Na podstawie art. 109 ust. 4 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1869 i 1871
oraz z 2025 r. poz. 179 i 240) zarządza się, co następuje:
Rozporządzenie określa:
1) dane, które należy podać w świadectwie służby;
3) tryb wydawania i prostowania świadectwa służby;
4) tryb przyznawania odszkodowania z tytułu szkody wyrządzonej niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego
świadectwa służby.
Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1) ustawa – ustawę z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej;
2) funkcjonariusz – funkcjonariusza Służby Więziennej, którego stosunek służbowy ustał;
3) przełożony właściwy w sprawach osobowych – przełożonego, o którym mowa w art. 32 oraz art. 63 ust. 2 ustawy;
4) świadectwo – świadectwo służby;
5) osoba uprawniona – uprawnionego do odprawy pośmiertnej członka rodziny zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza
albo inną osobę będącą spadkobiercą tego funkcjonariusza;
6) poczta – operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2023 r.
poz. 1640 oraz z 2024 r. poz. 467, 1222 i 1717);
7) wyższy przełożony:
a) Ministra Sprawiedliwości – w odniesieniu do Dyrektora Generalnego Służby Więziennej, Szefa Inspektoratu
Wewnętrznego Służby Więziennej oraz Rektora-Komendanta uczelni Służby Więziennej,
b) Dyrektora Generalnego Służby Więziennej – w odniesieniu do dyrektora okręgowego Służby Więziennej, Komendanta Centralnego Ośrodka Szkolenia Służby Więziennej, komendanta ośrodka szkolenia Służby Więziennej
oraz komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej bezpośrednio podległego Dyrektorowi Generalnemu Służby Więziennej,
c) dyrektora okręgowego Służby Więziennej ‒ w odniesieniu do dyrektora zakładu karnego, dyrektora aresztu śledczego oraz komendanta ośrodka doskonalenia kadr Służby Więziennej bezpośrednio podległego dyrektorowi
okręgowemu Służby Więziennej.
1. Świadectwo wydane funkcjonariuszowi zawiera informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku służbowego oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego dotyczące:
1) okresu pełnienia służby oraz wymiaru czasu służby;
2) zajmowanego ostatnio stanowiska służbowego;
3) podstawy prawnej ustania stosunku służbowego;
4) okresu korzystania z:
a) urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz ich wymiaru i części lub
b) uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz jego wymiaru;
5) okresu korzystania z urlopu rodzicielskiego, podstawy prawnej udzielenia tego urlopu oraz jego wymiaru i części;
6) okresu urlopu wychowawczego wykorzystanego w trakcie służby, podstawy prawnej udzielenia tego urlopu oraz jego
wymiaru i części;
7) okresu urlopu ojcowskiego oraz wymiaru i części tego urlopu;
8) sposobu rozliczenia funkcjonariusza z urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek
służbowy;
9) okresu urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;
10) okresu zawieszenia w czynnościach służbowych w przypadku, gdy funkcjonariusz nie został uniewinniony lub gdy
postępowanie karne nie zostało umorzone albo gdy funkcjonariusz został ukarany karą dyscyplinarną wydalenia ze
służby, oraz podstawy prawnej zawieszenia;
11) okresu korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, ze zwolnienia od zajęć służbowych
w celu osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, w rozumieniu przepisów,
o których mowa w art. 152 ustawy;
12) wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienia od zajęć służbowych przewidzianego w art. 188 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 oraz z 2024 r.
poz. 878, 1222, 1871 i 1965);
13) wykorzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienia od służby z powodu działania
siły wyższej;
14) okresu korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, z urlopu opiekuńczego;
15) potrąceń z uposażenia w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, na zasadach określonych w art. 228
ustawy;
16) okresu pozostawania poza służbą, za który przyznano świadczenie określone w art. 223 ust. 1 ustawy.
2. Na świadectwie zamieszcza się pouczenie o prawie funkcjonariusza albo osoby uprawnionej do wystąpienia do przełożonego właściwego w sprawach osobowych z wnioskiem o sprostowanie świadectwa w terminie 7 dni od dnia doręczenia
tego świadectwa, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych – o prawie wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia
o odmowie sprostowania świadectwa przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych, natomiast w przypadku niezawiadomienia przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych o odmowie sprostowania świadectwa – o prawie
wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy.
3. Wzór formularza świadectwa jest określony w załączniku do rozporządzenia.
1. Świadectwo wydaje funkcjonariuszowi przełożony właściwy w sprawach osobowych nie później niż w dniu ustania
stosunku służbowego; przełożony właściwy w sprawach osobowych może upoważnić do wydania świadectwa inną osobę.
