami jest w toku albo została już rozpatrzona przez Rzecznika w postępowaniu, sąd polubowny, inny właściwy podmiot albo sąd.

Niezwłocznie po wpłynięciu wniosku Rzecznik dokonuje wstępnego badania treści wniosku.

Postępowanie wszczyna się z chwilą wpływu wniosku zawierającego co najmniej oznaczenie klienta i podmiotu rynku finansowego, dokładne określenie żądania, określenie rodzaju postępowania, o którym mowa w art. 36 ust. 2 ustawy, zgodnie z wyborem wnioskodawcy, oraz podpis wnioskodawcy lub jego pełnomocnika.

Jeżeli wniosek nie spełnia wymagań określonych w § 6 ust. 1 i 2, Rzecznik wzywa wnioskodawcę, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania, do jego uzupełnienia w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania.

W przypadku gdy z treści wniosku nie wynika jednoznacznie, czy klient oczekuje wszczęcia postępowania, czy też podjęcia czynności zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, Rzecznik poucza klienta o trybach i zasadach podejmowania przez Rzecznika działań i wzywa klienta do dokonania wyboru trybu działania w terminie 14 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

Jeżeli na wezwanie, o którym mowa w ust. 4, klient wniósł o:

W przypadku pozostawienia wniosku bez rozpoznania przepis § 9 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Składając wniosek o zwolnienie z obowiązku uiszczenia opłaty, klient wskazuje na okoliczności uprawdopodabniające zasadność tego zwolnienia.

Rzecznik może wezwać klienta do złożenia dodatkowych wyjaśnień i przedstawienia dokumentów pozwalających na uznanie wniosku o zwolnienie z obowiązku uiszczenia opłaty za zasadny.

Rzecznik informuje klienta o zwolnieniu z obowiązku uiszczenia opłaty albo informuje go o braku takiego zwolnienia, wyznaczając termin na uiszczenie opłaty.

Rzecznik informuje strony o przyczynie odmowy rozpatrzenia sporu, w terminie nie dłuższym niż 3 tygodnie od dnia wpływu wniosku spełniającego wymogi określone w § 6 ust. 1 i 2, wskazując na podstawę prawną i okoliczności ją uzasadniające.

W przypadku odmowy, o której mowa w ust. 1, Rzecznik, na wniosek klienta, dokonuje zwrotu opłaty, o ile została uiszczona, w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku.

O wszczęciu postępowania Rzecznik zawiadamia strony w terminie 7 dni.

W toku postępowania w razie potrzeby Rzecznik wzywa strony do przedstawienia, w wyznaczonym terminie, wyjaśnień, a także wszystkich okoliczności mogących przyczynić się do rozwiązania sporu.

W toku postępowania strony mogą przedstawiać własne stanowiska, dokumenty i dowody.

W toku postępowania Rzecznik może wykorzystać dokumenty i inne materiały zgromadzone w związku z rozpatrywaniem wniosku, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy, dotyczącego sporu między tymi samymi stronami.

Wynik postępowania w postaci protokołu, o którym mowa w art. 41 ust. 1 ustawy, Rzecznik przedstawia stronom w terminie 90 dni od dnia wpływu wniosku spełniającego wymogi określone w § 6 ust. 1 i 2.

O przedłużeniu terminu, o którym mowa w ust. 1, w przypadku sporów szczególnie skomplikowanych Rzecznik informuje strony postępowania, wskazując spodziewany termin jego zakończenia.

Rzecznik przedstawia stronom propozycję rozwiązania sporu w zakresie żądań objętych wnioskiem, jeżeli z okoliczności sprawy wynika, że sformułowanie takiej propozycji jest możliwe. Propozycja ta jest przedstawiana w terminie umożliwiającym zakończenie postępowania zgodnie z § 11 ust. 1.

Rzecznik wyznacza stronom termin na wyrażenie zgody na przedstawioną im propozycję rozwiązania sporu, nie krótszy niż 7 dni.

W razie potrzeby, gdy przemawia za tym charakter sporu, Rzecznik może wyznaczyć posiedzenie, na które wzywa stronę lub strony postępowania. Posiedzenie wyznacza się w terminie umożliwiającym stawienie się stronie lub stronom oraz ich pełnomocnikom, jeśli zostali ustanowieni.

Posiedzenie odbywa się w terminie i miejscu wyznaczonym przez Rzecznika.

Jeżeli w posiedzeniu uczestniczą jednocześnie obie strony, sporządza się protokół z posiedzenia zawierający co najmniej: datę, miejsce, dane dotyczące uczestniczących w nim osób, a także ogólną informację o rezultacie spotkania. Jeżeli obie strony wyrażą na to zgodę, w protokole z posiedzenia można zamieścić składane w trakcie posiedzenia propozycje i stanowiska stron.

Opinię, o której mowa w art. 40 ustawy, Rzecznik przygotowuje w oparciu o dokumenty lub wyjaśnienia przedstawione przez strony postępowania oraz inne materiały zgromadzone w toku rozpatrywania sprawy.

W opinii nie uwzględnia się propozycji rozwiązania sporu przedstawianych przez strony w toku postępowania, chyba że obie strony wyrażą na to zgodę. W opinii Rzecznik dodatkowo wskazuje na ustalony stan faktyczny lub te elementy stanu faktycznego, których ustalenie nie było możliwe, a mogło mieć wpływ na ocenę sprawy.