Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 21 stycznia 2019 r. w sprawie przeprowadzania kontroli kancelarii komorniczej

Prezes właściwego sądu rejonowego, w przypadku, o którym mowa w art. 177 ustawy, składa wniosek do prezesa sądu okręgowego o wydanie zarządzenia zezwalającego na odstąpienie od przeprowadzenia kontroli kancelarii komorniczej najpóźniej na miesiąc przed wskazanym w § 5 ust. 1 terminem sporządzenia planu kontroli na dany rok.

Prezes sądu okręgowego wydaje zarządzenie o odstąpieniu od przeprowadzenia kontroli w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania wniosku, o którym mowa w ust. 1.

Prezes sądu rejonowego sporządza sprawozdanie z wyników nadzoru administracyjnego, o którym mowa w art. 177 ustawy, w terminie 3 miesięcy od dnia zawiadomienia o zarządzeniu prezesa sądu okręgowego o odstąpieniu od przeprowadzenia kontroli.

Do sprawozdania z wyników nadzoru administracyjnego, o którym mowa w art. 177 ustawy, dołącza się:

W przypadku odstąpienia od przeprowadzenia kontroli w danym roku, kolejnej kontroli podlega pełen okres działalności komornika między datą zakończenia ostatniej kontroli a datą rozpoczęcia kolejnej kontroli (okres objęty kontrolą).

Wzór sprawozdania z wyników nadzoru administracyjnego jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

Kontroli okresowych kancelarii komorniczych dokonuje się na podstawie planu kontroli sporządzanego przez prezesa właściwego sądu rejonowego w terminie do dnia 15 marca każdego roku.

Plan kontroli okresowych obejmuje wszystkich komorników działających przy sądzie rejonowym. Określa się w nim komorników, których kancelarie zostaną poddane kontroli w danym roku kalendarzowym, podstawy odstąpienia od przeprowadzenia kontroli poszczególnych kancelarii, jak również terminy kontroli.

Wyznaczone terminy kontroli okresowych uwzględniają faktyczne możliwości ich przeprowadzenia, ze szczególnym uwzględnieniem liczby komorników poddawanych kontroli i możliwości organizacyjnych sądu, w tym liczby osób, które powinny wejść w skład zespołu kontrolnego, jak też zakresu obciążenia tych osób spoczywającymi na nich obowiązkami.

Niezwłocznie po sporządzeniu planu kontroli prezes sądu rejonowego przesyła go prezesowi sądu okręgowego, który w terminie 2 tygodni od otrzymania planu kontroli zatwierdza go bądź dokonuje w nim zmian. Niewprowadzenie zmian w planie kontroli we wskazanym terminie jest tożsame z zatwierdzeniem planu kontroli.

Informacje o planowanych kontrolach prezes sądu rejonowego przesyła naczelnikowi właściwego urzędu skarbowego po zatwierdzeniu planu kontroli, nie później jednak niż na 7 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.

Prezes właściwego sądu rejonowego wydaje zarządzenie o przeprowadzeniu kontroli.

Kontroli dokonuje zespół składający się z wyznaczonego sędziego oraz głównego księgowego sądu, przy którym działa komornik, lub jego zastępcy. W uzasadnionych przypadkach główny księgowy lub jego zastępca do przeprowadzenia kontroli może wyznaczyć podległego mu księgowego. W razie potrzeby w skład zespołu może zostać wyznaczona większa liczba osób.

W przypadkach, o których mowa w art. 176 ust. 6 ustawy, prezes właściwego sądu rejonowego składa wniosek do prezesa właściwego sądu okręgowego o wyznaczenie sędziego wizytatora lub inspektora biurowości co najmniej na miesiąc przed planowanym terminem rozpoczęcia kontroli.

W przypadku konieczności zarządzenia kontroli doraźnej, przepisu ust. 3 w zakresie terminu złożenia wniosku do prezesa sądu okręgowego nie stosuje się.

