Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 11 stycznia 2017 r. w sprawie utrwalania obrazu lub dźwięku dla celów procesowych w postępowaniu karnym

Do utrwalania obrazu lub dźwięku dla celów procesowych używa się urządzeń i środków technicznych, w tym systemów teleinformatycznych, utrwalających zapis na nośnikach analogowych lub informatycznych nośnikach danych.

Zapis utrwalany jest na nośnikach umożliwiających przechowywanie danych przez okres niezbędny dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania karnego.

System teleinformatyczny służący do utrwalania zapisu zapewnia:

Jeżeli utrwalanie zapisu następuje za pomocą systemu teleinformatycznego, to dla każdego zapisu w metadanych należy podać następujące informacje:

Dla każdego zapisu podaje się wszystkie metadane określone w ust. 1.

Zapis utrwala się w sposób umożliwiający jego automatyczne wyodrębnienie oraz wyodrębnienie poszczególnych metadanych.

Przed przystąpieniem do utrwalania obrazu lub dźwięku za pomocą systemu teleinformatycznego protokolant identyfikuje się w systemie teleinformatycznym.

Protokolant wprowadza do systemu teleinformatycznego lub sprawdza i w razie potrzeby uzupełnia dane w postaci elektronicznej dotyczące oznaczenia organu prowadzącego postępowanie, miejsca i daty czynności procesowej, nazwiska osoby przeprowadzającej czynność, protokolanta, oskarżyciela, oskarżonego, jak również obecnych podczas czynności procesowej przedstawicieli ustawowych i obrońców, oznaczenia sprawy oraz wzmianki co do jawności.

Do zapisu utrwalonego za pomocą systemu teleinformatycznego można sporządzić adnotacje.

Adnotacjom sporządzonym dla danego zapisu przyporządkowuje się metadane, o których mowa w ust. 1.

Zapis z przebiegu rozprawy utrwalony w systemie teleinformatycznym obejmuje:

W przypadkach uzasadnionych liczbą osób uczestniczących w rozprawie może zostać zwiększona liczba urządzeń transmitujących dźwięk z miejsc, o których mowa w ust. 1 pkt 3.

Jeżeli liczba osób uczestniczących w rozprawie jest inna niż liczba podłączonych do systemu teleinformatycznego urządzeń transmitujących dźwięk, przewodniczący ustala, którego urządzenia należy używać.

Zapis z przebiegu rozprawy utrwalony w systemie teleinformatycznym może obejmować dodatkowo zapis obrazu lub dźwięku z innych miejsc niż określone w ust. 1.

Po zakończeniu utrwalania przebiegu rozprawy za pomocą systemu teleinformatycznego, protokolant podpisuje zapis zaawansowanym podpisem elektronicznym.

Dla każdego nośnika sporządza się metrykę identyfikacyjną, zwaną dalej „metryką”. Wzór metryki jest określony w załączniku do rozporządzenia.

Metrykę opatruje się numerem nadanym zgodnie z kolejnością wykonywania zapisów i ich kopii w danej sprawie.

Numer metryki i sygnaturę akt umieszcza się na powierzchni przeznaczonej do opisywania nośnika, o ile nośnik ją posiada.

Metrykę sporządza się w oryginale i kopiach.

Oryginał metryki przechowuje się w aktach sprawy.

Kopię metryki przechowuje się wraz z nośnikiem w tym samym opakowaniu.

W przypadku informatycznego nośnika danych w metryce umieszcza się sumę kontrolną każdego pliku wchodzącego w skład zapisu lub do oryginału i kopii metryki dołącza się wydruk zawierający sumę kontrolną każdego pliku wchodzącego w skład zapisu. Informację o dołączeniu wydruków umieszcza się w polu „Sumy kontrolne” metryki.

Jeżeli w postępowaniu karnym sporządzono więcej niż trzy metryki, do akt sprawy dołącza się wykaz metryk wskazujący w szczególności ich numery, daty sporządzenia, rodzaj nośnika, utrwaloną czynność procesową i numer karty w aktach sprawy, na której znajduje się metryka.

Kopię zapisu cyfrowego wykonuje się w tym samym formacie, w którym utrwalono zapis na nośniku pierwotnym lub wtórnym, bez dzielenia plików ani wprowadzania jakichkolwiek zmian w stosunku do zapisu zarejestrowanego podczas utrwalonej czynności procesowej.

