Obwieszczenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 lipca 2017 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych

Rozporządzenie określa:

Przepisów rozporządzenia regulujących sprawy, o których mowa w ust. 1 pkt 1-4, nie stosuje się w jednostkach organizacyjnych organów wymienionych w art. 47 ust. 3 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, zwanej dalej „ustawą”, oraz w stosunku do informacji niejawnych wchodzących w skład zasobu archiwalnego archiwów państwowych.

Tworząc kancelarię tajną, o której mowa w art. 42 ust. 1 ustawy, zwaną dalej „kancelarią”, zapewnia się spełnienie następujących wymagań w zakresie organizacji i funkcjonowania:

W celu realizacji wymogów, o których mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzi się następujące dzienniki ewidencji:

W przypadkach uzasadnionych organizacją ochrony informacji niejawnych w kancelarii:

W pomieszczeniach kancelarii można wydzielić miejsce, w którym osoby uprawnione mogą zapoznawać się z materiałami, zwane dalej „czytelnią”, spełniające następujące wymagania:

Przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio do organizacji pracy innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych, o których mowa w art. 44 ust. 1 ustawy.

Dzienniki ewidencji można prowadzić w formie elektronicznego rejestru.

W przypadku przetwarzania w dzienniku ewidencji, o którym mowa w ust. 1, wyłącznie informacji jawnych zapewnia się spełnienie wymagań określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 570).

Do podstawowych zadań kierownika kancelarii, w odniesieniu do materiałów podlegających rejestracji w kancelarii, należy:

Osoba kierująca oddziałem kancelarii wykonuje obowiązki kierownika kancelarii określone w ust. 1 pkt 1-5.

W przypadku zmiany na stanowisku kierownika kancelarii lub osoby kierującej oddziałem kancelarii sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy.

Protokół, o którym mowa w ust. 1, sporządza się w obecności osoby zdającej obowiązki, osoby przejmującej obowiązki oraz pełnomocnika ochrony lub upoważnionej przez niego osoby. Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach; pierwszy egzemplarz przechowuje się w kancelarii, drugi przechowuje pełnomocnik ochrony.

W przypadku czasowej nieobecności kierownika kancelarii lub osoby kierującej oddziałem kancelarii ich obowiązki przejmuje pełnomocnik ochrony lub pracownik kancelarii pisemnie przez niego upoważniony.

Po zakończeniu pracy kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik jest obowiązany sprawdzić prawidłowość zamknięcia szaf i pomieszczeń kancelarii.

Wszelkie przypadki naruszenia zasad ochrony informacji niejawnych należy niezwłocznie zgłaszać pełnomocnikowi ochrony.

Kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik niezwłocznie rejestruje przyjęte materiały w odpowiednim dzienniku lub rejestrze.

W przypadku każdego dokumentu o klauzuli „ściśle tajne” lub „tajne” z chwilą jego udostępnienia zakłada się kartę zapoznania się z dokumentem, którą dołącza się do dokumentu. Wzór karty zapoznania się z dokumentem stanowi załącznik nr 3 do rozporządzenia.

W przypadku zbioru dokumentów zakłada się jedną kartę zapoznania się z dokumentem. Kartę zapoznania się z dokumentem pozostawia się w jednostce organizacyjnej, w której została założona, i przechowuje się tak długo, jak dziennik ewidencyjny, w którym dokument został zarejestrowany.

Kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik przekazuje albo udostępnia zarejestrowane materiały adresatowi lub upoważnionej przez adresata osobie, za pokwitowaniem.

Po otwarciu przesyłki kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały:

W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w wyniku czynności, o których mowa w ust. 5, kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, sporządza protokół z otwarcia przesyłki, zawierający opis nieprawidłowości, w dwóch egzemplarzach, z których jeden przekazuje się do nadawcy, a drugi pozostawia u adresata.

Kierownik kancelarii tajnej lub inny upoważniony pracownik komórki organizacyjnej, w której rejestrowane są materiały, odnotowuje fakt sporządzenia protokołu, o którym mowa w ust. 6, w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.

W kancelarii nie otwiera się przesyłek oznaczonych „do rąk własnych”. W odpowiednim dzienniku lub rejestrze wpisuje się nadawcę, numer i datę wpływu przesyłki; w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi” odnotowuje się, że przesyłka była oznaczona „do rąk własnych”.

Na opakowaniu przesyłek, o których mowa w ust. 1, wpisuje się datę wpływu i numer, pod którym zarejestrowano przesyłkę. Przesyłkę przekazuje się, za pokwitowaniem, bezpośrednio adresatowi, a w razie jego nieobecności - osobie przez niego pisemnie upoważnionej do odbioru.

Po otwarciu przesyłki, o której mowa w ust. 1, odbiorca przesyłki:

Z chwilą zwrotu do kancelarii przesyłki, o której mowa w ust. 1, kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik uzupełnia dane dotyczące przesyłki w odpowiednim dzienniku lub rejestrze.

Jeżeli adresat podjął decyzję o przechowywaniu w kancelarii przesyłki oznaczonej „do rąk własnych” w stanie zamkniętym, kierownik kancelarii lub inny upoważniony pracownik dokonuje czynności, o których mowa w ust. 4, przy udziale adresata. Przesyłka jest w takim przypadku przechowywana w formie zapieczętowanego pakietu, a fakt ten odnotowuje się w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.

Otrzymaną albo wysyłaną przesyłkę bądź wytworzony dokument lub inny materiał rejestruje się w dzienniku ewidencji odpowiednio w kolejności otrzymania, wysłania lub wytworzenia.

Rejestracji, o których mowa w ust. 1, dokonuje się atramentem lub tuszem w kolorze niebieskim lub czarnym. Zmian w dzienniku ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej zmiany.

W przypadku anulowania pozycji w dzienniku ewidencji podaje się powód anulowania, umieszczając datę, imię i nazwisko oraz podpis osoby dokonującej anulowania. Anulowania pozycji w dzienniku ewidencji dokonuje się kolorem czerwonym.

Zabrania się wycierania, zamazywania lub nadpisywania zapisów dokonanych w dziennikach ewidencji.

W elektronicznych rejestrach dokumentów nie usuwa się zapisów ani nie dokonuje się zmian, o których mowa w ust. 2-4. W rejestrach tych zamieszcza się informacje o zmianach i skreśleniach.

Dokument, który nie jest przewidziany do dalszego wykorzystywania, o ile nie stanowi materiału archiwalnego, może zostać zniszczony, z zastrzeżeniem przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Dokument niszczy się w taki sposób, aby niemożliwe było całkowite lub częściowe odtworzenie jego treści.

Po protokolarnym zniszczeniu dokumentu uzupełnia się rejestry, dzienniki i inne informacje dotyczące jego rejestracji.