Zarządzenie nr 249 Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego dla jednostek administracji rządowej oraz wskazania jednostek administracji rządowej zobowiązanych do nabywania zamówień od centralnego zamawiającego

Zarządzenie wskazuje:

Zarządzenie określa sposób współdziałania jednostek administracji rządowej z centralnym zamawiającym.

Zarządzenie dotyczy zamówień na dostawy lub usługi realizowanych na terenie kraju, do których stosuje się przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 złotych.

Zarządzenie nie dotyczy zamówień sektorowych oraz w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Centrum Obsługi Administracji Rządowej jest centralnym zamawiającym dla jednostek.

Jednostki zobowiązane do nabywania zamówień od centralnego zamawiającego lub od wykonawców przez niego wybranych oraz do udzielania zamówień na podstawie umowy ramowej zawartej przez centralnego zamawiającego lub objętych dynamicznym systemem zakupów obsługiwanym przez centralnego zamawiającego określa załącznik do zarządzenia.

Centralny zamawiający realizuje postępowania o udzielenie zamówienia, które obejmują:

Centralny zamawiający:

Zobowiązuje się jednostki do nabywania produktów lub usług:

W przypadku, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, realizacja zamówień centralnych odbywa się w całym okresie obowiązywania umowy, na podstawie indywidualnego zamówienia składanego centralnemu zamawiającemu przez jednostkę.

Jednostki są zobowiązane do współpracy z centralnym zamawiającym na każdym etapie realizacji zamówienia centralnego, w szczególności do udzielania centralnemu zamawiającemu niezbędnych wyjaśnień i informacji.

Centralny zamawiający wykonuje czynności w zakresie udzielania zamówień centralnych na rzecz jednostek, bez konieczności podpisywania porozumień lub udzielania pełnomocnictw.

Centralny zamawiający może wykonywać również czynności na zasadach określonych odrębnymi porozumieniami i na podstawie pełnomocnictw.

Centralny zamawiający umieszcza na platformie informacje konieczne do przeprowadzenia postępowań w zakresie zamówień centralnych, w szczególności:

Centralny zamawiający oraz jednostki odpowiadają, w zakresie swoich kompetencji, za rzetelność, terminowość, aktualność, kompletność, czytelność i dostępność informacji zamieszczanych przez nie na platformie.

Centralny zamawiający, za pośrednictwem platformy, przekazuje jednostkom w szczególności informacje o planowanych terminach publikacji ogłoszeń i otwarcia ofert.

Jednostki są zobowiązane do przekazywania centralnemu zamawiającemu, za pośrednictwem platformy, informacji o umowach wykonawczych zawartych na podstawie umów ramowych oraz o wartościach zawartych umów.

Informacje, o których mowa w ust. 4, jednostki przekazują w terminie 14 dni od dnia zawarcia umowy.

Do dnia 31 maja centralny zamawiający, za pośrednictwem platformy, występuje do jednostek o wskazanie propozycji zamówień do realizacji w ramach zamówień centralnych w roku następnym.

Do dnia 30 czerwca jednostki przekazują centralnemu zamawiającemu, za pośrednictwem platformy, propozycje, o których mowa w ust. 1, wraz z uzasadnieniem przeprowadzenia postępowania przez centralnego zamawiającego.

Do dnia 31 sierpnia centralny zamawiający sporządza i przekazuje Szefowi Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, zwanemu dalej „Szefem KPRM”, propozycje zamówień centralnych do wykazu zamówień centralnych realizowanych w roku następnym wraz z:

Do dnia 30 września Szef KPRM ustala na podstawie propozycji, o których mowa w ust. 1, wykaz zamówień centralnych na rok następny oraz wysokość wynagrodzenia centralnego zamawiającego za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania umożliwiającego zawarcie umowy ramowej lub umowy, której przedmiot objęty jest zamówieniem centralnym.

Centralny zamawiający publikuje na platformie wykaz zamówień centralnych, o którym mowa w ust. 2.

Szef KPRM, ustalając:

Wynagrodzenie, o którym mowa w ust. 4 pkt 2, Szef KPRM określa w wysokości od 0,5% do 1,5%:

Do dnia 15 listopada centralny zamawiający publikuje na platformie plan zamówień centralnych i postępowań objętych umową ramową na następny rok, wskazując planowany harmonogram i zakres danych niezbędnych do realizacji tych postępowań oraz projekty specyfikacji warunków zamówienia, zwanych dalej „SWZ”.

Do dnia 30 listopada jednostki, za pośrednictwem platformy, opiniują projekty SWZ, o których mowa w ust. 1.

Plan zamówień centralnych centralny zamawiający zamieszcza również na swojej stronie internetowej.

Na wniosek centralnego zamawiającego jednostki są zobowiązane udzielać wsparcia merytorycznego w zakresie projektu SWZ.

Do dnia 31 grudnia centralny zamawiający publikuje na platformie projekt SWZ dla każdego postępowania z uwzględnieniem uwag jednostek składanych na etapie opinii.