Zapis cyfrowy uznaje się za skopiowany, jeśli każda suma kontrolna skopiowanego pliku jest zgodna z sumą kontrolną pliku, którego dokonano kopiowania.

Zapis analogowy można skopiować również poprzez konwersję do formy cyfrowej w sposób zapewniający uzyskanie możliwie najlepszej jakości zapisu cyfrowego.

Nośnik pierwotny należy opakować, zabezpieczyć odciskiem okrągłej pieczęci jednostki przeprowadzającej czynność procesową i umieścić na opakowaniu informacje wskazujące sygnaturę akt sprawy, utrwaloną czynność procesową, numer metryki, datę opakowania oraz imię, nazwisko i funkcję osoby dokonującej opakowania.

Każde otwarcie i ponowne zamknięcie opakowania nośnika pierwotnego należy odnotować w metryce, wskazując osobę dokonującą otwarcia lub zamknięcia opakowania oraz datę i miejsce dokonania tej czynności.

Nośnik pierwotny niewymagający przekazania do laboratorium lub zwrócony z laboratorium rejestruje się i przechowuje w sposób przewidziany dla dowodów rzeczowych.

Jeżeli nośnik pierwotny będący informatycznym nośnikiem danych jest dostosowany do wielokrotnego nagrywania i kasowania zapisów, po zakończeniu utrwalanej czynności zapis można skopiować na nośnik wtórny. Zapis należy skopiować na nośnik wtórny, jeżeli nie można dokonać czynności określonych w § 8 ust. 1.

Do nośnika wtórnego przepis § 8 stosuje się odpowiednio.

Po prawidłowym skopiowaniu zapisu na nośnik wtórny jest dopuszczalne użycie nośnika pierwotnego do utrwalenia innej czynności procesowej, nawet jeśli łączy się to z uszkodzeniem lub utratą istniejącego na nim zapisu. W takim przypadku metrykę nośnika pierwotnego dołącza się do akt sprawy po zamieszczeniu w niej informacji o przeznaczeniu tego nośnika do zarejestrowania innej czynności procesowej. Do nośnika pierwotnego w takim przypadku nie stosuje się § 8.

Jeżeli nośnik pierwotny potrzebuje obróbki chemicznej lub innych czynności, których wykonanie wymaga wiadomości specjalnych, po opakowaniu przekazuje się go wraz z metryką do laboratorium, które zamieszcza w metryce informacje o wykonanych czynnościach oraz zgodności cech nośnika i zapisu z cechami opisanymi w metryce.

Przy każdorazowym wykonywaniu kopii zapis jest kopiowany bezpośrednio z nośnika pierwotnego albo wtórnego, chyba że nie jest to możliwe z powodu utraty lub uszkodzenia tego nośnika lub utrwalonego na nim zapisu; w takim przypadku wykonuje się kopie z kopii bezpieczeństwa lub kopii sporządzonej na potrzeby postępowania karnego.

Każde wykonanie kopii odnotowuje się w metryce nośnika, z którego skopiowano zapis. Dane dotyczące kopiowania umieszcza się w metryce nośnika, na który skopiowano zapis. Wpisów w metrykach dokonuje osoba dokonująca kopiowania.

Kopię zapisu sporządza upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie.

Kopię zapisu sporządza się w laboratorium:

Kopię zapisu można wykonać w laboratorium, jeżeli zapewni to lepszą jakość skopiowanego zapisu.

W przypadku gdy kopiowania dokonuje się na wniosek podmiotu uprawnionego do otrzymania kopii zapisu, a zachodzą okoliczności, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 3, kopię zapisu sporządza się w laboratorium, gdy uprawniony podmiot o to wnosi.

Kopie bezpieczeństwa wykonuje się, jeżeli organ prowadzący postępowanie uzna to za celowe, w szczególności ze względu na wagę sprawy lub długotrwałość postępowania.

Kopie bezpieczeństwa można wykonywać również po prawomocnym zakończeniu postępowania, jeżeli prezes sądu, prokurator lub kierownik jednostki, w której przechowuje się akta, uzna to za celowe.

Kopie bezpieczeństwa zapisów przechowywanych w systemie teleinformatycznym wykonywane zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji lub innymi przepisami, można wykonywać w tym systemie bez decyzji podmiotów, o których mowa w ust. 1 i 2.