Kontrola trwa do miesiąca. W uzasadnionych przypadkach, w szczególności w razie zlecenia przeprowadzenia kontroli w trybie przewidzianym w art. 176 ust. 4 ustawy biegłemu rewidentowi, specjaliście z danej dziedziny lub innej wyspecjalizowanej instytucji, prezes sądu rejonowego może przedłużyć ten termin na czas niezbędny do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

Czynności kontrolne mogą być podejmowane, w zależności od decyzji osób wyznaczonych do przeprowadzenia kontroli, w siedzibie kancelarii komornika lub w siedzibie sądu rejonowego, przy którym działa komornik.

W zawiadomieniu o kontroli okresowej kancelarii komorniczej, o którym mowa w art. 176 ust. 2 ustawy, wskazuje się:

Sędzia wyznaczony do przeprowadzenia kontroli może żądać od komornika wyjaśnień oraz wydawać zarządzenia.

W razie odmowy podporządkowania się przez komornika lub osobę przez niego zatrudnioną zgłoszonym żądaniom i wydanym zarządzeniom, wyznaczony sędzia niezwłocznie powiadamia o tym fakcie zlecającego kontrolę prezesa sądu rejonowego. W powiadomieniu sędzia wyznaczony do przeprowadzenia kontroli może zasygnalizować potrzebę rozważenia przez prezesa sądu zastosowania środków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy.

Badania, o których mowa w § 8, dokonuje się na podstawie analizy akt spraw, które sędzia dokonujący kontroli wybiera w sposób losowy z przedłożonej mu przez komornika listy spraw, z podziałem na kategorie wymienione w ust. 2. W protokole kontroli wyjaśnia się przyjęte kryterium losowego doboru spraw, z wyjątkiem kategorii spraw określonych w ust. 2 pkt 2.

Badaniu podlegają akta:

Komornik w terminie 2 tygodni od dnia zawiadomienia go o terminie kontroli okresowej, nie później jednak niż na 3 dni przed zaplanowanym terminem rozpoczęcia kontroli, przedstawia sędziemu dokonującemu kontroli listę spraw, o której mowa w ust. 1.

W przypadku braku dostatecznej liczby spraw określonej kategorii, fakt ten komornik sygnalizuje na przedłożonej liście spraw, wskazując sygnatury wszystkich spraw prowadzonych w danej kategorii.

Sędzia dokonujący kontroli stwierdza w protokole kontroli brak dostatecznej liczby spraw określonej kategorii. Jeżeli czynności podejmowane w jednej sprawie pozwalają zaliczyć ją jednocześnie do 2 lub więcej kategorii wymienionych w ust. 2, można poprzestać na kontroli tej samej sprawy. Liczba spraw, o których mowa w ust. 2, nie może być mniejsza niż 40.

Sędzia dokonujący kontroli może zażądać przedstawienia większej liczby spraw określonej kategorii niż wskazane w ust. 2, w szczególności jeśli przemawiają za tym wyniki przeprowadzonej analizy, w tym liczba i charakter stwierdzonych uchybień.

Akta prowadzone w systemie teleinformatycznym udostępnia się sędziemu dokonującemu kontroli przez zapewnienie mu wglądu do tych akt w systemie teleinformatycznym, a nadto - na żądanie sędziego - przez przedłożenie pomocniczego zbioru dokumentów dotyczącego sprawy. W uzasadnionych przypadkach sędzia może zażądać przedstawienia wydruku akt prowadzonych w systemie teleinformatycznym.

Badania prawidłowości prowadzenia biurowości kancelarii komorniczej odbywa się przy okazji analizy akt spraw, o których mowa w § 9 ust. 2, ze szczególnym uwzględnieniem:

Kontrola prawidłowości prowadzenia biurowości kancelarii komorniczej obejmuje również badanie, czy urządzenia ewidencyjne są zakładane i prowadzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.

