Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 22 października 2021 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu wykonywania czynności kontrolnych w krajowych instytucjach płatniczych¹⁾

Czynności kontrolne w krajowych instytucjach płatniczych wykonują upoważnieni pracownicy Urzędu Komisji Nadzoru Finansowego, zwani dalej „inspektorami”.

Czynności kontrolne są wykonywane w co najmniej dwuosobowych zespołach kontrolnych.

Pracami zespołu kontrolnego kieruje wyznaczony w tym celu inspektor, zwany dalej „kierującym kontrolą”.

Kierujący kontrolą niezwłocznie po przybyciu zespołu kontrolnego do pomieszczeń podmiotu kontrolowanego zawiadamia o tym prezesa zarządu tego podmiotu, a w razie jego nieobecności - zastępującego go członka zarządu lub w przypadku podmiotu kontrolowanego nieposiadającego zarządu - osobę odpowiedzialną za zarządzanie tym podmiotem niepodlegającą służbowo innej osobie. W razie ich nieobecności kierujący kontrolą zawiadamia inną osobę wyznaczoną przez ten podmiot do kierowania jego pracami.

O rozpoczęciu czynności kontrolnych inspektor powiadamia właściwych pracowników podmiotu kontrolowanego, w sposób przyjęty w podmiocie kontrolowanym.

Zespół kontrolny bada dokumenty w pomieszczeniach podmiotu kontrolowanego. W uzasadnionych przypadkach i za zgodą podmiotu kontrolowanego badanie może odbyć się w Urzędzie Komisji Nadzoru Finansowego, zwanym dalej „UKNF”.

Kierownictwo podmiotu kontrolowanego zapewnia inspektorom warunki do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych, w szczególności zapewnia, aby udostępnione oddzielne pomieszczenie spełniało wymogi BHP, oraz udostępnia do korzystania urządzenia techniczne zwyczajowo wykorzystywane w pracy biurowej.

Na żądanie inspektora podmiot kontrolowany udostępnia wszelkie informacje niezbędne w zakresie prowadzonej kontroli, przez sporządzenie kopii i wyciągów z dokumentów lub informatycznych nośników danych oraz opartych na tych dokumentach i nośnikach opracowań, zestawień i obliczeń z zakresu objętego kontrolą.

Na żądanie inspektora podmiot kontrolowany udziela wyjaśnień ustnych lub pisemnych z zakresu objętego kontrolą.

W przypadku gdy dokument podmiotu kontrolowanego jest sporządzony w języku obcym, inspektor może zwrócić się do podmiotu kontrolowanego o przedstawienie dokumentu w oryginale i - w razie potrzeby - jego tłumaczenia na język polski, w tym, na żądanie inspektora, dokonanego przez tłumacza przysięgłego.

Protokół z przeprowadzonych czynności kontrolnych, zwany dalej „protokołem”, zawiera ustalenia kontroli, w tym informacje o stwierdzonych naruszeniach przepisów prawa i innych nieprawidłowościach występujących w działalności podmiotu kontrolowanego.

W protokole zamieszcza się także:

Po podpisaniu protokołu nie dokonuje się w nim jakichkolwiek zmian, z zastrzeżeniem prostowania oczywistych omyłek pisarskich.

Oczywiste omyłki pisarskie w protokole prostuje kierujący kontrolą i w przypadku protokołu sporządzonego na piśmie utrwalonym w postaci papierowej parafuje sprostowania, a w przypadku protokołu sporządzonego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej ponownie podpisuje protokół. O sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich w protokole powiadamia się na piśmie podmiot kontrolowany.

Protokół podpisują i parafują każdą jego stronę kierujący kontrolą oraz w przypadku zarządu jednoosobowego - członek zarządu, w przypadku zarządu wieloosobowego - dwaj członkowie zarządu podmiotu kontrolowanego, a w przypadku podmiotu kontrolowanego nieposiadającego zarządu - osoba odpowiedzialna za zarządzanie tym podmiotem niepodlegająca służbowo innej osobie. W przypadku protokołu sporządzonego na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej nie parafuje się jego stron.

W przypadku odmowy podpisania protokołu przez osobę, o której mowa w ust. 1, wzmiankę o tym umieszcza się w protokole, z podaniem przyczyny odmowy.

Wyjaśnienia udzielane ustnie, o których mowa w § 3 ust. 4, mogą być utrwalane za pomocą urządzenia rejestrującego, po uprzednim powiadomieniu osoby składającej wyjaśnienia.

Inspektor przekazuje podmiotowi kontrolowanemu na informatycznym nośniku danych kopię wyjaśnień udzielonych ustnie utrwalonych za pomocą urządzenia rejestrującego. Podmiot kontrolowany poświadcza na piśmie otrzymanie takiej kopii.

Termin na podpisanie i przekazanie protokołu do UKNF wynosi 14 dni roboczych, licząc od dnia doręczenia protokołu osobie lub osobom uprawnionym do reprezentacji zgodnie z zasadami obowiązującymi w podmiocie kontrolowanym.

Podmiot kontrolowany może wnieść zastrzeżenia lub wyjaśnienia do ustaleń kontroli zawartych w protokole.

Zastrzeżenia lub wyjaśnienia do ustaleń kontroli zawartych w protokole podmiot kontrolowany sporządza na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej i dołącza do każdego egzemplarza protokołu.

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości Komisja Nadzoru Finansowego przedstawia podmiotowi kontrolowanemu zalecenia pokontrolne podpisane przez Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego lub upoważnioną przez niego osobę.

Zalecenia pokontrolne są przekazywane zarządowi i radzie nadzorczej podmiotu kontrolowanego, o ile rada nadzorcza została powołana, lub w przypadku podmiotu kontrolowanego nieposiadającego zarządu - osobie odpowiedzialnej za zarządzanie tym podmiotem niepodlegającej służbowo innej osobie, nie później niż w terminie 30 dni roboczych od dnia doręczenia Komisji Nadzoru Finansowego podpisanego protokołu lub od dnia, w którym upłynął termin na jego podpisanie.

W przypadku wniesienia zastrzeżeń lub wyjaśnień do ustaleń kontroli zawartych w protokole stanowisko do nich jest dołączane do zaleceń pokontrolnych i podpisywane przez Przewodniczącego Komisji Nadzoru Finansowego lub upoważnioną przez niego osobę.