2. Świadectwo sporządza się w dwóch egzemplarzach na podstawie dokumentów zawartych w aktach osobowych funkcjonariusza.
3. Jeżeli wydanie świadectwa funkcjonariuszowi w jednostce organizacyjnej Służby Więziennej jest niemożliwe w dniu
ustania stosunku służbowego, nie później niż w terminie 7 dni od dnia ustania stosunku służbowego świadectwo przesyła się
za pośrednictwem poczty na adres znajdujący się w aktach osobowych funkcjonariusza lub do miejsca wskazanego przez
funkcjonariusza albo doręcza się je w inny sposób.
4. Jeżeli funkcjonariusz nie zgłasza się po odbiór świadectwa lub nie poinformuje przełożonego właściwego w sprawach osobowych o tym, w jaki sposób i na jaki adres należy je doręczyć, świadectwo zwrócone przez pocztę składa się
w aktach osobowych funkcjonariusza.
5. Funkcjonariusz otrzymanie świadectwa potwierdza własnoręcznym podpisem na egzemplarzu świadectwa dołączanym do akt osobowych i umieszcza obok podpisu datę otrzymania świadectwa.
6. Świadectwo może odebrać osoba upoważniona przez funkcjonariusza na piśmie. W takim przypadku potwierdza ona
otrzymanie świadectwa własnoręcznym podpisem i umieszcza obok podpisu datę otrzymania świadectwa.
1. W razie wygaśnięcia stosunku służbowego z powodu śmierci lub stwierdzenia zaginięcia funkcjonariusza świadectwo sporządza się niezwłocznie i włącza do akt osobowych zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza.
2. Świadectwo wydaje się na pisemny wniosek osoby uprawnionej.
1. Wniosek o sprostowanie świadectwa składa się do przełożonego właściwego w sprawach osobowych, który je wydał.
2. Przełożony właściwy w sprawach osobowych, o którym mowa w ust. 1, uwzględniając wniosek o sprostowanie świadectwa, wydaje nowe świadectwo w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Przepis § 4 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
Odmowa sprostowania świadectwa wymaga pisemnego uzasadnienia.
3. W razie nieuwzględnienia wniosku funkcjonariuszowi przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych prawo do wystąpienia
z żądaniem sprostowania świadectwa do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez przełożonego właściwego
w sprawach osobowych o odmowie sprostowania świadectwa żądanie sprostowania świadectwa wnosi się do sądu pracy.
4. Przełożony właściwy w sprawach osobowych może w każdym czasie z urzędu prostować w drodze postanowienia
błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanym świadectwie. Na postanowienie o sprostowaniu
z urzędu świadectwa przysługuje zażalenie. Zażalenie składa się do wyższego przełożonego w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.
1. Nowe świadectwo w miejsce uprzednio wydanego wydaje się również w przypadku:
1) zmiany decyzji o zwolnieniu ze służby albo zmiany rozkazu personalnego o wygaśnięciu stosunku służbowego mających wpływ na treść świadectwa;
2) ponownego zwolnienia ze służby albo wygaśnięcia stosunku służbowego funkcjonariusza uprzednio mianowanego na
stanowisko w trybie art. 222 ust. 1 ustawy;
3) prawomocnego umorzenia postępowania karnego o przestępstwo lub przestępstwo skarbowe lub uniewinnienia prawomocnym wyrokiem sądu w sprawie, na podstawie której funkcjonariusza zawieszono w czynnościach służbowych;
4) uwzględnienia przez sąd pracy powództwa funkcjonariusza o sprostowanie świadectwa, w terminie 7 dni od dnia
wpływu prawomocnego orzeczenia sądu w tej sprawie.
2. W świadectwie, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, uwzględnia się także okres służby objęty uprzednio wydanym świadectwem oraz okres, o którym mowa w § 3 ust. 1 pkt 16.
3. W razie wydania funkcjonariuszowi nowego świadectwa w przypadkach, o których mowa w ust. 1 i § 6 ust. 2 zdanie
pierwsze, uprzednio sporządzone świadectwo usuwa się z jego akt osobowych i niszczy.
1. Wniosek o przyznanie odszkodowania, o którym mowa w art. 109 ust. 3 ustawy, składa się do przełożonego
właściwego w sprawach osobowych.
2. Przełożony właściwy w sprawach osobowych przyznaje odszkodowanie za szkodę wyrządzoną funkcjonariuszowi
wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa.