W ramach dokonywanej kontroli dokonuje się okresowej kontroli finansowej w następującym zakresie:

W razie wyznaczenia przez naczelnika urzędu skarbowego upoważnionego pracownika, naczelnik ten informuje prezesa sądu rejonowego o osobie pracownika i jego danych kontaktowych najpóźniej na 3 dni przed planowanym terminem kontroli.

W razie wyznaczenia przez naczelnika urzędu skarbowego upoważnionego pracownika, pracownik ten dokonuje kontroli prawidłowości i terminowości przekazywania przez komornika należności budżetu państwa, o których mowa w art. 149 ust. 2 ustawy, z uwzględnieniem treści przekazywanych przez komornika informacji, o których mowa w art. 149 ust. 5 ustawy.

Naczelnik urzędu skarbowego lub upoważniony pracownik, o którym mowa w ust. 2, sporządza sprawozdanie z wyników kontroli określonej w ust. 3. Odpis sprawozdania naczelnik urzędu skarbowego przesyła prezesowi sądu rejonowego w terminie 10 dni od dnia zakończenia kontroli. Sprawozdanie dołącza się do protokołu kontroli.

Do protokołu okresowej kontroli finansowej, sporządzanego przez głównego księgowego, jego zastępcę lub wyznaczonego księgowego, o których mowa w § 6 ust. 2, stosuje się odpowiednio wzór formularza protokołu kontroli finansowej kancelarii komorniczej, z uwzględnieniem zakresu i charakteru podejmowanych czynności nadzorczych.

Protokół kontroli sporządza się w terminie 21 dni od dnia jej zakończenia. Odpis protokołu doręcza się komornikowi.

Komornik ma prawo zgłosić na piśmie uwagi i zastrzeżenia do treści protokołu w terminie 14 dni od dnia doręczenia odpisu protokołu, z wyjątkiem uwag dotyczących kryterium losowego doboru spraw przyjętego przez sędziego dokonującego kontroli, o którym mowa w § 9 ust. 1.

Zespół dokonujący kontroli ustosunkowuje się na piśmie do zgłoszonych uwag i zastrzeżeń w terminie wskazanym przez prezesa właściwego sądu.

Uwagi i zastrzeżenia, o których mowa w ust. 2, oraz stanowisko zespołu dokonującego kontroli załącza się do protokołu kontroli.

Do protokołu kontroli okresowej kancelarii komorniczej dołącza się:

Prezes sądu rejonowego może zarządzić przeprowadzenie kontroli doraźnej w każdym czasie, w szczególności w przypadku stwierdzenia uchybień w działalności komornika.

W przypadku zarządzenia kontroli doraźnej przepisy § 4, § 6 oraz § 8-14 stosuje się odpowiednio, z uwzględnieniem zleconego zakresu kontroli.

W przypadku zarządzenia kontroli doraźnej, najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia przedstawia się komornikowi odpis zarządzenia prezesa sądu rejonowego, który zawiera wskazanie osób dokonujących kontroli i jej zakresu.

Do kontroli finansowej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy stosuje się odpowiednio § 4 oraz § 12-14.

Zakres kontroli finansowej i ostateczny termin jej dokonania określa każdorazowo zarządzenie Ministra Sprawiedliwości o zleceniu kontroli finansowej.

Określenie dokładnego terminu kontroli finansowej należy do odpowiednich służb, upoważnionych osób lub instytucji, którym Minister Sprawiedliwości zlecił dokonanie kontroli.

Wyznaczając termin kontroli, zawiadamia się o nim, nie później niż na 7 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem kontroli, naczelnika urzędu skarbowego.

Protokół kontroli finansowej dokonanej na podstawie art. 173 ust. 1 ustawy doręcza się również prezesowi właściwego sądu rejonowego.

Wzór protokołu kontroli finansowej zleconej przez Ministra Sprawiedliwości jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia.