Rozporządzenie Ministra Infrastruktury i Budownictwa z dnia 25 kwietnia 2017 r. w sprawie organizacji instytucji Rzecznika Praw Pasażera Kolei oraz postępowania w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów pasażerskich¹⁾

Rzecznik bezpośrednio kieruje pracami zespołu, o którym mowa w art. 16f ust. 1 ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym, poprzez przydzielanie spraw członkom zespołu, bieżącą kontrolę prowadzonych przez nich postępowań oraz wydawanie członkom zespołu poleceń i wytycznych, z zastrzeżeniem obowiązku zachowania ich niezależności i bezstronności.

Rzecznik przydziela sprawy według kolejności ich wpływu lub uwzględniając doświadczenie członków zespołu. W przydziale spraw nie uwzględnia się członków nieobecnych w pracy z powodu choroby trwającej nieprzerwanie co najmniej 7 dni kalendarzowych.

Rzecznik prowadzi bieżącą kontrolę postępowań prowadzonych przez członków zespołu pod względem legalności i sprawności postępowania.

W czasie nieobecności Rzecznika pracami zespołu kieruje członek zespołu wyznaczony przez Rzecznika.

Rzecznik wykonuje zadania w siedzibie i w godzinach pracy Urzędu Transportu Kolejowego, zwanego dalej „UTK”.

Oprócz dokumentów, o których mowa w art. 16e ust. 4 ustawy z dnia 28 marca 2003 r. o transporcie kolejowym, do wniosku o wszczęcie postępowania dołącza się:

W przypadku dołączenia do wniosku kopii pełnomocnictwa Rzecznik może zażądać przedstawienia oryginału pełnomocnictwa albo jego urzędowo poświadczonego odpisu, jeżeli poweźmie wątpliwości co do prawdziwości pełnomocnictwa.

W przypadku gdy wniosek jest składany w postaci elektronicznej, a do wniosku należy dołączyć dokument, który wnioskodawca posiada jedynie w postaci papierowej, do wniosku można dołączyć elektroniczną kopię tego dokumentu.

W przypadku, o którym mowa w ust. 3:

W przypadku gdy wniosek nie spełnia wymagań, o których mowa w § 3 lub § 4, Rzecznik wzywa wnioskodawcę do jego uzupełnienia w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania.

Wezwanie do uzupełnienia wniosku wysłane za pośrednictwem poczty elektronicznej uznaje się za doręczone z dniem następującym po dniu wysłania.

W przypadku gdy wnioskodawca nie uzupełni wniosku albo nie jest możliwe wezwanie go do uzupełnienia wniosku, Rzecznik prowadzi postępowanie na podstawie posiadanych dokumentów i dowodów.

W przypadku gdy jest to niezbędne do wyjaśnienia szczególnie skomplikowanego stanu faktycznego, Rzecznik może wyznaczyć rozprawę.

Rzecznik wzywa na rozprawę strony postępowania lub ich przedstawicieli, jeżeli zostali ustanowieni, oraz może wezwać świadków lub inne osoby, jeżeli ich udział w rozprawie jest uzasadniony ze względu na jej przedmiot.

W wezwaniu na rozprawę określa się termin, miejsce i przedmiot rozprawy.

Na rozprawie strony mogą składać wyjaśnienia, przedstawiać stanowiska oraz wypowiadać się co do zebranych dokumentów i dowodów.

Rozprawę prowadzi Rzecznik lub wyznaczony przez Rzecznika członek zespołu.

Z przeprowadzonej rozprawy sporządza się protokół. Protokół zawiera oznaczenie stron, informację o miejscu, terminie i przebiegu rozprawy oraz podpis prowadzącego rozprawę.

Rzecznik udziela członkowi zespołu upoważnienia do prowadzenia postępowań na czas określony nie krótszy niż 3 lata.

Rzecznik określa w upoważnieniu do prowadzenia postępowań zakres czynności, do których podejmowania w ramach postępowania uprawniony jest członek zespołu.