W terminie 15 dni od dnia ogłoszenia ustawy budżetowej, ale nie później niż do dnia 31 stycznia, jednostki przekazują centralnemu zamawiającemu zweryfikowane zapotrzebowanie w zakresie zamówień centralnych.

Nie później niż do dnia 15 lutego centralny zamawiający dokonuje korekty SWZ i niezwłocznie ogłasza postępowania oraz publikuje na platformie harmonogram ich prowadzenia.

W sytuacjach wyjątkowo uzasadnionych przedmiotem zamówienia centralnego, Szef KPRM, na umotywowany wniosek centralnego zamawiającego, może wyrazić zgodę na zastosowanie innych terminów postępowania, o których mowa w ust. 1, 2 oraz 5–7.

Jednostki są zobowiązane do zapłaty wynagrodzenia:

Zapłata wynagrodzenia następuje po zakończeniu realizacji zamówienia w terminie do 30 dni od dnia otrzymania przez jednostkę faktury wystawionej przez centralnego zamawiającego lub wykonawcę wybranego przez centralnego zamawiającego.

Jednostki ponoszą odpowiedzialność z tytułu roszczeń wykonawców w przypadku niewykonania umowy zawartej w ich imieniu i na ich rzecz, z przyczyn leżących po ich stronie.

Uprawnienia wynikające z umowy zawartej z wykonawcą, w tym również uprawnienia wynikające z gwarancji i rękojmi, wykonują jednostki.

Jednostki ponoszą odpowiedzialność za przeprowadzenie postępowania w celu zawarcia umowy wykonawczej na podstawie umowy ramowej.

Jednostki określają łączną wartość przedmiotu zamówienia w całym okresie obowiązywania umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia z uwzględnieniem cen i stawek określonych w wybranej przez centralnego zamawiającego ofercie wykonawcy.

Szef KPRM może, w uzasadnionych przypadkach, w tym na umotywowany wniosek centralnego zamawiającego, podjąć decyzję o rezygnacji z realizacji zamówienia centralnego, w szczególności w przypadku, gdy analiza złożonych przez jednostki zweryfikowanych zapotrzebowań, o których mowa w § 13 ust. 6, wykaże, że realizacja zamówienia nie przyniesie spodziewanych oszczędności wynikających z efektu skali bądź standaryzacji lub wymagany termin udzielenia lub wykonania zamówienia uniemożliwia lub znacznie utrudnia realizację zamówienia centralnego.

W przypadku rezygnacji z realizacji zamówienia centralnego, o której mowa w ust. 1, jednostka może samodzielnie realizować dane zamówienie.

Szef KPRM, po zasięgnięciu opinii centralnego zamawiającego, może wyrazić wszystkim jednostkom zgodę na samodzielną realizację całości lub części zamówienia w zakresie dostaw lub usług objętych zamówieniem centralnym, określając maksymalny okres, na jaki jednostki mogą zawrzeć umowy.

Zgoda, o której mowa w ust. 3, jest udzielana w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku:

Szef KPRM może, na umotywowany wniosek jednostki, wyrazić zgodę na samodzielne udzielenie zamówienia w zakresie objętym zamówieniem centralnym.

Zgoda, o której mowa w ust. 1, jest udzielana w szczególnie uzasadnionych przypadkach, w tym w przypadku:

Rozstrzygnięcie w zakresie, o którym mowa w ust. 1 i 2, Szef KPRM podejmuje w terminie 14 dni roboczych od dnia otrzymania wniosku.

Komunikacja między Szefem KPRM a jednostkami w zakresie określonym ust. 1–3 odbywa się za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej.

We wniosku o samodzielną realizację zamówienia jednostka wskazuje przedmiot i wartość zamówienia oraz tryb jego udzielenia, a także uzasadnienie merytoryczne odstąpienia od zamówienia centralnego wraz z opisem szczególnej sytuacji, która wystąpiła w jednostce.

Jednostka składa wniosek, o którym mowa w ust. 1, do Szefa KPRM i przekazuje go do wiadomości centralnego zamawiającego.

Nadzór nad wykonywaniem przez centralnego zamawiającego obowiązków wynikających z zarządzenia sprawuje Szef KPRM.

Centralny zamawiający sporządza i przedkłada Szefowi KPRM sprawozdanie z funkcjonowania zamówień centralnych w poprzednim roku kalendarzowym, w terminie do dnia 31 maja każdego roku następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy.

Szef KPRM może:

W przypadku żądania wprowadzenia zmian, o którym mowa w ust. 3 pkt 2, centralny zamawiający w terminie 14 dni wprowadza zmiany w sprawozdaniu, w zakresie ustalonym przez Szefa KPRM.

W przypadku odrzucenia sprawozdania, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, centralny zamawiający zobowiązany jest w terminie 30 dni do przygotowania programu naprawczego.

Centralny zamawiający sporządza i przedkłada Szefowi KPRM, raz na trzy lata, analizę oszczędności i analizę efektów realizacji zamówień centralnych.