Zapisy udostępnia się w budynku organu prowadzącego postępowanie.

Zapisy z przebiegu rozprawy utrwalone za pomocą systemu, o którym mowa w § 3 ust. 3, mogą być udostępnione także za pomocą konta w systemie teleinformatycznym.

Zapis udostępnia kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie, na wniosek podmiotu uprawnionego.

W celu prezentacji zapisu obrazu lub dźwięku zapis odtwarza się za pomocą przeznaczonego do tego celu urządzenia. Podczas odtwarzania można użyć urządzenia korygującego lub wzmacniającego utrwalony dźwięk.

W metryce nośnika, z którego odtwarza się zapis, należy zamieścić informację wskazującą czas i miejsce prezentacji, imię i nazwisko osoby przeprowadzającej prezentację oraz wykaz osób obecnych przy prezentacji zawierający ich imiona i nazwiska. Po odtworzeniu zapisu z informatycznego nośnika danych do metryki należy dołączyć aktualny wydruk sum kontrolnych.

Wymogów określonych w ust. 2 nie stosuje się, jeżeli zapis odtwarzany jest z nośnika kopii.

W razie uszkodzenia nośnika lub zapisu podczas odtwarzania należy odnotować ten fakt w metryce.

Kopię zapisu przekazuje kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu prowadzącego postępowanie na wniosek podmiotu uprawnionego.

Nośnik kopii wraz z kopią metryki przekazuje się podmiotom uprawnionym za pokwitowaniem odbioru. Do akt sprawy dołącza się pokwitowanie odbioru oraz kopię dowodu uiszczenia przez podmiot uprawniony opłaty za sporządzenie i przekazanie kopii zapisu.

Kopia zapisu może być przekazana za pomocą konta w systemie teleinformatycznym, jeżeli zapis przechowywany jest w tym systemie i pozwalają na to warunki techniczne.

W przypadku wątpliwości, czy wniosek o przekazanie kopii zapisu z akt sądowych został złożony przez podmiot uprawniony albo czy jest od takiego wniosku uiszczona opłata w prawidłowej wysokości, kierownik sekretariatu lub inny upoważniony pracownik organu przedkłada wniosek przewodniczącemu wydziału, sędziemu referentowi lub innej osobie uprawnionej do podjęcia decyzji.

Konto w systemie teleinformatycznym w celu przekazywania kopii zapisu obrazu lub dźwięku zakłada się na wniosek złożony za pośrednictwem tego systemu.

Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera następujące dane wnioskodawcy: imię i nazwisko, serię i numer dokumentu tożsamości, numer PESEL, kraj (w przypadku obcokrajowców bez numeru PESEL), datę i miejsce urodzenia, imiona rodziców, adres e-mail, numer legitymacji potwierdzającej wykonywanie zawodu prawniczego (w przypadku profesjonalnych pełnomocników) oraz adres zameldowania.

Login i hasło do systemu teleinformatycznego są nadawane po pozytywnej weryfikacji danych zawartych we wniosku dokonanej przez pracownika sądu.

Przepisów § 6, 8 i § 10 ust. 2 zdanie pierwsze oraz § 17 ust. 2 nie stosuje się do nośnika pierwotnego, będącego systemem teleinformatycznym.

Przepisów § 6 ust. 3 i 6 nie stosuje się do nośnika kopii bezpieczeństwa, jeżeli ich zastosowanie nie jest możliwe.

Przepisów § 6 ust. 7, § 7 ust. 2 i § 17 ust. 2 zdanie drugie nie stosuje się do zapisów podpisanych zaawansowanym podpisem elektronicznym.

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej przez organ prowadzący postępowanie pobiera się opłatę w wysokości:

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej w laboratorium pobiera się opłatę w wysokości:

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu sporządzonej w laboratorium w sposób, o którym mowa w § 7 ust. 3, pobiera się opłatę w wysokości 100 zł powiększoną o 45 zł za każdą rozpoczętą godzinę kopii zapisu.

Za sporządzenie i przekazanie podmiotom uprawnionym kopii zapisu obrazu utrwalonego w formie odbitek pozytywowych zdjęć fotograficznych pobiera się opłatę w wysokości 1 zł za każdą przekazaną odbitkę.