Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Podatnicy są obowiązani prowadzić ewidencję według wzoru ustalonego w załączniku do rozporządzenia.

Wspólną ewidencję prowadzą podatnicy wykonujący działalność w formie spółki, o której mowa w art. 6 ust. 1 ustawy.

W przypadku prowadzenia ewidencji bez użycia programów komputerowych podatnik jest obowiązany zbroszurować ewidencję i kolejno ponumerować jej karty.

Podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję rzetelnie i w sposób niewadliwy.

Za niewadliwą uznaje się ewidencję prowadzoną zgodnie z przepisami rozporządzenia i według ustalonego wzoru.

Za rzetelną uznaje się ewidencję, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.

Ewidencję uznaje się za rzetelną i niewadliwą również wtedy, gdy:

Zapisy w ewidencji są dokonywane na podstawie faktur, faktur VAT RR, rachunków oraz dokumentów celnych, zwanych dalej „fakturami”, wystawionych zgodnie z odrębnymi przepisami, jeżeli sprzedaż jest udokumentowana fakturami, a w przypadku sprzedaży bez faktur – na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość przychodów za dany dzień z podziałem na przychody objęte poszczególnymi stawkami ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, stanowiące podstawę obliczenia ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775, 894, 896 i 1203), zwanej dalej „ustawą o podatku od towarów i usług”, dokonują zapisów w ewidencji na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych, z zastrzeżeniem ust. 3, skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Podatnicy, o których mowa w ust. 2, mogą dokonywać zapisów w ewidencji na koniec każdego miesiąca, w terminie określonym w § 6, na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Korekty danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), o których mowa w ust. 2 i 3, dokonuje się na podstawie:

Dowód wewnętrzny, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, stanowi podstawę dokonania zapisu w ewidencji ze znakiem (-). Dowód ten powinien zawierać co najmniej następujące dane: numer dowodu, datę wystawienia, oznaczenie raportu fiskalnego, którego dotyczy korekta, oraz wysokość korekty, która pomniejsza wysokość przychodu wynikającą z raportu fiskalnego.

Podatnicy, o których mowa w ust. 2 i 3, nie wpisują do ewidencji kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących, o której mowa w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług.

Wykaz zawiera co najmniej następujące dane:

Za środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne uznaje się składniki majątkowe, o których mowa w art. 22a–22o ustawy o podatku dochodowym.

Zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się w wykazie najpóźniej w miesiącu przyjęcia ich do używania. Późniejszy termin wprowadzenia do wykazu uznaje się za ujawnienie środka trwałego, o którym mowa w art. 22h ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym.

Dane, o których mowa w ust. 1, wykazuje się w odniesieniu do danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu.

Nie podlegają objęciu wykazem:

W razie zmiany formy opodatkowania, jeżeli podatnik prowadził ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w art. 22n ustawy o podatku dochodowym, może prowadzić dalej tę ewidencję, w sposób określony w przepisach rozporządzenia, pod warunkiem że ewidencja ta będzie odpowiadać wymogom określonym w ust. 1.

Wykaz może nie zawierać danych, o których mowa w § 8 ust. 1 pkt 2:

– dotyczących danego środka trwałego lub danej wartości niematerialnej i prawnej wprowadzonych do wykazu przed dniem 1 stycznia 2026 r.

Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w odniesieniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, o której mowa w § 8 ust. 6.