3. Funkcjonariuszowi przysługuje prawo wniesienia do sądu pracy odwołania od rozstrzygnięcia, o którym mowa
w ust. 2, oraz od rozstrzygnięcia w przedmiocie odmowy przyznania odszkodowania za szkodę wyrządzoną funkcjonariuszowi wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa.
Kserokopię świadectwa poświadczoną za zgodność z oryginałem wydaje się na pisemny wniosek funkcjonariusza,
osoby uprawnionej lub upoważnionej.
W sprawach wydania i sprostowania świadectwa oraz przyznawania odszkodowania z tytułu szkody wyrządzonej
niewydaniem w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa wszczętych na podstawie przepisów dotychczasowych
i niezakończonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.
Informacji dotyczących okresu korzystania przez funkcjonariusza z uzupełniającego urlopu macierzyńskiego oraz
wymiaru tego urlopu nie wykazuje się w świadectwach wydanych przed dniem 19 marca 2025 r.
Traci moc rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 7 lipca 2010 r. w sprawie świadectwa służby funkcjonariusza Służby Więziennej (Dz. U. poz. 895).
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia, z wyjątkiem § 3 ust. 1 pkt 4 lit. b, który
wchodzi w życie z dniem 19 marca 2025 r.
Minister Sprawiedliwości: A. Bodnar
Załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości ↗
Struktura tej części nie została zweryfikowana.
z dnia 24 lutego 2025 r. (Dz. U. poz. ….....)
WZÓR
..................................................... ...................................................
(pieczęć nagłówkowa jednostki) (miejscowość i data)
..................................................... ...................................................
(znak sprawy) (nr REGON – PKD)
ŚWIADECTWO SŁUŻBY
1. Stwierdza się, że ..........................................................................................................................
(imię i nazwisko funkcjonariusza Służby Więziennej)
urodzony(-na): .................................................................................................................................
(data i miejsce urodzenia)
pełnił(a) służbę w Służbie Więziennej
w okresie od ........................................................ do ......................................................................
w pełnym wymiarze czasu służby.
Okres służby w Służbie Więziennej traktuje się jako pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu
przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń
Społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1631, z późn. zm.).
2. Zajmowane ostatnio stanowisko służbowe: ...............................................................................
.........................................................................................................................................................
(stanowisko służbowe i jednostka organizacyjna Służby Więziennej)
3. Stosunek służbowy ustał na podstawie: ......................................................................................
.........................................................................................................................................................
(podstawa prawna zwolnienia ze służby / wygaśnięcia stosunku służbowego)
4. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu
macierzyńskiego lub uzupełniającego urlopu macierzyńskiego:
.........................................................................................................................................................
(okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, jego wymiar i części, okres uzupełniającego urlopu
macierzyńskiego, jego wymiar)
5. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu rodzicielskiego:
.........................................................................................................................................................
(okresy urlopu rodzicielskiego, podstawa prawna udzielenia tego urlopu, jego wymiar i części)
6. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu wychowawczego:
.........................................................................................................................................................
(okresy urlopu wychowawczego, podstawa prawna udzielenia tego urlopu, jego wymiar i części)
7. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu ojcowskiego:
.........................................................................................................................................................
(okresy urlopu ojcowskiego, jego wymiar i części)
Załącznik do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości ↗
Struktura tej części nie została zweryfikowana.
z dnia 24 lutego 2025 r. (Dz. U. poz. 255)
WZÓR
8. Funkcjonariusz został rozliczony w całości z prawa do urlopu wypoczynkowego w roku
kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy. Funkcjonariusz w roku kalendarzowym,
w którym ustał stosunek służbowy, wykorzystał: .... dni urlopu wypoczynkowego, w tym .... dni urlopu
zaległego. Wypłacono ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy niewykorzystany w roku
kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, oraz za urlopy zaległe, łącznie za .......... dni.
9. Okresy korzystania w trakcie służby z urlopu bezpłatnego:
.........................................................................................................................................................
(okresy urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia)
10. Okresy zawieszenia w czynnościach służbowych w przypadku, gdy funkcjonariusz nie
został uniewinniony lub gdy postępowanie karne nie zostało umorzone albo gdy
funkcjonariusz został ukarany karą dyscyplinarną wydalenia ze służby:
.........................................................................................................................................................
(okresy zawieszenia w czynnościach służbowych niezaliczane do wysługi emerytalnej i podstawa prawna zawieszenia)
11. Okresy korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, ze zwolnienia od
zajęć służbowych w celu sprawowania opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny:
.........................................................................................................................................................
