Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 31 października 2019 r. w sprawie prowadzenia rejestru wykroczeń, przetwarzania w nim informacji oraz sposobów i trybu udzielania informacji o osobach z tego rejestru¹⁾

Stosuje się następujące sposoby przetwarzania informacji, w tym danych osobowych, w rejestrze wykroczeń:

Czynności, o których mowa w ust. 1, wykonuje się również z wykorzystaniem formularzy rejestracyjnych lub innych środków technicznych i organizacyjnych wprowadzonych do stosowania przez Komendanta Głównego Policji do przetwarzania informacji w rejestrze wykroczeń przez osoby upoważnione.

Czynnością będącą podstawą wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, dotyczących sprawy o wykroczenie, osób i podmiotów pokrzywdzonych, sprawców wykroczeń, osób podejrzanych o popełnienie wykroczenia, obwinionych i ukaranych za te wykroczenia do rejestru wykroczeń jest:

Do rejestru wykroczeń wprowadza się informacje o wykroczeniach, osobach i podmiotach pokrzywdzonych, osobach podejrzanych o ich popełnienie i ich sprawcach ujawnionych przez:

Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń informacji, w tym danych osobowych, dotyczących:

Czynnością będącą podstawą do wprowadzania do rejestru wykroczeń pozostałych informacji, w tym danych osobowych, stanowi uzyskanie lub zgromadzenie przez Policję informacji podczas oraz w wyniku wykonywania czynności określonych w art. 14 ust. 1 pkt 1 ustawy o Policji lub czynności określonych w k.p.o.w., a także otrzymanie informacji od organów lub od sądu na podstawie art. 20f ust. 5 i 6 ustawy o Policji.

W przypadku gdy osoba podejrzana o popełnienie wykroczenia nie jest znana albo nie można ustalić jej tożsamości do rejestru wykroczeń wprowadza się uzyskane oraz posiadane informacje o stwierdzonym wykroczeniu i jego sprawcy dokonując uzupełnienia przetwarzanych informacji po ustaleniu tożsamości sprawcy.

Sporządzenie notatki urzędowej stanowi czynność będącą podstawą do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń w przypadku, gdy:

Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji nadaje uprawnienia do dostępu do rejestru wykroczeń oraz do przetwarzania informacji w tym rejestrze w sposób, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 2 ustawy o Policji, indywidualnie:

Wniosek w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera:

Wniosek w przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, zawiera:

Do modyfikacji i cofania uprawnień dostępu do rejestru wykroczeń oraz przetwarzania informacji w tym rejestrze w sposób, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 2 ustawy o Policji, stosuje się odpowiednio przepisy ust. 1 i 2.

Informacjom, w tym danym osobowym, rejestrowanym po raz pierwszy w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony rejestr wykroczeń, nadaje się indywidualny identyfikator tego rejestru.

W przypadku gdy informacja, w tym dane osobowe, podlega rejestracji w rejestrze wykroczeń w kilku odrębnych kategoriach informacji lub rejestracji osoby, przy każdej rejestracji tej informacji nadaje się odrębny identyfikator rejestracji lub kategorii oraz wskazuje się jej powiązanie z pozostałymi rejestracjami lub kategoriami informacji.

W przypadku gdy w jednej sprawie o wykroczenie ujawniono kilku sprawców, informacje o każdym z nich rejestruje się w rejestrze wykroczeń z tym samym numerem sprawy o wykroczenie oraz odrębnym identyfikatorem rejestracji informacji o osobie.

Wniosek, o którym mowa w art. 20f ust. 18 ustawy o Policji, zawiera:

W przypadkach niecierpiących zwłoki, a w szczególności w trakcie pościgu za osobą podejrzaną o popełnienie wykroczenia albo podczas wykonywania czynności mających na celu ratowanie życia i zdrowia ludzkiego lub mienia, policjant, o ile przepisy odrębne nie wykluczają takiej możliwości, może uzyskiwać informacje, w tym dane osobowe, od organów lub podmiotów, o których mowa w art. 20f ust. 18 ustawy o Policji, na podstawie ustnego wniosku, podając informacje, o których mowa w ust. 1.

Uzyskanie informacji, w tym danych osobowych, w formie ustnej potwierdza się po ustaniu okoliczności, o których mowa w ust. 2, w pisemnym wniosku zawierającym informacje, o których mowa w ust. 1, skierowanym do organu władzy publicznej lub podmiotu, od którego uzyskano informacje.

Przepisów ust. 1-3 nie stosuje się do informacji, w tym danych osobowych, zawartych w zbiorach danych udostępnionych Policji w drodze teletransmisji danych zgodnie z art. 20 ust. 1e ustawy o Policji.

W przypadku gdy osoba uprawniona lub osoba upoważniona pobrała dokumenty zawierające informacje, w tym dane osobowe, albo uzyskała wgląd w ich treść, na podstawie wniosku, o którym mowa w ust. 1, potwierdza na piśmie pobranie tych dokumentów albo uzyskanie wglądu w ich treść.

Osoba uprawniona lub osoba upoważniona zwraca dokumenty zawierające informacje, w tym dane osobowe, za pokwitowaniem organowi lub podmiotowi, który je udostępnił, chyba że na podstawie odrębnych przepisów podlegają one włączeniu do akt prowadzonego postępowania.

Właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest każda jednostka organizacyjna Policji, która została zawiadomiona o popełnieniu tego wykroczenia. Podstawą wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest protokół przyjęcia zawiadomienia o popełnieniu wykroczenia albo notatka urzędowa.

