Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 października 2023 r. w sprawie sposobu i trybu udzielania informacji o osobach oraz o podmiotach zbiorowych z Krajowego Rejestru Karnego, udzielanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, sposobu zakładania konta użytkownika i konta instytucjonalnego dla informacji udzielanych na zapytanie lub wniosek oraz zakresu informacji o osobie lub o podmiocie zbiorowym udzielanej na żądanie

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

Przez osobisty krajowy numer identyfikacyjny, identyfikator podatkowy oraz osobisty dokument identyfikacyjny, o których mowa w ust. 1 pkt 11 lit. a-c, rozumie się w szczególności odpowiednio numer PESEL, numer identyfikacji podatkowej (NIP), serię i numer dowodu osobistego albo paszportu albo numer karty pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej.

Konto użytkownika zakłada się w systemie teleinformatycznym po określeniu nazwy użytkownika, adresu poczty elektronicznej do powiadomień, hasła oraz złożeniu podpisu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego albo uwierzytelnieniu przez użycie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

Identyfikator osoby fizycznej, imię lub imiona i nazwisko są ustalane na podstawie danych odpowiednio z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu osobistego lub podpisu zaufanego albo na podstawie danych identyfikujących osobę fizyczną przekazanych za pomocą środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej i zapisywane na koncie.

Konto użytkownika zakłada się w systemie teleinformatycznym także po złożeniu wniosku z konta osoby fizycznej, które przed wejściem w życie niniejszego rozporządzenia zostało utworzone na podstawie przepisów wydanych na podstawie art. 53d ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 217, z późn. zm.²⁾).

Z chwilą założenia konta użytkownika osoba fizyczna, która je założyła, staje się administratorem konta i uprawnionym użytkownikiem oraz uzyskuje uprawnienie do składania wniosków, odbioru informacji z Rejestru i informacji z rejestru karnego państwa obcego, a także składania oraz odbioru innych pism w postępowaniach toczących się na podstawie wniosków, w zakresie określonym w art. 7 ust. 1 i 1a ustawy.

Zmiana hasła lub nazwy użytkownika wymaga potwierdzenia przez użytkownika konta podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo uwierzytelnienia przez użycie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

Zmiana lub dodanie imienia lub nazwiska lub dodanie identyfikatora osoby fizycznej wymaga ponownego potwierdzenia podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo uwierzytelnienia przez użycie środka identyfikacji elektronicznej wydanego w systemie identyfikacji elektronicznej przyłączonym do węzła krajowego identyfikacji elektronicznej.

Dodanie lub zmiana identyfikatora osoby fizycznej wymaga potwierdzenia, o którym mowa w ust. 5, umożliwiającego zweryfikowanie zgodności imienia i nazwiska z imieniem i nazwiskiem zapisanym na koncie.

Zmiana imienia lub nazwiska wymaga potwierdzenia, o którym mowa w ust. 5, umożliwiającego zweryfikowanie zgodności identyfikatora osoby fizycznej z identyfikatorem zapisanym na koncie.

W przypadku potrzeby dokonania zmiany, o której mowa w ust. 5, i braku możliwości jej potwierdzenia w sposób, o którym mowa w ust. 6 i 7, osoba fizyczna może zwrócić się z wnioskiem do Ministra Sprawiedliwości, który po pozytywnej weryfikacji wniosku dokonuje zmian na koncie osoby fizycznej.

Osoba fizyczna może zostać uwierzytelniona w jeden z następujących sposobów:

Po uwierzytelnieniu osobie fizycznej udostępnia się konta, w odniesieniu do których jest właścicielem konta, administratorem konta, uprawnionym użytkownikiem i uprawnionym użytkownikiem profilu KRK.

Konto instytucjonalne zakłada w systemie teleinformatycznym Minister Sprawiedliwości po zgłoszeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego potrzeby posiadania konta wraz z jednoczesnym zgłoszeniem administratora lub administratorów konta.

Do zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, dołącza się dokumenty potwierdzające umocowanie do działania w imieniu podmiotu niebędącego osobą fizyczną, chyba że stwierdzenie umocowania jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego Minister Sprawiedliwości ma dostęp drogą elektroniczną; okoliczność tę należy wskazać w treści zgłoszenia.

Zgłoszenie zawiera:

Konta instytucjonalnego nie zakłada się w przypadku:

Dopuszczalne jest wyznaczenie więcej niż jednego administratora konta.

Właściciel konta instytucjonalnego może wyznaczyć nowego administratora konta lub odwołać dotychczasowego administratora przez zgłoszenie złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Ministra Sprawiedliwości.

Osoby działające jako administratorzy konta, uprawnieni użytkownicy i uprawnieni użytkownicy profilu KRK działają w imieniu i na rzecz właściciela konta.

Aktywacji profilu KRK dokonuje Minister Sprawiedliwości po zgłoszeniu za pośrednictwem systemu teleinformatycznego potrzeby aktywacji tego profilu.

Do zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepis § 5 ust. 2.

Administrator konta instytucjonalnego oraz administrator konta użytkownika, na którym dokonano aktywacji profilu KRK, jest uprawniony do wskazywania w systemie teleinformatycznym uprawnionych użytkowników profilu KRK, jeżeli właścicielem konta jest podmiot, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1-10a ustawy.

Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek:

- wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, nie są zgromadzone w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku z adnotacją „NIE FIGURUJE”.

Jeżeli dane osobowe osoby, której dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku oraz dane w zakresie objętym zapytaniem lub wnioskiem.

Jeżeli dane o podmiocie zbiorowym, którego dotyczy zapytanie lub wniosek, są zgromadzone w Rejestrze, wydaje się informację zawierającą treść złożonego zapytania lub wniosku oraz dane w zakresie objętym zapytaniem lub wnioskiem.

Informacja z rejestru karnego państwa obcego udzielona na zapytanie lub wniosek jest dołączana do informacji, o której mowa w § 15 ust. 1 oraz w § 16 ust. 1, lub jest przekazywana jako załącznik do pisma sporządzonego w systemie teleinformatycznym.

W przypadku gdy rejestr karny państwa obcego odmówił udzielenia informacji, przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do przekazania informacji o takiej odmowie.

Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby numer PESEL osoby, której dotyczy żądanie, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

W przypadku, o którym mowa w ust. 1, można wskazać ponadto inne dane osoby, której dotyczy żądanie:

W przypadku gdy osobie, której dotyczy żądanie, nie został nadany numer PESEL, podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej osoby dane, o których mowa w ust. 2, a także zadanie lub postępowanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

Podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji dotyczącej podmiotu zbiorowego:

- a także postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

Jeżeli podmiotowi zbiorowemu, którego dotyczy żądanie, nie został nadany numer w Krajowym Rejestrze Sądowym lub w innym właściwym rejestrze, podmiot uprawniony wskazuje w żądaniu o udzielenie informacji nazwę podmiotu zbiorowego, którego dotyczy żądanie, a także postępowanie lub zadanie, w związku z którym zachodzi potrzeba uzyskania informacji.

Jeżeli zapytanie lub wniosek o informację z Rejestru lub informację z rejestru karnego państwa obcego zostały złożone za pośrednictwem systemu teleinformatycznego przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, informacji udziela się zgodnie z przepisami dotychczasowymi na konto użytkownika albo konto instytucjonalne, za pośrednictwem którego złożono zapytanie lub wniosek.

Konta użytkownika oraz konta instytucjonalne założone w systemie teleinformatycznym zgodnie z przepisami dotychczasowymi będą dostępne dla użytkowników kont przez 6 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, z wyłączeniem możliwości przesyłania nowych zapytań i wniosków.