Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 9 października 2018 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie prowadzenia ksiąg notarialnych oraz przekazywania na przechowanie dokumentów sądom rejonowym

Notariusz prowadzi, według ustalonych wzorów, następujące księgi notarialne:

Notariusz prowadzi również księgi i wykazy, których obowiązek prowadzenia wynika z odrębnych przepisów, zwłaszcza finansowych.

Liczbę kart w księgach wymienionych w ust. 1 pkt 1, 2 i 3 poświadcza notariusz na ostatniej stronie księgi.

Notariuszowi wolno założyć nowy tom repertorium A i repertorium P dopiero po zakończeniu tomu poprzedniego.

Repertoria i inne księgi notarialne prowadzi się według rocznych okresów kalendarzowych. Nie dotyczy to księgi depozytowej, dziennika przesyłanych dokumentów oraz dziennika korespondencyjnego.

Księgi powinny być oprawione, a strony w nich ponumerowane.

Omyłkowe wpisy w księgach notarialnych poprawia się przez przekreślenie błędnej treści czerwonym kolorem w sposób umożliwiający jej odczytanie i przez wpisanie właściwej treści. Dokonane poprawki opatruje się datą i podpisem osoby, która czynności dokonała.

Do repertorium A wpisuje się w porządku chronologicznym wszystkie czynności notarialne, z wyjątkiem protestów.

Wpisanie do repertorium A następuje niezwłocznie po zakończeniu czynności.

Do repertorium A wpisuje się:

O wydaniu wypisu, odpisu lub wyciągu sporządza się adnotację w rubryce „uwagi” pod numerem repertorium A, pod którym został zapisany oryginał aktu notarialnego.

Wykazane w repertorium A pobrane należności podsumowuje się codziennie, a także miesięcznie. Pod podsumowaniem wyszczególnia się wszystkie kwoty wpłacone do właściwego organu finansowego (urzędu skarbowego), z powołaniem się na odpowiednie pokwitowanie.

Do repertorium P wpisuje się dokumenty oddane do protestu.

Repertorium P prowadzi się przy odpowiednim zastosowaniu przepisów o prowadzeniu repertorium A, z uwzględnieniem innych właściwych przepisów. W wypadku sumowania należności, obowiązuje sumowanie miesięczne.

Do dziennika przesyłanych dokumentów wpisuje się wnioski i pisma przesyłane z urzędu sądom i innym organom państwowym.

Do dziennika korespondencyjnego wpisuje się inne pisma, wysyłane i wpływające, dotyczące działalności notariusza.

Notariusz przechowuje u siebie oryginały aktów, testamentów i protokołów, odpisy dokonanych protestów oraz księgi notarialne wymienione w § 1 ust. 1 pkt 1 i 2, a także w § 6 z okresu ostatnich dziesięciu lat; po upływie tego okresu przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii.

Przepisu ust. 1 nie stosuje się do dokumentów przyjętych na przechowanie.

Do dokumentów przekazanych przez notariusza do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego stosuje się odpowiednio przepisy o przekazywaniu akt sądowych do archiwum państwowego.

W razie zaprzestania prowadzenia kancelarii notarialnej, akty i księgi notarialne oraz złożone na przechowanie dokumenty notariusz, który prowadził tę kancelarię, lub osoba wskazana przez radę właściwej izby notarialnej przekazuje do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego ze względu na siedzibę kancelarii. Pieniądze i papiery wartościowe przekazuje się do depozytu sądowego lub banku.

W wypadku, o którym mowa w ust. 1, wypisy aktów notarialnych przekazanych do archiwum ksiąg wieczystych wydaje sąd rejonowy. Wypis podpisuje sędzia, asesor sądowy lub referendarz sądowy i opatruje go pieczęcią urzędową.

Przepis ust. 2 stosuje się również do wydawania wyciągów i odpisów.

Sąd rejonowy wymieniony w ust. 1 i 2 wydaje także inne dokumenty przekazane do archiwum ksiąg wieczystych oraz udziela informacji pisemnych i ustnych w tych sprawach z uwzględnieniem przepisów dotyczących aktów notarialnych i innych dokumentów.