W przypadku uzyskania informacji o popełnieniu wykroczenia w inny sposób, aniżeli określony w ust. 1, właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest jednostka organizacyjna Policji właściwa według miejsca popełnienia wykroczenia, o którym mowa w art. 4 § 2 k.w., do prowadzenia czynności wyjaśniających w sprawie o wykroczenie, a gdy nie można ustalić miejsca popełnienia wykroczenia - jednostka organizacyjna Policji, w zasięgu terytorialnym działania której ujawniono wykroczenie.

W przypadku nałożenia grzywny w drodze mandatu karnego lub zastosowania środka oddziaływania wychowawczego właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń jest jednostka organizacyjna Policji, której funkcjonariusze nałożyli grzywnę w drodze mandatu karnego w danej sprawie lub zastosowali środek oddziaływania wychowawczego.

Informacje, w tym dane osobowe, o których mowa w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji inne niż wprowadzone do rejestru wykroczeń, w przypadkach o których mowa w ust. 1-3, wprowadza do tego rejestru jednostka organizacyjna Policji, która:

W przypadku likwidacji, zniesienia, przekształcenia lub reorganizacji jednostki lub komórki organizacyjnej Policji, która wprowadzała informacje, w tym dane osobowe, do rejestru wykroczeń, właściwa do wprowadzania informacji, w tym danych osobowych, do rejestru wykroczeń w zakresie określonym w art. 20f ust. 2 i 3 ustawy o Policji jest jednostka lub komórka organizacyjna Policji, która przejęła zadania zlikwidowanej, zniesionej, przekształconej lub zreorganizowanej jednostki lub komórki organizacyjnej Policji.

W odniesieniu do informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń, w celu zabezpieczenia informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienia zgodności trybu gromadzenia informacji z celem ich przetwarzania, Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania w jego imieniu zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji, kontroluje dostęp do rejestru wykroczeń oraz nadzoruje:

Czynności, o których mowa w ust. 1, realizuje się w szczególności przez:

Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania w jego imieniu zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji może wydawać polecenia, zalecenia lub wytyczne w celu usunięcia stwierdzonych uchybień w przetwarzaniu informacji, w tym danych osobowych, a w przypadku naruszenia przepisów prawa - skierować sprawę do właściwego przełożonego dyscyplinarnego.

Dane osobowe znajdujące się w systemach teleinformatycznych lub na informatycznych nośnikach danych usuwa się w sposób uniemożliwiający odtworzenie usuniętych danych:

Wzór protokołu, o którym mowa w art. 20f ust. 17 ustawy o Policji, dokumentującego usunięcie danych osobowych z rejestru wykroczeń, określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.

Pisemny wniosek, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, przekazuje się w postaci papierowej za pośrednictwem poczty wewnętrznej Policji lub organów uprawnionych posiadających taką pocztę albo za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 oraz z 2019 r. poz. 1051, 1495 i 2005), lub w postaci elektronicznej za pomocą urządzeń lub systemów teleinformatycznych, lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Wniosek zawiera:

Wzór wniosku o udzielenie informacji o osobie, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń, określa załącznik nr 2 do rozporządzenia.

Komendant Główny Policji, uprawniony do tego organ Policji lub upoważniony przez Komendanta Głównego Policji lub uprawniony organ Policji policjant lub pracownik Policji, po otrzymaniu wniosku, o którym mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, udziela informacji o osobie przez przekazanie wskazanych w tym wniosku informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w rejestrze wykroczeń.

Informacje, o których mowa w ust. 1, przekazuje się pisemnie. Odpowiedź przesyła się w postaci papierowej za pośrednictwem poczty wewnętrznej Policji lub organów uprawnionych posiadających taką pocztę albo za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub w postaci elektronicznej za pomocą urządzeń lub systemów teleinformatycznych, lub z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, w zakresie wszystkich informacji, w tym danych osobowych, przetwarzanych w rejestrze wykroczeń udziela Komendant Główny Policji lub osoba przez niego upoważniona.

Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w art. 20f ust. 8 pkt 1 ustawy o Policji, udziela również organ Policji lub osoba przez ten organ upoważniona zgodnie z właściwością miejscową dokonanych rejestracji w rejestrze wykroczeń, w przypadku gdy wniosek dotyczy zakresu informacji, w tym danych osobowych, zgromadzonych w rejestrze wykroczeń w związku ze sprawami o wykroczenia, czynnościami wyjaśniającymi lub postępowaniami mandatowymi prowadzonymi w podległych temu organowi jednostkach organizacyjnych Policji.

Odpowiedź udzielana w postaci papierowej zawierająca informacje udostępniane z rejestru wykroczeń może stanowić wydruk z systemu teleinformatycznego obsługującego rejestr wykroczeń, jeżeli zakres informacji zawartych w odpowiedzi na wydruku odpowiada zakresowi informacji zawartemu w określonym w załączniku nr 3 do rozporządzenia wzorowi informacji o osobie oraz jeżeli wydruk nie zawiera innych informacji, w tym danych osobowych, niż podlegające udostępnieniu.

Odpowiedzi na wnioski osób, o których mowa w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji, o udostępnienie informacji z rejestru wykroczeń oraz wnioski złożone w trybie przepisów rozdziału 4 ustawy o ochronie danych osobowych dotyczące danych osobowych przetwarzanych w rejestrze wykroczeń udziela Komendant Główny Policji lub upoważniony przez niego do wykonywania zadań administratora w tym zakresie policjant lub pracownik Policji.

Odpowiedzi na wnioski, o których mowa w ust. 1, udziela się pisemnie oraz przesyła w postaci papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe lub elektronicznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, określonym w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2019 r. poz. 700, 730, 848 i 1590).

Informacji o osobie, w przypadkach określonych w art. 20f ust. 9 ustawy o Policji, udziela się zgodnie ze wzorem informacji o osobie, który określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.