(okresy i podstawa prawna udzielenia)
12. Wykorzystał(a) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienie od zajęć
służbowych przewidziane w art. 188 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U.
z 2023 r. poz. 1465, z późn. zm.):
.........................................................................................................................................................
(liczba dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy)
13. Wykorzystał(a) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, zwolnienie od zajęć
służbowych z powodu działania siły wyższej:
…………………………………………………………………………………………………………………..
(liczba dni lub godzin zwolnienia wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy)
14. Okresy korzystania w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy, z urlopu
opiekuńczego:
.........................................................................................................................................................
(liczba dni urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek służbowy)
15. Potrącenia z uposażenia, o których mowa w art. 228 ust. 1 ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r.
o Służbie Więziennej (Dz. U. z 2024 r. poz. 1869, z późn. zm.):
.........................................................................................................................................................
(oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej)
.........................................................................................................................................................
(wysokość potrąconych kwot)
16. Okres pozostawania poza służbą, za który przyznano świadczenia określone w art. 223 ust. 1
ustawy z dnia 9 kwietnia 2010 r. o Służbie Więziennej:
................................... miesięcy.
............................................................................................
(pieczątka, podpis i stanowisko przełożonego wydającego świadectwo służby)
POUCZENIE
Funkcjonariusz albo osoba uprawniona do odprawy pośmiertnej członka rodziny zmarłego lub zaginionego
funkcjonariusza, albo inna osoba będąca spadkobiercą tego funkcjonariusza mogą w ciągu 7 dni od dnia
otrzymania świadectwa służby wystąpić z wnioskiem o jego sprostowanie.
Wniosek o sprostowanie świadectwa składa się na piśmie do przełożonego właściwego w sprawach
osobowych, który wydał świadectwo.
W razie nieuwzględnienia wniosku funkcjonariuszowi albo osobie uprawnionej do odprawy pośmiertnej
członka rodziny zmarłego lub zaginionego funkcjonariusza, albo innej osobie będącej spadkobiercą tego
funkcjonariusza przysługuje w terminie 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o odmowie sprostowania
świadectwa służby przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych prawo do wystąpienia
z żądaniem sprostowania tego świadectwa do sądu pracy.
W przypadku niezawiadomienia przez przełożonego właściwego w sprawach osobowych o odmowie
sprostowania świadectwa służby żądanie sprostowania świadectwa służby wnosi się do sądu pracy.
Wykonano w 2 egz.:
1. adresat / Biuro Emerytalne;
2. akta osobowe.
SPOSÓB WYPEŁNIANIA ŚWIADECTWA SŁUŻBY
1. W pkt 4
– przełożony wydający świadectwo służby wskazuje wykorzystany
urlop macierzyński, urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego lub
uzupełniający urlop macierzyński tylko w przypadku, gdy
funkcjonariusz ze względu na wiek dziecka może korzystać z takiego
urlopu w kolejnym stosunku pracy; w przypadku gdy funkcjonariusz
wykorzystywał więcej niż jeden urlop macierzyński, urlop na
warunkach urlopu macierzyńskiego lub uzupełniający urlop
macierzyński, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje
odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię
i nazwisko dziecka.
2. W pkt 5
– przełożony wydający świadectwo służby wskazuje wykorzystany
urlop rodzicielski tylko w przypadku, gdy funkcjonariusz ze względu na
wiek dziecka może korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku
pracy; w przypadku gdy funkcjonariusz wykorzystywał więcej niż jeden
urlop rodzicielski, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje
odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię
i nazwisko dziecka.
3. W pkt 6
– w przypadku gdy funkcjonariusz wykorzystał więcej niż jeden urlop
wychowawczy, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje
odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię
i nazwisko dziecka.
4. W pkt 7
– przełożony wydający świadectwo służby wskazuje wykorzystany
urlop ojcowski tylko w przypadku, gdy funkcjonariusz ze względu na
wiek dziecka może korzystać z takiego urlopu w kolejnym stosunku
pracy; w przypadku gdy funkcjonariusz wykorzystywał więcej niż jeden
urlop ojcowski, przełożony wydający świadectwo służby wskazuje
odrębnie urlop wykorzystany na każde z dzieci, podając imię
i nazwisko dziecka.
5. W pkt 10
– przełożony wydający świadectwo służby nie wskazuje okresów
zawieszenia w czynnościach służbowych w przypadku, gdy:
1) funkcjonariusz został uniewinniony; 2) postępowanie karne zostało
umorzone; 3) funkcjonariusz nie został ukarany karą dyscyplinarną
wydalenia ze służby.